Geschenke sind Geld- oder Sachzuwendungen, die Sie an Arbeitnehmer oder Dritte ohne rechtliche Verpflichtung und ohne zeitlichen oder anderen Zusammenhang mit einer Gegenleistung leisten.

Bei Geschenken an Dritte gilt eine Freigrenze von 35 Euro. Betrieblich veranlasste Geschenke über 35 Euro dürfen den steuerlichen Gewinn nicht mindern und werden steuerrechtlich nicht anerkannt.

Was sind Geschenke?

Wenn Sie an einen Arbeitnehmer oder einen Dritten ohne rechtliche Verpflichtung und ohne zeitlichen oder anderen Zusammenhang mit einer Gegenleistung Geld- oder Sachzuwendungen leisten, durch welche dieser bereichert wird, handelt es sich um Geschenke.

Geschenke sind z.B.:

• Lotterielose

• Geschenkgutscheine

• Gelegenheitsgeschenke (z.B. CDs, Geschenkkörbe, Vasen)

• Warenproben (ohne Zusammenhang mit bestimmten Geschäftsabschlüssen)

Keine Geschenke sind dagegen:

• Trinkgelder

• Bewirtungskosten

• Aufmerksamkeiten (siehe unten)

• Preise bei Preisausschreiben

• Streichhölzer, Feuerzeuge, Kalender usw. sind sogenannte Werbegeschenke (siehe Kap. 3) und werden als abzugsfähige Betriebsausgaben gebucht.

Geschenke aus privatem Anlass

Geschenke sind nur dann als Betriebsausgaben abziehbar, wenn sie aus betrieblichem Anlass getätigt wurden. Nicht abzugsfähig sind Aufwendungen für Geschenke, die privat veranlasst sind; dabei handelt es sich um Kosten der privaten Lebensführung. Dies gilt auch, wenn die Geschenke teilweise aus beruflichem und teilweise aus privatem Grund gemacht wurden.

Geschenke an Geschäftsfreunde

Bei Geschenken an Kunden, Lieferanten, Geschäftsfreunde, selbstständige Handelsvertreter oder andere Geschäftspartner ist es nur zulässig, die Aufwendungen als Betriebsausgaben anzusetzen, wenn diese 35 Euro pro Empfänger in einem Kalenderjahr nicht übersteigen.

Bei Unternehmern, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, sind die Anschaffungs- oder Herstellungskosten in Höhe von 35 Euro netto zugrunde zu legen.

Bei Unternehmern, die die Vorsteuer nicht abziehen dürfen, gehört die Umsatzsteuer zu den Anschaffungskosten. Beachten Sie, dass Sie bei Überschreitung dieser Grenze die gesamten Aufwendungen nicht abziehen dürfen!

Werden nahe Angehörige beschenkt, sind sie trotzdem als gesonderte Empfänger des Geschenks anzusehen mit der Konsequenz, dass die Aufwendungen als Betriebsausgaben anzusetzen sind, wenn diese 35 Euro pro Empfänger in einem Kalenderjahr nicht übersteigen.

Sind Geschenke zwar betrieblich veranlasst, überschreiten sie aber die Freigrenze oder sind nicht gesondert aufgezeichnet, so werden sie als nicht abzugsfähige Betriebsausgaben behandelt. Zuerst wird eine Buchung als Aufwand vorgenommen. Bei der Gewinnermittlung werden diese Aufwendungen außerhalb der Bilanz als Betriebseinnahmen dem Gewinn hinzugerechnet. Bei Überschreiten der Freigrenze darf auch die Vorsteuer nicht geltend gemacht werden.

Achtung: Es ist nicht zulässig, nicht abzugsfähige Geschenke als Privatentnahmen zu buchen.

Abgabe von Streuartikeln

Werden Geschenke von geringem Wert verteilt (z.B. Kalender, Kugelschreiber, Feuerzeuge, usw.), so sind die Aufwendungen hierfür als Betriebsausgaben abziehbar. Ebenso kann die Vorsteuer abgezogen werden. "Geringer Wert" bedeutet, dass die Anschaffungs- oder Herstellungskosten je Empfänger insgesamt 35 Euro im Kalenderjahr nicht übersteigen. Diese Aufwendungen werden unter dem Konto Werbekosten erfasst.

Wird vermutet, dass die Grenze von 35 Euro beim einzelnen Empfänger pro Kalenderjahr nicht überschritten wird, dann ist eine Sammelbuchung möglich. Die Namen der Empfänger müssen nicht angegeben werden.

Beispiel: siehe Streuartikel: da die Kosten pro Kunde nur 13,5 Cent betragen, d.h. die 35-Euro-Grenze nicht überschritten wird (Werbeartikel) und auch voraussichtlich künftig für Werbeartikel nicht überschreiten wird, kann kulanterweise für Werbeartikel dieser Art die Namensnennung entfallen.

Geschenke an Arbeitnehmer

Erhalten Arbeitnehmer oder ihre Angehörigen aus einem besonderem Anlass Sachzuwendungen von geringem Wert, wie z.B. Blumen oder ein Buch, so bezeichnet man diese Zuwendungen als Gelegenheitsgeschenke. Übersteigt der Wert dieser Geschenke den Wert von 40 Euro, so sind sie in vollem Umfang steuer- und beitragspflichtig.

