Pflichtangaben bei geschäftlichen E-Mails

Gesetzliche Vorschriften: Welche Angaben in Firmen-Mails nicht fehlen sollten

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Stand: 11. November 2013 (aktualisiert)

Pflichtangaben in geschäftlichen E-Mails

Für geschäftliche E-Mails gelten grundsätzlich die gleichen Vorschriften wie für Geschäftsbriefe: Elektronische Schreiben von Kaufleuten an ihre Geschäftspartner müssen zumindest die Firmenbezeichnung, den Rechtsformzusatz, die Anschrift und die Handelsregisternummer enthalten. Und auch Kleinunternehmer und Freiberufler sind gut beraten, in geschäftlichen E-Mails ihre Kontaktdaten zu nennen. Wir zeigen, für wen diese Auflage gilt, wie eine rechtssichere E-Mail-Signatur aussieht und wie Sie die in Ihrem E-Mail-Programm einrichten.

Geschäftsangaben-Pflicht für E-Mails: Kapitalgesellschaften, eingetragene Personengesellschaften und eingetragene Kaufleute

Die gute Nachricht vorweg: Da sich die weitreichendsten Korrespondenzvorschriften im Handelsgesetzbuch (HGB) sowie im GmbH-, Aktien- und Partnerschafts-Gesellschaftsrecht finden, gelten sie in vollem Umfang nur für "richtige" Kaufleute und für eingetragene Gesellschaften. Betroffen sind insbesondere:

  • Kapitalgesellschaften (GmbHs und AGs),

  • ins Handelsregister eingetragene Personengesellschaften (OHGs und KGs),

  • eingetragene Einzelunternehmer (e. K.) sowie

  • Partnerschaftsgesellschaften von Angehörigen freier Berufe

Weiterführende Informationen zum Firmen- und Gesellschaftsrecht

Was es mit den einzelnen Rechts- und Gesellschaftsformen auf sich hat und welche sonstigen Vorschriften für sie gelten, erfahren Sie in unserem Grundlagen-Artikel "OHGmbH&Co.KGbR e.K.: Rechtsformen im Überblick" und in dem ausführlichen Leitfaden "Rechtsformen für Existenzgründer".

Vorschriften für Kleinunternehmer und Freiberufler

Die Geschäftsbrief-Pflichtangaben von Freiberuflern, Einzelunternehmern und nicht eingetragenen Gesellschaften bürgerlichen Rechts (= GbR = BGB-Gesellschaft) waren früher in § 15b der Gewerbeordnung geregelt. Nach dessen ersatzloser Streichung finden sich Vorschriften über Pflichtangaben in Geschäftsbriefen für diesen Personenkreis derzeit nur in der "Verordnung über Informationspflichten für Dienstleistungserbringer" (DL-InfoV).

Sofern ein Dienstleister im Einzelfall keinen schriftlichen Vertrag abschließt, muss er seinen Kunden laut DL-InfoV vor Beginn seiner Leistungen unter anderem die folgenden Informationen unaufgefordert zur Verfügung stellen:

  • Familien- und Vornamen bzw. Firma mit Rechtsform,

  • Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse oder Faxnummer,

  • sofern vorhanden: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und

  • bei erlaubnispflichtigen Tätigkeiten: Name und Anschrift der Genehmigungsstelle.

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Herzlichen Dank, Herr Seidlitz,
für den Hinweis auf das interessante (und ausgesprochen vernünftig klingende) Urteil.
Herzliche Grüße
Robert Chromow

Brandenburgisches OLG
Urteil vom 10.07.2007
Az. 6 U 12/07

Abmahnfähigkeit fehlender Pflichtangaben in Geschäftsbriefen

Die Verpflichtung des Gewerbetreibenden in Geschäftsbriefen seinen Familiennamen und einen ausgeschriebenen Vornamen anzugeben (§ 15b GewO) ist nicht geeignet, den Wettbewerb zu beeinflussen.

