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Forderungseinzug durch Profis: Inkasso-Unternehmen oder Anwaltsinkasso?

Welche Überlegungen Sie vor der Beauftragung eines Inkassounternehmens anstellen sollten

Als Unternehmer mit einem kleinen Betrieb oder Selbstständiger werden Sie sich fragen, ob die Beauftragung eines Inkassounternehmens für Sie überhaupt eine sinnvolle Alternative darstellt. Wer nur hin und wieder einmal einen Kunden hat, der seinen Zahlungsverpflichtungen nicht nachkommt, der will sich nicht dauerhaft an einen Inkassoprofi binden.

Ob sich die Beauftragung eines Inkassounternehmens für Sie lohnt und welches Unternehmen für die Beitreibung Ihrer Forderungen geeignet ist, hängt von einer Reihe von Faktoren ab. Zunächst sollten Sie sich Ihren Forderungsbestand, den Sie zum Inkasso abgeben wollen, näher ansehen. Hiervon hängt nämlich nicht nur die Auswahl des geeigneten Dienstleisters ab, sondern der Forderungsbestand entscheidet letztendlich über die Vertrags- und die Preisgestaltung mit dem Dienstleister.

Checklisten

Für Mitglieder von akademie.de stehen zusätzlich zum Ratgeber 4 Checklisten zum Download und Ausdrucken bereit: Checklisten für Ihr Inkasso (PDF, 80 kB).

Wie viele Forderungen will ich durchschnittlich im Jahr zum Forderungseinzug abgeben?

Wer über einen guten Kundenstamm verfügt und sein Mahnwesen straff organisiert hat, der wird als Selbstständiger oder kleiner Unternehmer in der Regel nur eine Handvoll Fälle pro Jahr haben, in denen der Forderungseinzug durch einen Inkassoprofi notwendig ist. Dann macht es keinen Sinn, eine jährliche Bindung mit dem Inkassounternehmen einzugehen.

Meist gibt es darüber hinaus noch einen Altbestand an Forderungen, dessen Forderungen einen recht unterschiedlichen Bearbeitungsstand aufweisen. Dann stellt sich Frage, ob auch diese Forderungen zum Inkasso geeignet sind.

Anders sieht es hingegen aus, wenn Sie beispielsweise einen Online-Shop betreiben und hieraus regelmäßig Forderungen aus Kaufverträgen in durchschnittlicher Höhe entstehen. In diesem Fall sind ganz andere Anforderungen an den Inkassodienstleister zu stellen. Mehr zu den unterschiedlichen Vertragsgestaltungen finden Sie im Abschnitt "In welchem rechtlichen Rahmen erfolgt die Beauftragung".

Welche Maßnahmen Sie als Unternehmer mit einem kleinen Betrieb oder als Selbstständiger einleiten können, damit es erst gar nicht zu umfangreichen Zahlungsverzögerungen oder gar -ausfällen kommt, können Sie im Beitrag "Forderungsmanagement für Selbstständige und Kleinstunternehmen leicht gemacht" nachlesen.

Wie hoch sind meine Forderungen im Durchschnitt?

Die Forderungshöhe ist sowohl von der Branche, in der Sie tätig sind, als auch von der Tätigkeit an sich, die Sie erbringen, abhängig.

Wer als selbstständiger Architekt tätig ist, kann Forderungen gegen Bauträger in erheblicher Höhe aus dem Entwurf und der Baubetreuung eines Hochhauses gegen einen Bauträger haben. Wer hingegen Einfamilienhäuser plant, kann es sowohl mit einem Bauträger als auch einer Privatperson als Bauherr zu tun haben. Diese Forderungen unterscheiden sich sowohl dem Grunde als auch der Höhe nach von denjenigen, die beispielsweise durch einen Online-Handel mit Bekleidung entstehen.

Während es früher schon allein aus technischen Gründen unrentabel war, Kleinstforderungen in das Inkasso zu übernehmen, können Sie heute im Prinzip Forderungen in jeder beliebigen Höhe zum Forderungseinzug übergeben.

Sofern der Inkassodienstleister keine Untergrenze für die beizutreibenden Forderungen angibt, sollten Sie unbedingt für sich eine "Schmerzgrenze" bestimmen. Welche Probleme beim Einzug kleiner Forderungen nämlich entstehen können, erfahren Sie im Abschnitt "Was kostet die Inkassotätigkeit".

Umgekehrt können Sie grundsätzlich selbst sehr hohe Forderungen zum Inkasso abgeben. Dabei sollten Sie freilich bedenken, dass eine unbezahlte Rechnung über 50.000 Euro nicht nur eine ganz andere Inkassosachbearbeitung erfordert, sondern auch rechtfertigt, als eine 100-Euro-Forderung.

