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Geschenke als Betriebsausgabe

Ausgaben für Geschenke - was lässt sich steuerlich absetzen?

Geschenke sind Geld- oder Sachzuwendungen, die Sie an Arbeitnehmer oder Dritte ohne rechtliche Verpflichtung und ohne zeitlichen oder anderen Zusammenhang mit einer Gegenleistung leisten. Bei Geschenken an Dritte ist die Freigrenze von 35 Euro zu beachten. Betrieblich veranlasste Geschenke über 35 Euro dürfen den steuerlichen Gewinn nicht mindern.

Geschenke im Sinne des Steuerrechtes

Wenn Sie an einen Arbeitnehmer oder einen Dritten Geld- oder Sachzuwendungen leisten, durch die dieser bereichert wird, und zwar ohne rechtliche Verpflichtung und ohne zeitlichen oder anderen Zusammenhang mit einer Gegenleistung, dann handelt es sich um Geschenke.

Geschenke sind zum Beispiel:

  • Lotterielose

  • Geschenkgutscheine

  • Gelegenheitsgeschenke (z. B. CDs, Geschenkkörbe, Vasen)

  • Warenproben (ohne Zusammenhang mit bestimmten Geschäftsabschlüssen)

Keine Geschenke sind:

  • Trinkgelder

  • Bewirtungskosten

  • Aufmerksamkeiten (siehe Kap. 2)

  • Preise bei Preisausschreiben

  • Streichhölzer, Feuerzeuge, Kalender usw. – dies sind sogenannte Werbegeschenke; sie werden als abzugsfähige Betriebsausgaben gebucht

Geschenke aus privatem Anlass

Geschenke sind nur dann als Betriebsausgaben abziehbar, wenn sie aus betrieblichem Anlass getätigt wurden (BFH, 18.02.1982 – IV R 46/78). Nicht abzugsfähig sind Aufwendungen für Geschenke, die privat veranlasst sind; dabei handelt es sich um Kosten der privaten Lebensführung. Dieses gilt ebenfalls, wenn die Geschenke teilweise aus beruflichem und teilweise aus privatem Grund gemacht wurden.

Sie schenken einem guten Freund eine Flasche Wein im Wert von 50 Euro zuzüglich 9,50 Euro Umsatzsteuer. Die Schenkung erfolgt aus privatem Grund. Sie ziehen beim Kauf des Geschenks die Vorsteuer ab. Im Zeitpunkt der Schenkung ist die Vorsteuer zu korrigieren.

Geschenke an Geschäftsfreunde

Bei Geschenken an Kunden, Lieferanten, Geschäftsfreunde, selbstständige Handelsvertreter oder andere Geschäftspartner ist es nur zulässig, die Aufwendungen als Betriebsausgaben anzusetzen, wenn diese 35 Euro (bis 31.12.2003: 40 Euro) pro Empfänger in einem Kalenderjahr nicht übersteigen. Bei Unternehmern, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, sind die Anschaffungs- oder Herstellungskosten in Höhe von 35 Euro netto zugrunde zu legen. Bei Unternehmern, die die Vorsteuer nicht abziehen dürfen, gehört die Umsatzsteuer zu den Anschaffungskosten. Zu beachten ist, dass bei Überschreitung dieser Grenze die gesamten Aufwendungen nicht abgezogen werden dürfen. Stehen Personen, die beschenkt werden, sich nahe, sind sie trotzdem als gesonderte Empfänger anzusehen.

  • Abzugsfähige Geschenkaufwendungen

    Sie sind zum Vorsteuerabzug berechtigt und machen einem Kunden ein Geschenk in Höhe von 33 Euro netto.

  • Nicht abzugsfähige Geschenkaufwendungen

    Ein Arzt macht einem Pharmaunternehmer ein Geschenk in Höhe von 36 Euro brutto. Lösung: Da der Arzt zum Vorsteuerabzug nicht berechtigt ist, darf er die Aufwendungen in Höhe von 36 Euro nicht als Betriebsausgabe ansetzen. Für ihn ist die 35-Euro-Grenze einschließlich der Umsatzsteuer anzuwenden.

