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"Worüber reden Sie eigentlich?" - Lebendige Vorträge halten

Vorbereitung

Ein Vortrag fängt lange vor dem Vortrag an, nämlich mit seiner Vorbereitung. Fangen Sie rechtzeitig an, und zwar so rechtzeitig, dass Sie den Vortrag nicht erst eine Viertelstunde vorher hektisch zusammenkopieren.

Noch besser ist es, eine Nacht oder länger darüber zu schlafen. Stellen Sie Ihren Vortrag komplett fertig und lassen ihn ein paar Tage liegen. Sie werden feststellen, dass er dabei "reift". In Wirklichkeit ändert sich natürlich nicht der Vortrag, sondern Ihr erneuter Blick auf bereits Geschriebenes, aber das tut der Arbeit fast immer gut.

Schauen Sie sich alles nochmals kritisch an: Ist es zu kompliziert, zu lang, zu umständlich? Sind alle Zahlen richtig (und verständlich gekürzt)?

Texte für Präsentationen schreiben

Mehr Informationen über die Erstellung besserer Texte für Präsentationen finden Sie im Beitrag "Lebendige Vorträge mit PowerPoint (I): Bessere Texte".

Ihr Publikum leiht Ihnen seine Zeit, gehen Sie sorgsam damit um! Je größer die Teilnehmerzahl, desto umfangreicher müssen Sie vorbereitet sein. Nicht nur inhaltlich, sondern auch organisatorisch.

Seien Sie deswegen rechtzeitig vor der Präsentation im Vortragsraum und machen Sie sich mit dem Umfeld vertraut.

Handschriftliche Notizen während des Vortrags

Wenn Sie mit Papier arbeiten: Ist ein Flipchart-Ständer mit ausreichend Papier vorhanden? Sind Stifte in den Grundfarben vorhanden und auch funktionsfähig? Sie sollten jetzt bereits wissen, wo im Bedarfsfall (vor dem Vortrag!) Ersatz zu besorgen wäre. Meistens gibt es einen Ansprechpartner, der solches Verbrauchsmaterial verwaltet.

Am besten ist es, wenn Sie selbst wenigstens einen schwarzen Flipchart-Stift immer in Reserve haben, falls doch alle Stifte ausgetrocknet sind. Auf Farben können Sie notfalls mitten im Vortrag verzichten, aber wenn kein einziger Stift mehr zur Verfügung steht, haben Sie verloren.

Solche Stifte können gar nicht dick genug sein. Je kleiner der Stift, desto eher die Versuchung, zu klein zu schreiben. Wenn die vorhandenen Marker nicht geeignet sind, greifen Sie lieber auf die eigenen Stifte zurück.

Flipcharts mit Papier haben den Vorteil, dass Sie auch später im Vortrag noch zu einer vorherigen Zeichnung oder Notiz wieder zurückblättern können. Oftmals stehen im Vortragsraum aber nur Whiteboards zur Verfügung. In diesem Fall prüfen Sie besser vorher, ob alle herumliegenden Marker auch ausdrücklich dafür vorgesehen sind.

Die eben genannten Permanent-Marker (für Papier) müssen Sie unbedingt weit weg verstecken, nicht einfach nur zur Seite legen. Früher oder später greifen Sie dann doch versehentlich dazu und bemalen das Whiteboard dauerhaft.

Jetzt brauchen Sie ein spezielles Reinigungsmittel und Papiertücher. Hoffentlich haben Sie vorher nachgesehen, wo das steht! Ansonsten machen Sie sich nicht nur bei Ihrem Publikum wegen der Putz-Unterbrechung unbeliebt, sondern vor allem beim Veranstalter wegen des beschmutzten Whiteboards.

