Pflichtangaben bei geschäftlichen E-Mails

Gesetzliche Vorschriften: Welche Angaben in Firmen-Mails nicht fehlen sollten

4.791665
(24)
Kommentar schreiben
Stand: 11. November 2013 (aktualisiert)

Pflichtangaben in geschäftlichen E-Mails

Für geschäftliche E-Mails gelten grundsätzlich die gleichen Vorschriften wie für Geschäftsbriefe: Elektronische Schreiben von Kaufleuten an ihre Geschäftspartner müssen zumindest die Firmenbezeichnung, den Rechtsformzusatz, die Anschrift und die Handelsregisternummer enthalten. Und auch Kleinunternehmer und Freiberufler sind gut beraten, in geschäftlichen E-Mails ihre Kontaktdaten zu nennen. Wir zeigen, für wen diese Auflage gilt, wie eine rechtssichere E-Mail-Signatur aussieht und wie Sie die in Ihrem E-Mail-Programm einrichten.

Geschäftsangaben-Pflicht für E-Mails: Kapitalgesellschaften, eingetragene Personengesellschaften und eingetragene Kaufleute

Die gute Nachricht vorweg: Da sich die weitreichendsten Korrespondenzvorschriften im Handelsgesetzbuch (HGB) sowie im GmbH-, Aktien- und Partnerschafts-Gesellschaftsrecht finden, gelten sie in vollem Umfang nur für "richtige" Kaufleute und für eingetragene Gesellschaften. Betroffen sind insbesondere:

  • Kapitalgesellschaften (GmbHs und AGs),

  • ins Handelsregister eingetragene Personengesellschaften (OHGs und KGs),

  • eingetragene Einzelunternehmer (e. K.) sowie

  • Partnerschaftsgesellschaften von Angehörigen freier Berufe

Weiterführende Informationen zum Firmen- und Gesellschaftsrecht

Was es mit den einzelnen Rechts- und Gesellschaftsformen auf sich hat und welche sonstigen Vorschriften für sie gelten, erfahren Sie in unserem Grundlagen-Artikel "OHGmbH&Co.KGbR e.K.: Rechtsformen im Überblick" und in dem ausführlichen Leitfaden "Rechtsformen für Existenzgründer".

Vorschriften für Kleinunternehmer und Freiberufler

Die Geschäftsbrief-Pflichtangaben von Freiberuflern, Einzelunternehmern und nicht eingetragenen Gesellschaften bürgerlichen Rechts (= GbR = BGB-Gesellschaft) waren früher in § 15b der Gewerbeordnung geregelt. Nach dessen ersatzloser Streichung finden sich Vorschriften über Pflichtangaben in Geschäftsbriefen für diesen Personenkreis derzeit nur in der "Verordnung über Informationspflichten für Dienstleistungserbringer" (DL-InfoV).

Sofern ein Dienstleister im Einzelfall keinen schriftlichen Vertrag abschließt, muss er seinen Kunden laut DL-InfoV vor Beginn seiner Leistungen unter anderem die folgenden Informationen unaufgefordert zur Verfügung stellen:

  • Familien- und Vornamen bzw. Firma mit Rechtsform,

  • Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse oder Faxnummer,

  • sofern vorhanden: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und

  • bei erlaubnispflichtigen Tätigkeiten: Name und Anschrift der Genehmigungsstelle.

Als Mitglied können Sie diesen Beitrag weiterlesen!

Werden Sie Mitglied und testen Sie akademie.de 14 Tage lang kostenlos!

In den ersten 14 Tagen haben Sie Zugriff auf alle Inhalte auf akademie.de, außer Downloads. Sie können in dieser Zeit ohne Angabe von Gründen widerrufen. Eine E-Mail an service@akademie.de genügt. Nur wenn Sie Mitglied bleiben, wird der Mitgliedsbeitrag nach Ende der 14tägigen Widerrufsfrist abgebucht.

Ich bin bereits Mitglied
Jetzt Mitglied werden und akademie.de 14 Tage kostenlos testen
Ich entscheide mich für folgende Zahlungsweise:
14 Tage Widerrufsrecht:
Ich kann meine Mitgliedschaft in den ersten 14 Tagen jederzeit formlos widerrufen, z.B. per E-Mail an service@akademie.de.

sehr informativ, erschöpfend und gut dargestellt!

beste grüße,
jan a. strunk

Jein, Frau Gärtig: :-)
in Anzeigen sind die kompletten Angaben meines Erachtens nicht erforderlich: Die richten sich ja nicht einen *bestimmten* Empfänger. Bestellscheine gelten lt. §37a HGB hingegen definitiv als Geschäftsbriefe.
Das ist aber nur meine ganz unmaßgebliche persönliche Meinung: Ich bin kein Anwalt...
Freundliche Grüße
Robert Chromow
--
Redaktionsteam akademie.de
Kostenlose Newsletter-Abonnements:
http://www.akademie.de/direkt?pid=14334