Sind Geschenke zwar betrieblich veranlasst, überschreiten sie aber die Freigrenze oder sind nicht gesondert aufgezeichnet, so werden sie als nicht abzugsfähige Betriebsausgaben behandelt. Zuerst wird eine Buchung als Aufwand vorgenommen. Bei der Gewinnermittlung werden diese Aufwendungen außerhalb der Bilanz als Betriebseinnahmen dem Gewinn hinzugerechnet. Bei Überschreiten der Freigrenze darf auch die Vorsteuer nicht geltend gemacht werden (BMF-Schreiben vom 05.11.1999, BStBl. 99 I S. 564).

Überschreiten der Freigrenze

Sie schenken einem Lieferanten einen Bürostuhl im Wert von 60 Euro zuzüglich 11,40 Euro Umsatzsteuer. Weil die 35-Euro-Grenze überschritten wurde, ist das Geschenk eine nicht abziehbare Betriebsausgabe. Beim Jahresabschluss werden die Geschenkaufwendungen außerhalb der Bilanz dem Gewinn hinzugerechnet.

Es ist nicht zulässig, nicht abzugsfähige Geschenke als Privatentnahmen zu buchen.

Beispiel: Überschreiten der Freigrenze aufgrund mehrerer Geschenke pro Jahr

Sie schenken einem Kunden im August 2007 ein Buch im Wert von 25 Euro + 1,75 Euro Umsatzsteuer. Zu Weihnachten erhält der gleiche Kunde eine Flasche Wein, für die Sie 15 Euro zuzüglich 2,85 Euro Umsatzsteuer bezahlt haben.

Aufgrund des zweiten Geschenks übersteigen die Geschenkaufwendungen für diesen Kunden 35 Euro netto. Damit sind nach § 4 Abs. 5 EStG die gesamten Aufwendungen nicht abzugsfähig.

Abgabe von Streuartikeln

Werden Geschenke von geringem Wert verteilt (zum Beispiel Kalender, Kugelschreiber, Feuerzeuge), so sind die Aufwendungen hierfür als Betriebsausgaben abziehbar. Ebenso kann die Vorsteuer abgezogen werden. "Geringer Wert" bedeutet, dass die Anschaffungs- oder Herstellungskosten je Empfänger insgesamt zehn Euro im Kalenderjahr nicht übersteigen. Diese Aufwendungen werden unter dem Konto Werbekosten erfasst.

Sie verschenken an Ihre Kunden am Jahresanfang Taschenkalender und haben 10.000 Stück mit dem Unternehmenslogo beschriften lassen. Die Kalender inklusive der Beschriftung haben 1.350 Euro netto gekostet.

Wird vermutet, dass die Grenze von zehn Euro beim einzelnen Empfänger pro Kalenderjahr nicht überschritten wird, dann ist eine Sammelbuchung möglich. Die Namen der Empfänger müssen nicht angegeben werden.

Geschenke an Arbeitnehmer

Erhalten Arbeitnehmer oder ihre Angehörigen aus einem besonderen Anlass Sachzuwendungen von geringem Wert wie zum Beispiel Blumen oder ein Buch, so bezeichnet man diese Zuwendungen als Gelegenheitsgeschenke. Übersteigt der Wert dieser Geschenke den Wert von 60 Euro (bis 2014: 40 Euro), so sind sie in vollem Umfang steuer- und beitragspflichtig.

Diese Freigrenze von 60 Euro (bis 2014: 40 Euro) kann unter gegebenen Umständen (Namenstag, Geburtstag, Verlobung) mehrfach ausgeschöpft werden.

Gutschein-Geschenke:

Gutscheine, die zum Bezug von Sachwerten berechtigen, fallen ebenfalls unter diese Freigrenze, wohingegen Geldgeschenke stets steuer- und beitragspflichtig sind. Gutscheine sind jedoch nur dann steuer- und beitragsfrei, wenn die Ware oder Dienstleistung, zu deren Bezug der Gutschein berechtigt, nach Art und Menge konkret bezeichnet ist. Ein anzurechnender Betrag oder Höchstbetrag darf dagegen nicht auf dem Gutschein angegeben werden, auch nicht neben der konkreten Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung.