GewO § 15b Abs. 1; UWG 3, 4 Nr. 11, 12 Abs. 1 Satz 2

1. Die aus der Gewerbeordnung resultierende Verpflichtung des nicht im Handelsregister eingetragenen (einzelkaufmännischen) Gewerbetreibenden in Geschäftsbriefen seinen Familiennamen und einen ausgeschriebenen Vornamen anzugeben ist regelmäßig nicht geeignet, den Wettbewerb zu beeinflussen.

2. Bei einem Schreiben im Vorfeld eines Vertragschlusses kann die unterbliebene Angabe von Namen und Vornamen des Firmeninhabers keine für den Gewerbetreibenden vorteilhafte Wirkung haben. Im Regelfall wird sich der Verbraucher vor einem Vertragsschluss keine Gedanken darüber machen, welche natürliche Person Inhaber einer Handelsfirma ist. Insoweit ist eine begehrte Unterlassung eines Wettbewerbers dann aber ohne Bedeutung für den Wettbewerb. Etwas anderes ergibt sich auch dann nicht, wenn in der jeweiligen Branche (hier: Baubranche) - etwa wegen einer großen wirtschaftlichen Bedeutung eines Vertragsabschlusses - der Interessent genau wissen möchte, mit wem er es zu tun hat. Denn in einem solchen Fall erscheint es gerade ausgeschlossen, dass ein Unternehmen im Wettbewerb davon profitieren könnte, dass sich der Firmeninhaber wegen der fehlenden Namensangaben nur mit Schwierigkeiten ermitteln lässt. Derartige Unklarheiten sind Umstände, die zu einem Misstrauen Anlass geben und die einen Interessenten davon abhalten werden, mit dem betreffenden Unternehmen Geschäfte zu machen.

3. Handelt es sich bei dem Schreiben des Gewerbetreibenden, um ein solches der Korrespondenz nach Vertragsschluss, kann es sich für den Vertragspartner durchaus als notwendig erweisen, den jeweiligen Firmeninhaber zu ermitteln. Allerdings ist bei einem bereits geschlossenen Vertrag der Wettbewerb um den jeweils konkreten Kunden bereits beendet. Handlungen die erst nach Vertragschluss vorgenommen werden sind keine Wettbewerbshandlungen. Den Vorteil den sich der Gewerbetreibende durch die fehlenden Angaben insoweit verschafft (etwa hinsichtlich der Geltendmachung zivilrechtlicher Ansprüche) ist daher allenfalls ein wirtschaftlicher, nicht aber ein solcher im Wettbewerb.

4. Handelt es sich bei dem Gewerbetreibenden um einen Kaufmann (hier: § 1 HGB) ist ein Wettbewerbsvorteil bereits deswegen ausgeschlossen, da der Kaufmann auch unter seiner Firma klagen und verklagt werden kann, § 17 Abs. 2 HGB. Dies gilt jedenfalls soweit die Anschrift in dem betreffenden Geschäftsbrief angegeben ist.

http://miur.de/dok/1313.html

Volltext der Entscheidung:

http://medien-internet-und-recht.de/pdf/VT_MIR_2007_289.pdf

http://www.olg.brandenburg.de/sixcms/media.php/4250/6%20U%20012-07.pdf

RA Michael Seidlitz
https://www.xing.com/profile/RAMichael_Seidlitz

Vielen Dank für Ihren freundlichen Kommentar, Frau Ruchalla,
ich verstehe Ihren Ärger über die zusätzlichen formalen Auflagen vollkommen.
Den von Ihnen benannten _Widerspruch_ empfinde ich allerdings als nicht ganz so groß - im Gegenteil: Bei Licht betrachtet liegen die aus unterschiedlichen Rechtsquellen stammenden Vorschriften doch auf einer Linie: Allerorten mehr Bürokratie! :-)

1. Dass E-Mails immer in der betrieblichen Praxis immer häufiger als "vollwertige" Geschäftsbriefe genutzt werden, ist ja keine Erfindung des Gesetzgebers. Der hat das nur zur Kenntnis genommen und legt nun informative Mindeststandards fest (die - genauso wie die auf konventionellen Geschäftsbriefen - ja zumindest _auch_ im Interesse der Geschäftspartner sind).

