Korrekte Gutschriften

Gutschrift als Rechnungs-Dokument und zur Rechnungs-Korrektur

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Stand: 5. Juli 2013 (aktualisiert)

Gutschrift ist nicht gleich Gutschrift: Sie kann eine vorherige Rechnung korrigieren - oder aber diese ganz ersetzen. Wir erläutern, welche Gutschrift-Typen es gibt, welche Formvorschriften eingehalten werden müssen, wie sie im Rahmen der Einnahmen-Überschussrechnung verbucht werden und was es mit der vermeintlichen Steuernummer-Pflicht auf sich hat.

Um Gutschriften ranken sich manche Irrtümer und Missverständnisse. In der Buchhaltung tauchen der Begriff "Gutschrift" mit mindestens drei verschiedenen Bedeutungen auf:

  • Mit der Gutschrift im ersten Sinn korrigiert ein Lieferant oder Dienstleister eine zuvor von ihm selbst ausgestellte Rechnung.

  • Bei einer zweiten Form von Gutschrift tauschen die Geschäftspartner die Rollen: Der Leistungsempfänger (= Kunde) rechnet von sich aus ein Geschäft ab und erspart dem Dienstleister somit das Ausstellen einer Rechnung.

  • Und obendrein werden drittens auch noch Bank-Überweisungen von Kunden als "Gutschriften" bezeichnet.

Schwierigkeiten bereitet in aller Regel die Abgrenzung zwischen den beiden ersten Bedeutungen.

Die lästige Umsatzsteuer

Der "pingelige" Umgang mit Gutschriften ist genau genommen nur dann von Bedeutung, wenn umsatzsteuerpflichtige Unternehmen beteiligt sind: Denn Gutschriften enthalten in aller Regel Umsatzsteuer-Bestandteile - die sich...

  • sowohl auf die Vorsteuer (des Ausstellers) auswirken als auch

  • auf die Umsatzsteuereinnahmen (des Empfängers).

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Korrekte Gutschriften

Empfehle, diesen Beitrag einmal in der Deutschen Telekom / Kundenbuchhaltung zu verteilen, wo man seit Jahrzehnten bar jeglicher Ahnung über korrekte Rechnungslegung ist. Auch die dafür eingesetzten Programmierer-Bastler und "Software-Architekten" könnten daraus viel lernen und damit vielleicht auf das fachliche Niveau eines 16-jährigen Lehrmädchens im ersten Lehrjahr kommen..

danke für die rasche antwort.
was die UStVA angeht ... hab ich verstanden.
was die ausstellung der gutschriften angeht: zunächst mal bin ich einnahmenüberschussrechner (aber soviel ich weiß, macht das in diesem zusammenhang keinen unterschied). ich find´s etwas seltsam, dass in dem artikel so getan wird, als ob man gutschriften einfach als einnahme/ausgabe (und eben nicht als negative einnahme/ausgabe) ausstellen und schlußendlich auch buchen kann.
was meinen steuerberater angeht: ich hab das thema mit 3 verschiedenen steuerberatern besprochen ... und jeder sagt was anders. naja.
natürlich trotzdem ein sehr feiner artikel (ich will hier nicht zu kritisch rüberkommen, es hat mich ganz einfach gewundert).
lg, patrick

Hallo Patrick,
detaillierte Aussagen über die buchhalterische Behandlung der verschiedenen Gutschrift-Arten im Rahmen der doppelten kaufmännischen Buchführung finden sich im Beitrag deshalb nicht, weil er sich an nicht-buchführungspflichtige Freiberufler und Unternehmer richtet. Ihr Steuerberater wird die in Ihrem Fall korrekte Gutschrift-Verbuchung bestimmt kennen, dafür bezahlen Sie ihn schließlich, oder? :-)
Was die UStVA angeht: Nein, Gutschriften müssen nicht generell in Zeile / Kennziffer 69 eingetragen werden. Wenn sich z. B. durch eine Gutschrift, mit der eine Rechnung aus einem vorangegangenen Voranmeldezeitraum korrigiert wird, ein negativer "Steuerpflichtiger Umsatz" ergibt, dürften Sie den sehr wohl in das Voranmelde-Formular (z. B. Zeile / Kennziffer 81 oder 86) eintragen.
Alles Gute und freundliche Grüße
Robert Chromow

guten tag,
ich recherchiere schon seit mehreren tagen zum thema "gutschriften". bisher war ich der meinung (auch nach rücksprache mit meinem steuerberater), dass gutschriften (egal von welcher seite – lieferant oder kunde) jedenfalls mit negativem vorzeichen gebucht werden (also entweder als negative einnahme oder negative ausgabe). in ihrem beitrag wird darauf nur im rahmen eines sonderfalls bezug genommen ... ?
etwas unklar ist mir auch noch, wie die gutschriften bei der ust-voranmeldung zu behandeln sind. theoretisch könnte ich ja (so die gutschriften meine eigentlichen einnahmen/ausgaben überschreiten) auf negative beträge kommen, die ich im ust-formular aber nicht eintragen darf.
deshalb meine zusatzfrage: müssen gutschriften nicht generell in zeile 69 (andere steuerbeträge) eingetragen werden?
mit freundlichen grüßen,
patrick