Für Heirats- und Geburtsbeihilfen gelten Sonderbestimmungen. Falls diese in Geld gewährt werden, kann jedoch kein zusätzliches Sachgeschenk mehr steuerfrei gegeben werden. Bei steuerpflichtigen Gelegenheitsgeschenken kann der Pauschsteuersatz von 25 % gemäß § 40 Abs. 2 EStG angewendet werden (wie zum Beispiel bei Betriebsveranstaltungen).

Darüber hinaus gibt es auch eine Freigrenze für Sachbezüge von 44 Euro monatlich, unabhängig davon, ob ein besonderer Anlass vorliegt.

Beispiel: Gelegenheitsgeschenke

  • Geburtstagsgeschenk unter 60 Euro (bis 2014: 40 Euro)

    Ein Arbeitnehmer erhält von seinem Arbeitgeber zum Geburtstag ein Buch im Wert von 16,00 Euro (netto). Das Geschenk ist steuer- und beitragsfrei, da es die Grenze von 60 Euro (bis 2014: 40 Euro) unterschreitet.

  • Geburtstagsgeschenk über 60 Euro (bis 2014: 40 Euro)
    Ein Arbeitnehmer erhält von seinem Arbeitgeber zum 50. Geburtstag eine Kiste Rotwein im Wert von 65 Euro (netto). Der Betrag von 65,00 Euro muss in vollem Umfang als geldwerter Vorteil abgerechnet werden, da die Grenze von 60 Euro (bis 2014: 40 Euro) überschritten wird.

  • Wertgutschein unter 60 Euro (bis 2014: 40 Euro)
    Ein Arbeitnehmer erhält von seinem Arbeitgeber zum Geburtstag einen Gutschein eines Schallplattenladens für eine CD. Ein Eintausch des Gutscheins in Geld ist ausgeschlossen Der Gutschein ist steuer- und beitragsfrei, da er die Grenze von 60 Euro (bis 2014: 40 Euro) unterschreitet.

Geldgeschenke an Arbeitnehmer:

Bei Geldgeschenken an Arbeitnehmer handelt es sich immer um steuerpflichtigen Arbeitslohn. Dabei spielt die Höhe des geschenkten Geldbetrags keine Rolle. Selbst ein Geldgeschenk von beispielsweise 5 Euro ist als Arbeitslohn zu qualifizieren, mit der Folge der Lohnsteuer- und Sozialversicherungspflicht.

Geldgeschenk

Ein Arbeitnehmer erhält von seinem Arbeitgeber zum Geburtstag 39 Euro. Der Betrag von 39 Euro muss voll versteuert und der Sozialversicherung unterworfen werden, da Geldzuwendungen immer steuer- und beitragspflichtig sind.

Es kommt weder die 40-Euro-Grenze für Geschenke aus besonderem Anlass noch die 44-Euro-Grenze für Sachbezüge ohne besonderem Anlass zur Anwendung. Die Anwendung dieser Freigrenzen setzt nämlich zwingend voraus, dass es sich bei dem vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer gewährten Vorteil um einen Sachbezug handelt. An den Arbeitnehmer gewährte Sachbezüge bestehen nicht in Geld, sondern in einem sonstigen geldwerten Vorteil. Dabei kann der Arbeitgeber Sachbezüge als laufenden Arbeitslohn oder einmalig aus besonderem Anlass gewähren.

Übersicht zu Geschenken an Arbeitnehmer

Preis des Geschenks

Ist ein Abzug als Betriebsausgabe möglich?

mit Vorsteuerabzug

ohne Vorsteuerabzug

19 % Umsatzsteuer:

41,65 Euro brutto (= netto 35 Euro)

ja

nein

35 Euro brutto (= netto 29,41 Euro)

ja

ja

7 % Umsatzsteuer:

37,45 Euro brutto (= netto 35 Euro)

ja

nein

35 Euro brutto (= netto 32,71 Euro)

ja

ja

Aufzeichnungspflichten

Bei Aufwendungen für ein Geschenk muss eine gesonderte Aufzeichnung erfolgen. Die Buchungen sind zeitgerecht und zeitnah, innerhalb einer Frist von zehn Tagen, vorzunehmen. Wird die Aufzeichnung unterlassen, so ist ein Abzug der Aufwendungen und der darin enthaltenen Vorsteuer nicht zulässig.