2. Dass der Staat zwecks Sicherung seiner Steuereinnahmen die Latte bei den Rechnungs-Dokumenten noch wesentlich _höher_ legt, mag beklagenswert sein - entbehrt aber nicht einer gewissen Logik.
Anders gesagt: Wir können doch froh sein, dass normale Geschäftsbriefe noch unsigniert durchgehen... :-)
Vielen Dank für Ihr Interesse und herzliche Grüße
Robert Chromow

Hallo Herr Chromow,

vielen Dank für Ihren sehr informativen Artikel -- was mich allerdings irritiert (an der Gesetzeslage, nicht an Ihrem Text) ist einerseits die Aussage, dass eine E-Mail zunehmend wie ein vollwertiger Geschäftsbrief behandelt wird, ich andererseits aber jede Menge Gezicke habe, wenn ich eine per E-Mail oder pdf-Anhang empfangene Rechnung zum Vorsteuerabzug einreichen will. Da ist diese Briefform plötzlich nicht mehr vollwertig, sondern verlangt eine aufwändige digitale Signatur -- oder eben wieder Versendung per Briefpost. Ist das nicht ein bisschen schizophren?

Viele Grüße (noch ohne ladungsfähige Anschrift :-))

Elke Ruchalla
-------------------------------------
Dr. med. Elke Ruchalla (DGAI, DGIM, EMWA)
Texte und Informationen rund um die Medizin
Tel. +49 (0)7425 325107 Fax +49 (0)7425 327360
http://www.medizin-recherchen.de

Frage von Springer!? :-)
Was die Vereine angeht: Ja das sehen Sie völlig richtig. Vereine fallen normalerweise unter das BGB. Die erwähnten Änderungen im HGB gelten demnach für Vereine nicht.
Freundliche Grüße
Robert Chromow
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Hallo Frau Vomwald,
danke für die nette Rpckmeldung!
Sofern es sich um einen rechtlich und wirtschaftlich selbstständigen Vermögensberater handelt, gelten dessen Informationspflichten und nicht die der von ihm vertretenen Unternehmen. Im Zweifel fragen Sie am besten bei der zuständigen IHK oder beim Steuerberater nach.
Freundliche Grüße
Robert Chromow
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kurz noch mal zu der Frage von Springer...
Wie sieht es bei Vereinen (e.V) aus?
Meiner Meinung bezieht sich das Gesetz nur auf alle im Handelsregister eingetragenen Firmen - also Kaufleute, OHG, AG, GmbH und KG.
Oder sehe ich dies falsch?

Hallo Herr Chromow,

super Artikel und umfassende Antworten auf die Fragen. Eine zusätzliche Frage habe ich noch: Wie ist das bei selbstständigen Vermögensberatern, die für ein Unternehmen tätig sind? Der Vermögensberater selbst hat ja keine HR-Nummer. Wird dies behandelt wie ein Einzelunternehmer?

Viele Grüße
Ursula Vormwald

Hallo Barbara,
die genannten Informationspflichten gelten für Unternehmen, die ins deutsche Handelsregister eingetragen sind. Eine genaue Aufzählung sowie die dazu gehörigen gesetzlichen Grundlagen finden Sie am Anfang des Beitrags.
Freundliche Grüße
Robert Chromow
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Hallo!