Diese Freigrenze von 40 Euro kann unter gegebenen Umständen (Namenstag, Geburtstag, Hochzeit) mehrfach ausgeschöpft werden.

Gutscheine, die zum Bezug von Sachwerten berechtigen, fallen ebenfalls unter diese Freigrenze, wohingegen Geldgeschenke stets steuer- und beitragspflichtig sind.

Für Heirats- und Geburtsbeihilfen gelten Sonderbestimmungen. Falls diese in Geld gewährt werden, kann jedoch kein zusätzliches Sachgeschenk mehr steuerfrei gegeben werden.

Bei steuerpflichtigen Gelegenheitsgeschenken kann der Pauschsteuersatz von 25% gem. § 40 Abs. 2 EStG angewendet werden (wie z.B. bei Betriebsveranstaltungen).

Darüber hinaus gibt es auch eine Freigrenze für Sachbezüge von 44 Euro monatlich, unabhängig davon ob ein besonderer Anlass vorliegt.

Beispiele für Gelegenheitsgeschenke

• Geburtstagsgeschenk unter 40 Euro: Ein Arbeitnehmer erhält von seinem Arbeitgeber zum Geburtstag ein Buch im Wert von 16 Euro (netto). Das Geschenk ist steuer- und beitragsfrei, da es die Grenze von 40 Euro unterschreitet.

• Geburtstagsgeschenk über 40 Euro: Ein Arbeitnehmer erhält von seinem Arbeitgeber zum 50. Geburtstag eine Kiste Rotwein im Wert von 45 Euro (netto). Der Betrag von 45 Euro muss in vollem Umfang als geldwerter Vorteil abgerechnet werden, da die Grenze von 40 Euro überschritten wird.

• Wertgutschein unter 40 Euro: Ein Arbeitnehmer erhält von seinem Arbeitgeber zum Geburtstag einen Gutschein für eine DVD-Box im Wert von 35 Euro (aber ohne Nennung des Betrags). Der Gutschein ist steuer- und beitragsfrei, da er die Grenze von 40 Euro unterschreitet.

Geldgeschenke an Arbeitnehmer

Bei Geldgeschenken an Arbeitnehmer handelt es sich immer um steuerpflichtigen Arbeitslohn. Dabei spielt die Höhe des geschenkten Geldbetrags keine Rolle. Selbst ein Geldgeschenk von beispielsweise 5 Euro ist als Arbeitslohn zu qualifizieren mit der Folge der Lohnsteuer- und Sozialversicherungspflicht.

Aufzeichnungspflichten

Bei Aufwendungen für ein Geschenk muss eine gesonderte Aufzeichnung erfolgen. Die Buchungen sind zeitgerecht und zeitnah vorzunehmen, und zwar innerhalb einer Frist von 10 Tagen. Wird die Frist überschritten, ist ein Abzug der Aufwendungen und der darin enthaltenen Vorsteuer nicht mehr zulässig!

Auch in der Einnahmenüberschussrechnung ist gem. § 4 Abs. 7 EStG eine gesonderte Aufzeichnung erforderlich. Unterbleibt diese, können die Aufwendungen nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden.

Ist bei der Anschaffung oder der Herstellung des Objektes noch nicht sicher, ob es sich um ein Geschenk handelt, so sind keine Aufzeichnungen vorzunehmen. Die Aufwendungen sind erst in dem Jahr als Betriebsausgaben zu erfassen, in dem der Gegenstand verschenkt wird. Zusätzlich ist eine Berichtigung der Vorsteuer vorzunehmen.

Pauschalbesteuerung

Nach § 37 b EStG können Sie als der Zuwendende bei Sachzuwendungen die Einkommensteuer pauschalieren. Voraussetzung hierfür ist:

• Es muss sich um eine Sachzuwendung handeln.

• Die Zuwendung muss betrieblich veranlasst sein.

• Die Sachzuwendung kann an Arbeitnehmer oder Nichtarbeitnehmer erfolgen.

• Die Aufwendungen je Empfänger und Wirtschaftsjahr oder die einzelne Zuwendung dürfen den Betrag von 10.000 Euro nicht übersteigen.

Bemessungsgrundlage für die von Ihnen als Zuwendenden zu tragende Pauschalsteuer sind die tatsächlichen Kosten einschließlich der Umsatzsteuer. Der Pauschalsteuersatz beträgt 30%. Übernehmen Sie als der Zuwendende die Pauschalsteuer, bleibt die Zuwendung beim Empfänger außer Ansatz.

Erfassung des Geschenkes beim Empfänger

Erhält ein Unternehmer aus betrieblichem Anlass ein Geschenk und übernimmt der Zuwendende nicht die Pauschalsteuer nach § 37 b EStG, so ist dieser Gegenstand mit dem gemeinen Wert als Betriebseinnahme zu erfassen (§ 6 Abs. 4 EStG). Dies gilt auch dann, wenn die Kosten des Geschenks über 35 Euro liegen und der Geber deswegen nicht dazu berechtigt ist, die Aufwendungen hierfür abzusetzen. Wird das Geschenk in das Betriebsvermögen aufgenommen, so ist eine Abschreibung über die Nutzungsdauer möglich.

Bei GWG's ist die sofortige Abschreibung zulässig. Die Erfassung als Betriebseinnahme dürfen Sie nur dann unterlassen, wenn es sich bei dem Geschenk um eine Aufmerksamkeit handelt (siehe auch das folgende Kapitel).