Hallo Herr Müller,
Ihre Überlegungen klingen plausibel. Wenn Sie als Auftraggeber in größerem Umfang Gutschriften an / für Ihre Dienstleister schreiben, sollten Sie aber am besten einen Steuerberater dazu befragen. Das gilt auch und gerade für Ihre Kleinunternehmer-Frage: Der Kleinunternehmerstatus ist keine EU-weite Regelung. Welche Angaben auf der Rechnung erforderlich sind, hängt also vom Standort Ihres Dienstleisters ab.
Viel Erfolg und freundliche Grüße
Robert Chromow

Da hat jetzt leider ein halber Satz gefehlt. "Welche Pflichtangaben des Gutschriftempfängers" soll es heißen :)

Hallo Herr Chromow,

in unserem Falle stellt sich gerade die Frage, wie es sich mit Gutschriften an Dienstleister im Ausland verhält.

Welche Gutschriftempfängers müssen auf die Gutschrift und was wird dann ausgewiesen?

- DE: UST-ID oder Steuernummer --> Ausweis der UST.
- DE/Kleinunternehmen: UST-ID oder Steuernummer --> keine UST und Hinweis auf §19
- EU: UST-ID --> kein Ausweis der UST. Hinweis auf Übergang der Steuerschuldnerschaft
- Drittland: keine UST-ID (ist ja nicht vorhanden) --> kein Ausweis der UST.

Ist das so korrekt? Und wie geht man damit um, wenn der Dienstleister aus der EU ein Kleinunternehmer ist?

Vielen lieben Dank und beste Grüße,
Timo Müller

Hallo sfrey2,
eine explizite Gutschrift ist nicht erforderlich. Die formalen Beleganforderungen sind im Beitrag oben unter der Überschrift "Einvernehmliche Korrektur" zusammengefasst. Wenn Ihr Steuerbüro die Korrekturbuchungen auf Grundlage der Rückläufer bucht, sind Sie aus meiner Sicht auf der sicheren Seite: Ihr Steuerberater würde Sie ansonsten darauf hinweisen, dass Sie zusätzliche Dokumente erstellen müssen - dafür ist er unter anderem ja da. :-)
Alles Gute und freundliche Grüße
Robert Chromow

Hallo Herr Chromow,

ich bin kaufmännische Assistentin in einem Ingenieurbüro und habe immer wieder mit Kürzungen der Rechnungen zu tun. Wir erhalten i. d. R. Rechnungsrückläufe, d. h. unsere Rechnung mit Kürzungsanmerkungen des Auftraggebers zurück. Genügt dies oder müssen wir, wenn wir mit der Kürzung einverstanden sind, unsere Originalrechnung korrigieren und erneut an den Auftraggeber senden? Oder können wir eine Gutschrift ausstellen und wie sollte diese aussehen? Unser Steuerbüro bucht die Ust-Steuer zurück, wenn uns der Rückläufer vorliegt. Ist das korrekt?

Gruß sfrey2

Hallo ssekkat,
bitte entschuldigen Sie meine urlaubsbedingt verspätete Reaktion: Vielen Dank für Ihre freundliche Rückmeldung und den Hinweis auf die aus Ihrer Sicht fehlenden Begriffe "Storno" bzw. "Stornierung". Sie haben völlig Recht: Es würde nicht schaden, wenn die Buchhaltungs-Fachbegriffe in diesem Beitrag auftauchen - und sei es nur, um deutlich zu machen, dass Gutschrift und Storno keine Synonyme sind: Während eine Gutschrift ein externer Abrechnungsbeleg ist, handelt es sich beim "Storno" um eine interne Korrekturbuchung im Rahmen der kaufmännischen doppelten Buchführung. Beim nächsten Update werden wir einen entsprechenden Hinweis in den Beitrag einbauen.
Noch einmal vielen Dank für Ihre Unterstützung und herzliche Grüße
Robert Chromow

Dieser Artikel ist sehr gut, enthält allerdings nicht die Worte "storno" oder "stornierung". Habe deshalb lange danach gesucht, denn ich wußte nicht dass der richtige Terminus "Gutschrift" lautet

Hallo Massi,
bei den Rechnungs- (=Gutschrifts-)Pflichtangaben handelt es sich um Bestimmungen des Umsatzsteuerrechts. Die USt. darf in einer Gutschrift nur ausgewiesen werden, wenn der Empfänger (= Leistende) umsatzsteuerpflichtig ist. In dem Fall muss dann aber auch eine Steuernummer angegeben werden.

Vielleicht hilft das ja schon fürs Erste!?

Freundliche Grüße
Robert Chromow
--
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Gute Anleitung aber ist es richtig dass eine Gutschrift (wie REchnung aber halt verkehrt herum der Zahlende stellt aus) nur dann eine Rechnungsnummer des Gelderhalters enthalten muss wenn dieser umsatzsteuerpflichtig ist oder muss das auch draufstehen bei einem nichtumsatzsteuer pflichtig optierten Geshäftspartner?

Ich danke Ihnen

Massi

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