Sehr geehrter Herr Chromow,

vielen Dank für Ihre klarstellende Antwort. Dazu jedoch noch eine Frage: Ein Bestellformular z.B. richtet sich ja nicht an einen bestimmten Empfänger, führt aber im Zweifel zu einer Bestellung, bei der ja schon alle offiziellen Angaben aufgeführt sein müssen. Schließe ich daraus richtig, dass in Bestellformularen oder auch Print-Anzeigen mit Bestellformularen alle Angaben enthalten sein müssen?

Vielen Dank für Ihre Antwort,
Anja Gärtig

Eine kleine Ergänzung dazu, dass ein Werbemailing keine Geschäftsbrief-Angaben braucht - dafür ist ein Newsletter jedoch z.B. impressumspflichtig, d.h. die einschlägigen Daten wie HR-Eintragung etc sollten dort ebenfalls auftauchen (oder zumindest verlinkt sein, da scheinen sich die Fachleute nicht ganz sicher zu sein). Genaueres steht im Beitrag

"Braucht ein Newsletter ein Impressum?" http://www.akademie.de/direkt?pid=14413

Vielen Dank, Frau Gärtig,
für Ihre Rückmeldung. Eine "eindeutige Definition" des Begriffs Geschäftsbrief liefert der Gesetzgeber zwar nicht. Dafür aber das entscheidende Abgrenzungskriterium zu anderen geschäftlichen Dokumenten, auf denen die genannten Formerfordernisse _nicht_ unbedingt erfüllt sein müssen:
+++++++++++++ Z I T A T +++++++++++++
Auf allen Geschäftsbriefen des Kaufmanns gleichviel welcher Form, die an einen *bestimmten Empfänger gerichtet* werden, müssen (...)
+++++++++ Z I T A T - E N D E +++++++
Insofern kann die Postkarte an einen (bestimmten) Lieferanten ein Geschäftsbrief sein (auf dem die Handelsregisternummer etc. auftauchen muss), während der Werbebrief an viele potenzielle Kunden ohne diese Angaben auskommt.
Vielleicht macht das die Sache ja noch ein wenig klarer!?
Freundliche Grüße
Robert Chromow
--
Redaktionsteam akademie.de
Kostenlose Newsletter-Abonnements:
http://www.akademie.de/direkt?pid=14334

Vielen Dank für den Beitrag - ich werde am Montag gleich sämtliche Bürosignaturen umstellen. Allerdings habe ich zur Definition "Geschäftsbrief" noch eine Frage: Sie schreiben einerseits, dass Mitteilungen, Berichte oder Briefe an einen unbestimmten Personenkreis (z.B. Werbemailings) noch keinen Geschäftsbrief darstellen, gleich darauf erwähnen Sie jedoch die Ansichtskarte, auf der ebenfalls die vollständigen Daten aufgeführt werden müssen. Gibt es eine eindeutige Definition, was ein Geschäftsbrief ist?

Viele Grüße
Anja Gärtig

Eine recht gute Variante ist es m.E. auch, den Kerninhalt (z.B. das Angebot) mit den geforderten Angaben als PDF zu erstellen und dieses per E-Mail zu schicken

Der Beitrag stellt sehr gut die aktuelle Rechtslage dar. Auf der anderen Seite gibt es aber auch noch die RfC-Vorschriften für eMails und Signaturen. Soweit ich weiß, besteht eine eMail-Signatur im technischen Sinn aus zwei einleitenden Bindestriechen ("--") und dann maximal vier folgenden Textzeilen. In einem Bild des Beitrags folgen aber fünf Zeilen. Mich würde noch interessieren, ob die entsprechenden technischen Normen inzwischen geändert wurden? Sinn der technischen Signatur ist ja, dass die Servertools von Mail-Listen usw. die Signatur abschneiden können, um die Teilnehmer zu anonymisieren und um Teilnehmern, die sich Wochenzusammenstellungen senden lassen, den Lesefluss zu erleichtern. Vielleicht ist noch eine kleine Ergänzung möglich.

Vielen Dank für diesen Beitrag, besser geht's nicht...

Gruß
H.A.

Hallo Tobias,

Sie hatten natürlich völlig Recht, danke für den Hinweis.

Simon
akademie.de

Hallo,
müsste es ganz oben statt

- ins HGB eingetragene Personengesellschaften (OHGs und KGs)

nicht "ins _HR_ eingetragene" heißen?