Meistens müssen Sie das Whiteboard vor Ihrem Vortrag sowieso gut reinigen, weil die Spuren der letzten hundert Notizen dort noch zu lesen sind. Dabei werden Sie herausfinden, dass der zugehörige Tafelwischer ein spezielles Vlies zum Abwischen der Farbpartikel braucht. Wenn überhaupt ein Vlies daran befestigt ist, wird es so schwarz sein, dass schon beim Hingucken alles dreckig wird.

Nehmen Sie aus der nächstgelegenen Toilette Papier-Abtrockentücher aus dem Spender-Automaten, die passen auch in den Tafelwischer hinein und funktionieren genauso gut.

Technische Geräte

Egal, ob Sie Overhead-Projektoren, Beamer, Mikrofon oder sonstige technische Geräte einsetzen: Probieren Sie diese vorher aus! Am besten sogar einige Tage vorher, damit Sie Zeit für Alternativen haben, wenn etwas partout nicht funktioniert.

Bei Overhead-Projektoren brauchen Sie häufig ein Verlängerungskabel, welches gerne im Laufe der Jahre verschwindet. Stellen Sie den Projektor an die gewünschte Stelle und schalten Sie ihn auch an. Ich habe schon öfter Steckdosen gefunden, die ohne Strom waren. Entweder brauchten sie eine spezielle Sicherung, an die im Moment leider keiner herankam, weil der Hausmeister unauffindbar war. Oder sie waren einfach defekt.

Falls die Lampe im Overhead-Projektor defekt ist (oder boshafterweise während Ihres Vortrags kaputt geht), ist im Gerät meistens eine zweite Glühbirne als Reserve enthalten. Prüfen Sie, ob diese wirklich vorhanden ist. Wenn Sie sie tatsächlich auswechseln müssen, sollten Sie ein sauberes Taschentuch oder Papiertücher benutzen. Die alte Lampe dürfte nämlich erstens noch ziemlich heiß sein und an die neue darf zweitens keinesfalls Fett oder Schweiß von ihren Fingern geraten, das beschädigt sie.

Beamer finden sich immer häufiger fest installiert, oft unter der Decke. Das ist viel angenehmer als Overhead-Projektoren, bei denen Sie während des Vortrags regelmäßig in den Lichtkegel geraten und geblendet werden.

Zum Beamer gehört irgendwo ein Anschluss für Ihren Laptop und möglicherweise (in Computer-Schulungsräumen) eine so genannte Video-Anlage. Diese steuert die Anzeige der Dozenten- oder Teilnehmer-Bildschirme und damit auch den Beamer. Lassen Sie sich vorher einweisen, was Sie tun müssen, damit Ihr Laptop-Bildschirm per Beamer sichtbar wird.

Schreiben Sie sich die notwendigen Schritte am besten auf, denn kurz vor dem Vortrag haben Sie das notwendige Passwort wieder vergessen oder drücken Tasten in der falschen Reihenfolge. Auch hier ist es sinnvoll, den Ansprechpartner kurzfristig erreichen zu können.

Falls Sie eine Pause machen, tut es dem Beamer gut, ausgeschaltet zu werden, weil auch dort die Lampe extrem heiß wird. Um diese zu schonen, haben Beamer praktisch immer eine Mindestausschaltzeit von rund zwei Minuten. Seien Sie also nicht überrascht, wenn er sich nicht gleich wieder einschalten lässt. Das ist Absicht.

Bei größeren Veranstaltungen setzen Sie möglicherweise ein Funkmikrofon mit Headset ein. Das sollten Sie vorher ohne Publikum mal geübt haben. Lassen Sie sich von einer zweiten Person hinten im Raum bestätigen, ob Sie gut zu verstehen sind. Testen Sie auch, ob es Bereiche vor den Lautsprechern gibt, bei denen Sie ein Rückkopplungspfeifen auslösen.

Nicht zu vergessen ist die Verdunklung. Auch Tageslicht-Projektoren sind besser zu lesen, wenn der Raum ein wenig abgedunkelt ist. Gibt es Vorhänge oder Jalousien und können Sie diese (evtl. über Schalterleisten) auch benutzen?

