Wenn Sie ein Begleitschreiben und eine mehrseitige, separate Anlage (z.B. ein ausführliches Angebot) versenden möchten, wird das Anschreiben lose oben auf das (in einer Mappe) geheftete Angebot gelegt. Das Anschreiben wird nicht mitgeheftet, denn es ist an Ihren Ansprechpartner gerichtet während die Anlage für das Unternehmen bestimmt ist.

Beim Versand per Fax ist es üblich, ein separates Fax-Deckblatt voranzustellen. Auf ihm wird mitgeteilt, von wem das Fax kommt (mit Ansprechpartner) und an wen das Fax gerichtet ist. Außerdem wird die Anzahl der Seiten inkl. Fax-Deckblatt angegeben, damit der Empfänger prüfen kann, ob die Übertragung komplett stattgefunden hat.

Beachten Sie, dass Ihr Fax möglicherweise aus einem für alle Mitarbeiter frei zugänglichen Gerät kommt. Es ist nicht auszuschließen, dass Neugierige einen Blick darauf werfen. Vermeiden Sie deshalb vertrauliche Informationen.

Von Bildern in Faxen und farbigen Vorlagen bleibt oft nur eine schwarze Fläche übrig. Faxgeräte haben beim Scannen oft eine "Blindfarbe", die nicht oder nur sehr schwach übertragen wird. Wenn Sie ermitteln wollen, wie sich farbige Elemente beim Empfänger darstellen, kann Ihnen eine s/w-Kopie darüber Aufschluss geben.

Beim Einsatz von nicht verschlüsselten E-Mails sollten Sie nicht vergessen, dass diese vor Zugriffen Dritter i.d.R. nicht geschützt sind. Der Versand einer E-Mail ist daher zu vergleichen mit dem Versand einer Postkarte oder Drucksache. Es entstehen folgende Risiken:

• Unbefugtes Öffnen und Lesen

• Wiederverschließen einer unbefugt geöffneten E-Mail, damit der rechtmäßige Empfänger nichts merkt

• Systematische Auswertung großer Mengen unbefugter E-Mails

• Weiterverschicken einer unberechtigt geöffneten oder empfangenen E-Mail

• Verändern des Inhaltes einer unbefugt (oder auch befugt) geöffneten E-Mail

Weiterhin sollten Sie beim Versand per E-Mail das eigentliche Anschreiben als separate pdf-Datei schicken. Der Text in Ihrer E-Mail wird dann zum "Anschreiben zum Anschreiben" und hat demnach entsprechend geringes Gewicht. Sie können dieses "Sekundäranschreiben" daher problemlos ein wenig persönlicher formulieren.

Bei Vorab-Versand per Mail: Niemals Word-Dateien versenden, denn aus ihnen lässt sich gegebenenfalls früherer Inhalt der Datei ohne großen Aufwand rekonstruieren. Wenn Sie z.B. ein altes, bereits an einen anderen Kunden verschicktes Angebot als Vorlage verwenden, kann der Kunde u. U. nachvollziehen, and wen das Angebot gegangen ist und welche Konditionen Sie eingeräumt haben (mehr zu diesem Problem im Beitrag Geschwätzige Office-Dokumente). Das kann Ihnen beim Versand als pdf-Datei nicht passieren.

Beim gleichzeitigen Versand einer E-Mail an mehrere Personen kann jeder Empfänger die Namen aller anderen sehen, die unter "an..." oder "Cc..." eingetragen sind. Weitere Empfänger werden unsichtbar, wenn Sie die Adressen im Feld "Bcc" (blind carbon copy) eintragen.

Beim Versand einer E-Mail, wird die "Post" nicht von Rechner zu Rechner geschickt. Der Versand von E-Mails ist ein so genannter "store and forward"-Dienst, d.h. eine Maschine leitet die Post so lange weiter, bis sie ihr Ziel erreicht hat. Diesen Vorgang kann man mit der Beförderungskette der normalen Post durch Postämter, Postvertriebszentren und Briefträger vergleichen.

Um einen eventuell unbefugten Empfänger zu sensibilisieren, wird am Ende des Textes oft ein Text in deutscher und/oder englischer Sprache angehängt. Dieser weist auf die Vertraulichkeit des Inhaltes hin und bittet einen Empfänger, der diese E-Mail aus Versehen empfängt, um Vertraulichkeit.

Diese so genannten Disclaimer werden von vielen Empfängern als "Wasserkopf" empfunden. Eine rechtliche Bedeutung haben Disclaimer nicht. Deshalb ist jedem selbst überlassen, sie einzusetzen oder nicht. Ein kurzer Hinweis auf Virenprüfung beim Postausgang ist allerdings beruhigend.