Gruß
Tobias

Wie sieht das bei Vereinen aus? Arbeite in einem Arbeitgeberverband, der in der Rechtsform e.V. firmiert.
Siegbert Pinger

Wie ist denn die Gesetzeslage dazu in Österreich?

Jürgen L.

Gilt dies auch für Partnerschaftsgesellschaften?

"Die Partnerschaft ist eine Gesellschaft, in der sich Angehörige Freier Berufe zur Ausübung ihrer Berufe zusammenschließen. Sie übt kein Handelsgewerbe aus. Angehörige einer Partnerschaft können nur natürliche Personen sein. Bloße Kapitalbeteiligung ist nicht zulässig.

Die Gesellschafter der Partnerschaft müssen die Partnerschaft im Partnerschaftsregister eintragen lassen.

Auf die Partnerschaft finden, soweit im Partnerschaftsgesellschaftsgesetz nichts anderes bestimmt ist, die Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches (§§ 705-740 BGB) und des Handelrechts (§§ 105-160 HGB) über die Gesellschaft Anwendung."

http://de.wikipedia.org/wiki/Partnerschaftsgesellschaft

§ 7 Abs. 5 PartGG [1] verweist für die Angaben auf Geschäftsbriefen der Partnerschaft auf § 125a Abs. 1 Satz 1 HGB [2].

Dort findet sich ebenfalls der Zusatz "... Geschäftsbriefen der Gesellschaft _gleichviel welcher Form_ ...".

Demnach gelten die Vorschriften für Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen ab dem 01.01.2007 auch für geschäftliche E-Mail-Korrespondenz von Partnerschaftsgesellschaften.

[1]

§ 7 Wirksamkeit im Verhältnis zu Dritten, rechtliche Selbständigkeit, Vertretung

(1) ...

(5) Für die Angaben auf Geschäftsbriefen der Partnerschaft ist § 125a Abs. 1 Satz 1, Abs. 2 des Handelsgesetzbuchs entsprechend anzuwenden.

http://bundesrecht.juris.de/partgg/__7.html

[2]

§ 125a

(1) Auf allen Geschäftsbriefen der Gesellschaft _gleichviel welcher Form_, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, müssen die Rechtsform und der Sitz der Gesellschaft, das Registergericht und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist, angegeben werden. Bei einer Gesellschaft, bei der kein Gesellschafter eine natürliche Person ist, sind auf den Geschäftsbriefen der Gesellschaft ferner die Firmen der Gesellschafter anzugeben sowie für die Gesellschafter die nach § 35a des Gesetzes betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung oder § 80 des Aktiengesetzes für Geschäftsbriefe vorgeschriebenen Angaben zu machen. Die Angaben nach Satz 2 sind nicht erforderlich, wenn zu den Gesellschaftern der Gesellschaft eine offene Handelsgesellschaft oder Kommanditgesellschaft gehört, bei der ein persönlich haftender Gesellschafter eine natürliche Person ist.

(2) Für Vordrucke und Bestellscheine ist § 37a Abs. 2 und 3, für Zwangsgelder gegen die zur Vertretung der Gesellschaft ermächtigten Gesellschafter oder deren organschaftliche Vertreter und die Liquidatoren ist § 37a Abs. 4 entsprechend anzuwenden.

http://bundesrecht.juris.de/hgb/__125a.html

RA Michael Seidlitz
kanzlei@ms-recht.de

Dankeschön für Ihre Rückmeldung, Frau Brockelmüller (und dazu die Extra-"Sternlieferung" :-)),

Sie schreiben:
+++++++++++++ Z I T A T +++++++++++++
Das sollte formal doch reichen, auch wenn die wenigsten Nutzer die Daten dann auch wahrnehmen werden.
+++++++++ Z I T A T - E N D E +++++++
Um die Offenlegung der Handelsregister-Informationen geht es jedoch gerade. Die Unterbringung im Header-"Versteck", sozusagen dem elektronisch (ganz) "Kleingedruckten" erfüllt die Informationspflicht meines Erachtens nicht... Das ist aber nur meine ganz persönliche juristische Laienmeinung...
Freundliche Grüße
Robert Chromow
--
Redaktionsteam akademie.de
Kostenlose Newsletter-Abonnements:
http://www.akademie.de/direkt?pid=14334

Ich habe vergessen, die Sterne anzuhängen.

G.B.

Sehr guter Beitrag! Das ist sehr interessant und mir völlig neu. Wie ist es mit dem Feld "Organization", das ja in den technischen Protkollen für E-Mail vorgesehen ist, kann man die Daten nicht dort unterbringen? Das sollte formal doch reichen, auch wenn die wenigsten Nutzer die Daten dann auch wahrnehmen werden.

Gisela Brockelmüller

Inhalt

Downloads zu diesem Beitrag

Newsletter abonnieren