Medien spielen eine zentrale Rolle für die Visualisierung von Inhalten oder die Aktivierung des Publikums. Doch Medium ist nicht gleich Medium! Was Sie beachten sollten: "Medien für Präsentation und Teamarbeit".

Selbsthaftende Wandfolie ist ziemlich praktisch, wenn man auf die Schnelle ein Whiteboard oder eine Pinnwand braucht, ohne die Wände in Mitleidenschaft zu ziehen: "Selbsthaftende Folien als Besprechungs-Whiteboard".

Räumliche Vorbereitung

Jetzt haben Sie hoffentlich alles im Raum vorbereitet. Wie sieht es drumherum aus? Die Toiletten haben Sie schon gefunden, um die Papiertücher zu holen - sonst sollten Sie jetzt herausfinden, wo die sind.

Wenn es eine Pause gibt und die Teilnehmer in irgendeiner Weise verpflegt werden, sollten Sie Bescheid wissen, wie und wo. Sind Sie in einem Hotel, ist Ihr Ansprechpartner entweder der Veranstalter oder die Rezeption. Manchmal ist in einem Nachbarraum eingedeckt oder es gibt eine Teeküche.

Bei anderen Gelegenheiten sind Sie möglicherweise unfreiwillig für das Kaffee- und Teekochen zuständig, weil es sonst keiner macht. Machen Sie sich dort nicht nur mit der Technik vertraut, sondern bereiten die Getränke möglicherweise vor. Die Pausen sind oft zu kurz, als dass dann noch Wasser in größeren Mengen heiß gemacht werden kann.

Ein paar Teilnehmer werden Sie in der Pause mit zittrigen Händen fragen, wo sie rauchen können. Vielleicht gibt es irgendwo einen Raucherraum, sonst müssen sie wahrscheinlich vor die Tür. Weisen Sie vorsichtshalber auf die Uhrzeit des nächsten Vortrags oder das Ende dieser Pause hin, denn die Raucher kommen fast immer zu spät wieder.

Je nach Thema oder Ort Ihres Vortrags müssen Sie möglicherweise auch noch kurzfristig etwas kopieren. Wenn es auf Papier benötigt wird, haben Sie sich am besten vorher schon informiert, wo ein Kopierer steht und ob Sie einen Schlüssel/Code dafür benötigen.

Wenn Sie digitale Informationen bereitstellen wollen, beispielsweise einen Download von Ihrer Homepage, müssen Sie deren URL zuverlässig im Kopf haben. Besser und für die Teilnehmer sicherer zu merken ist es, dies auf einem A4-Zettel quer groß auszudrucken.

Nehmen Sie im Raum die Position Ihres Publikums ein: Sind Sie oder eine Präsentation von überall aus gut zu sehen und zu hören? Blenden Fenster vom Nachbargebäude oder lärmt die Lüftung des Beamers irgendwo? Stolpern die Teilnehmer im Halbdunkel über das lose verlegte Verlängerungskabel (mit Klebeband sichern!)?

Was Sie immer dabeihaben sollten

Entsprechend der bisherigen Vorbereitung empfiehlt es sich, die folgenden Sachen bei jedem Vortrag dabei zu haben:

  • Permanent-Marker

  • Papier-Abtrockentücher

  • Verlängerungskabel

  • Klebeband

Dazu kommt noch der Laptop (oder USB-Stick/Diskette/CD), falls Sie Ihren Vortrag digital präsentieren. Sicherheitshalber sollten Sie Ihren Vortrag immer doppelt dabeihaben, auf dem Laptop und auf einem USB-Stick. Wenn Ihr Laptop defekt ist, gibt es für das Gerät vielleicht vor Ort Ersatz, aber Sie kämen ohne Stick nicht an Ihre Daten.

Checkliste zum Download

Für Mitglieder von akademie.de steht eine praktische Übersicht zum Download bereit: "Checkliste Vortrag halten" (PDF, 25 kB).

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