Gelten diese Vorschriften auch für Zweigniederlassungen eines ausländischen Unternehmens?

lg, Barbara

Nein, das reicht nicht, MyM,
Klartext im Mail-"Body" soll es sein.
Freundliche Grüße
Robert Chromow
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Reicht es an wenn mann via Hyperlink auf die Pflichtangaben verweist.(Hompage > Impressum).

mfg

MyM

Hallo Herr Leimbach,
vielen Dank für Ihre vertrauensvolle Anfrage. In Ermangelung von "Tochtergesellschaften mit Sitz im Ausland" :-) kann ich Ihnen diese Frage jedoch leider nicht beantworten. Ihr Steuerberater bzw. Rechtsanwalt sollte es aber besser wissen. Im Zweifel wenden Sie sich an Ihre IHK.
Vielen Dank für Ihr Verständnis und freundliche Grüße
Robert Chromow
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Bezieht diese Regelung auch Tochtergesellschaften mit Sitz im Ausland ein? Wenn ja, geben die dann die HR-Nummer, Aufsichtsräte und Vorstände der Konzerngesellschaft an?

Viele Grüße
Christoph Leimbach

Hallo,
Vorschriften über das Format, in dem die Pflichtangaben gemacht werden müssen, gibt es nicht. Auch Urteile sind mir noch nicht bekannt. Meiner völlig unmaßgeblichen juristischen Laienmeinung nach könnte das JPG-Format jedoch als untauglich angesehen werden: Immerhin unterdrücken viele E-Mailempfänger aus (nicht ganz unbegründeten) Sicherheits- bzw. Datenschutzgründen die Anzeige von grafischen Elementen im E-Mailtext. Auf der sicheren Seite sind Sie m. E. nur mit einer Klartext-Angabe.
Freundliche Grüße
Robert Chromow
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Hallo,

kann die Angabe auch als Bild (.jpg) in die Signatur gesetzt werden? Reicht das?

grüße

Hallo,
bei der Angabe der Mustersignatur mit dem minimal geforderten Umfang ist mir aufgefallen, dass auch die PLZ mit angegeben wurde. Dies ist m.E. nicht zwingend nötig, da es sich um einer "Sortierzahl" eines privaten Unternehmens (Post AG) und nicht des Staates handelt.

Hallo,
die Veröffentlichungspflichten einer Ltd mit Sitz in Deutschland richten sich nach den einschlägigen englischen Veröffentlichungsvorschriften. Wie die in Bezug auf elektronische Geschäftsbriefe aussehen, weiß ich leider nicht.
Mit der Angabe der Informationen, wie sie im deutschen HGH, GmbHG und AktG geforderten sind, dürften Sie hierzulande aber auf der sicheren Seite sein.
Freundliche Grüße
Robert Chromow
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Guten Tag,

welche Bestimmungen gelten für die Ltd`s ?

Vielen Dank.

Hallo Enrico,
die Pflichtangaben auf elektronischen Geschäftsbriefen sind im Beitrag genannt. Die UID gehört nicht dazu. Die bzw. die Steuernummer ist nur auf *Rechnungen* vorgeschrieben. Weiterführende Informationen finden Sie im Beitrag
"Pflichtangaben auf Rechnungen"
http://www.akademie.de/direkt?pid=29460
Freundliche Grüße
Robert Chromow
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Hallo

muss eigentlich die UID und WEEE-Nr. auch mit in die Signatur?

Enrico

Hallo,
wo "heißt es", dass auch stellvertretende GF aufzuführen sind? Im §35a GmbHG finde ich auf Anhieb nichts dergleichen:
http://bundesrecht.juris.de/gmbhg/__35a.html
Im Zweifelsfall fragen Sie bei Ihrer IHK nach: Dafür sind deren Experten da... :-)
Freundliche Grüße
Robert Chromow
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Es heißt, dass neben dem / den Geschäftsführer(n) auch deren Stellvertreter aufzuführen seien - also auch Prokuristen?