Auch in der Einnahmenüberschussrechnung ist gemäß § 4 Abs. 7 EStG eine gesonderte Aufzeichnung erforderlich. Unterbleibt diese, können die Aufwendungen nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden.

Ist bei der Anschaffung oder der Herstellung des Objekts noch nicht sicher, ob es sich um ein Geschenk handelt, so sind keine Aufzeichnungen vorzunehmen. Die Aufwendungen sind erst in dem Jahr als Betriebsausgaben zu erfassen, in dem der Gegenstand verschenkt wird. Zusätzlich ist eine Berichtigung der Vorsteuer vorzunehmen.

Umwandlung zum Geschenk

Ein Unternehmer ermittelt seinen Gewinn jeweils für das Kalenderjahr. Er schafft am 13.12.2014 vor dem Bilanzstichtag (31.12.) ein Geldzählgerät im Wert von 100 Euro zuzüglich 19 Euro Umsatzsteuer an. Er überweist den Rechnungsbetrag sofort. Dieser Vorgang wird als Wareneinkauf behandelt. Am 20.01.2015 entscheidet er sich, dieses Gerät an einen Kunden zu verschenken. Jetzt muss die Schreibmaschine unter Korrektur der Vorsteuer als nicht abzugsfähige Betriebsausgabe gebucht werden. Erst jetzt (in 2015) darf eine außerbilanzmäßige Gewinnerhöhung in Höhe von 119 Euro stattfinden. Die Vorsteuer muss schon im Januar berichtigt werden.

Pauschalbesteuerung

Nach § 37 b EStG können Sie als der Zuwendende bei Sachzuwendungen die Einkommensteuer pauschalieren. Voraussetzung hierfür ist:

  • Es muss sich um eine Sachzuwendung handeln.

  • Die Zuwendung muss betrieblich veranlasst sein.

  • Die Sachzuwendung kann an Arbeitnehmer oder Nichtarbeitnehmer erfolgen.

  • Die Aufwendungen je Empfänger und Wirtschaftsjahr oder die einzelne Zuwendung dürfen den Betrag von 10.000 Euro nicht übersteigen.

Sie müssen den Empfänger von der Steuerpauschalierung unterrichten.

Bemessungsgrundlage für die von Ihnen als Zuwendenden zu tragende Pauschalsteuer sind die tatsächlichen Kosten einschließlich der Umsatzsteuer. Der Pauschalsteuersatz beträgt 30 %. Übernehmen Sie als der Zuwendende die Pauschalsteuer, bleibt die Zuwendung beim Empfänger außer Ansatz.

Erfassung des Geschenkes beim Empfänger

Erhält ein Unternehmer aus betrieblichem Anlass ein Geschenk und übernimmt der Zuwendende nicht die Pauschalsteuer nach § 37 b EStG, so ist dieser Gegenstand mit dem gemeinen Wert als Betriebseinnahme zu erfassen (§ 6 Abs. 4 EStG). Dies gilt auch dann, wenn die Kosten des Geschenks über 35 Euro liegen und der Geber deswegen nicht dazu berechtigt ist, die Aufwendungen hierfür abzusetzen. Wird das Geschenk in das Betriebsvermögen aufgenommen, so ist eine Abschreibung über die Nutzungsdauer möglich. Bei GWG ist die sofortige Abschreibung zulässig. Die Erfassung als Betriebseinnahme kann nur dann unterlassen werden, wenn es sich bei dem Geschenk um eine Aufmerksamkeit handelt.

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Über den Autor:

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Josef Ellenrieder, Jahrgang 1943, Diplom Betriebswirt FH, lehrt an diversen Fachhochschulen, Industrie- und Handelskammern, Handwerkskammern die Themen: Betriebswirtschaft, Volkswirtschaft, Rechnungs ...

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