Zusatzkosten gibts natürlich schon, Traffic, Seicherplatz, selbst ein Zweizeiler wird nun 8 Zeilen lang...genau deshalb war in den RfC ja eine Maximallänge von 4 Zeilen vorgegegeben...aber Juristen hassen ja Dinge wie RfC...aber das hat keine technischen Gründe, wenn man die Signatur mit Bindestrich Bindestrich Leerzeichen von der Mail trennt, wird sie auch mit 50 Zeilen noch korrekt behandelt, vielmehr sollte unnötiger Traffic vermieden werden und daß dann jeder, weils eh' schon wurscht ist, auch noch Werbung, Angstklauseln ("Sollten Sie diese Mail aus Versehen erhalten haben, dürfen Sie sie nicht lesen...") etc. anpappt.

Naja, ich habe so um 1997 rum zum 1.4. in der damaligen Firma mal eine "Richtlinie zum richtigen E-Mail-Versand" verschickt, nachdem man mich wenige Tage zuvor wegen eines im Faxprogramm auf die nächste Seite verrutschten Firmenlogos angeschissen hatte...wo ich dann angab, das Firmenlogo müsse in der Mail oben rechts stehen, die Schrift Arial 12 Punkt und in den Firmenfarben...der Admin war sauer und meinte, ich brächte die Leute nur auf blöde Ideen...der Mann hatte Recht, ich hätte nie gedacht, daß so ein Schwachsinn mal kommt...

Wolf, DL2MCD

Nein, Übergangsregelungen sieht das Gesetz nicht vor. Die Rechtslage ist seit 1.1.2007 wie im Beitrag beschrieben. Anlass zur Panik gibt es andererseits auch nicht. Und: Anders als bei den Informationspflichten auf Papierdokumenten halten sich die Kosten in Grenzen. Unüerwindliche technische Hürden sehe ich bei E-Mails auch nicht. Anders sieht die Sache bei SMS aus: Dieser Informationskanal ist für "Geschäftsbriefe" praktisch gestorben - sofern er für solche Zwecke bislang überhaupt in größerem Umfang Verwendung fand...
Freundliche Grüße
Robert Chromow
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Gibt es Übergangsregelungen?

wir machen es ganz einfach, signatur wird einfach an jedes mail gehängt... somit ist man immer auf der sicheren seite... denk ich zumindestns mal

So langsam werden wir zu Sklaven der Gesetze...
Gegen welches mir noch unbekannte Gesetz verstoße ich, wenn ich einen Fuß vor die Haustür setze? Werden demnächst alle Rentner wegen "Erregung öffentlichen Ärgernisses" verklagt, weil sie noch leben und dadurch exorbitant hohe Renten- und Krankenkassenbeiträge verursachen?
Wer schützt uns Bürger vor solchen Gesetzen (s. u.a. obigen Artikel)?

Martin Blasczyk
blasczyk@pythagoras-gbr.de

Vielen Dank für den sehr informativen Beitrag!

Folgende Frage stellt sich mir noch: Vorausgesetzt im Email-Text ist aus einer vorangegangenen E-Mail bereits meine Signatur enthalten, ist es notwendig bei einer Antwort auf diese Email nochmals die Signatur einzufügen?

Viele Grüße,
Dennis Hessenbruch

Die Geier und Haie unter den Rechtsanwälten haben sicher schon angefangen mit fragwürdigen Massenabmahnungen - insbesondere bei Kleinunternehmen und Existenzgründern -. Endlich wieder ein Punkt mit dem die Aasgeier und Haie wieder richtig Geld verdienen können - da nicht jeder Kleinunternehmer, Mittelständler und Existenzgründer regelmäßig vor jeder Aktion selber einen Anwalt oder eine Kammer konsultiert. - Ohne diese ist es kaum noch möglich selbstständig tätig zu sein.

Dieses hat mit Wettbewerb nichts mehr zu tun, - zeigt aber eines genau:

Die Berufskollegen dieser Geier sitzen in den Parlamenten in einer weitaus höheren Anzahl als jede andere Berufsgruppe, sie sorgen schon dafür das selbst drittklassige Anwälte nicht verhungern müssen sondern ... .

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