Deshalb sollten Sie bei der Auswahl Ihres Dienstleisters darauf achten, wo dessen Bearbeitungsschwerpunkt liegt. Das hängt vor allen Dingen wiederum damit zusammen, aus welchen Branchen das Inkassounternehmen die Forderungen zum Einzug übernimmt. Ein auf die massenhafte Beitreibung von Forderungen aus dem Internethandel spezialisiertes Inkassounternehmen wird deshalb nicht unbedingt der geeignete Partner für die Beitreibung einer hohen Einzelforderung sein.

In welchem Bearbeitungsstadium befinden sich meine Forderungen?

Darüber hinaus werden sich Ihre Forderungen in ganz unterschiedlichen Bearbeitungsstadien befinden.

  • Einige Kunden haben Sie bereits selbst ein- oder mehrmals angemahnt und zur Zahlung des noch offenen Betrages aufgefordert.

  • Wahrscheinlich finden sich in Ihrer Buchhaltung darüber hinaus noch ältere Forderungen, die mehr oder weniger regelmäßig bearbeitet worden sind.

  • Vielleicht liegt im einen oder anderen Fall bereits ein Mahn- und Vollstreckungsbescheid gegen den säumigen Kunden vor.

  • Oder Sie haben vor längerer Zeit sogar einen Rechtsanwalt mit der Beitreibung der Forderung beauftragt und dieser hat ergebnislos die Zwangsvollstreckung in das Vermögen des Schuldners betrieben.

All diese Forderungen sind grundsätzlich für die weitere Bearbeitung durch ein Inkassounternehmen geeignet, wenn auch der Inkassobearbeitung gewisse rechtliche Grenzen gesetzt sind. Doch dazu später mehr.

Weshalb Sie sich einen Branchenspezialisten suchen sollten

Forderung ist Forderung, mögen Sie denken, da spielt es doch gar keine Rolle, ob ich Schuhe verkaufe oder als Bank Kredite vergebe. Aus Erfahrung kann ich Ihnen nur sagen, dass dies durchaus eine Rolle spielt, weil jede Branche ein typisches Schuldnerverhalten aufweist.

Selbst innerhalb eines Geschäftszweiges gibt es Unterschiede, die man auf den ersten Blick nicht vermuten würde. So ist eine Bankforderung einer Großbank nicht unbedingt mit der einer Teilzahlungsbank vergleichbar. Fehlt es dem Inkassosachbearbeiter an dem notwendigen Insiderwissen aus diesem Geschäftszweig, wird er nie den Inkassoerfolg erzielen können, der eigentlich möglich wäre. Ein kleines Beispiel mag zeigen, weshalb Branchenkenntnisse von unschlagbarem Wert sein können.

Insiderwissen ausdrücklich erwünscht

Im Laufe meiner Inkassotätigkeit hatten wir zahlreiche Forderungen aus der Finanzierung von landwirtschaftlichen Maschinen abzuwickeln.

Bei den Schuldnern handelte es sich ausnahmenlos um Landwirte, die sich mit der sprichwörtlichen Bauernschläue immer wieder vor dem Bezahlen drücken wollten. Wer nicht gerade ein Kind vom Lande ist, der hatte es als Sachbearbeiter in diesem Fall schwer. Denn wer kennt schon die aktuellen Preise für Schweine oder Rinder, weiß, dass Milchgeld pfändbar ist und wie es in diesem Jahr um den Ertrag von Weizen oder Mais steht.

Wem das "Insiderwissen" fehlt, der kann als Inkassosachbearbeiter nicht zum richtigen Zeitpunkt die entscheidenden Maßnahmen einleiten. In diesem Beispiel war es unter anderem für den Sachbearbeiter wichtig zu erkennen, dass Milchgeld - also das Geld, das die Bauern von der Genossenschaft für die Ablieferung ihrer täglichen Milchmenge erhalten - zum einen pfändbar ist und zum anderen, wann dieser Betrag jeweils von der Genossenschaft ausgezahlt wird.

Dieses außergewöhnliche Beispiel mag Ihnen die Problematik verdeutlichen: Es ist immer von Vorteil, wenn sich der Inkassosachbearbeiter in einer Branche gut auskennt. Deshalb ist ein Inkassounternehmen, das auf die Beitreibung von Bankenforderungen spezialisiert ist, nicht unbedingt das richtige Unternehmen für Sie, wenn Sie beispielsweise Mietforderungen beitreiben lassen wollen.

Privat- oder Geschäftskunden?

Für die weitere Entscheidungsfindung ist es auch nicht ganz unerheblich, wie Ihr Kundenstamm aussieht. Denn es macht in der Inkassosachbearbeitung einen erheblichen Unterschied, ob es sich bei dem säumigen Schuldner um eine Privatperson oder um ein Unternehmen handelt. Die meisten Inkassounternehmen sind auf die Beitreibung von Forderungen gegen Privatpersonen, also den B2C-Bereich, ausgerichtet.

Inkassounternehmen, die auf bestimmte Branchen spezialisiert sind, können Sie auf der Internetseite des Bundesverbandes Deutscher Inkasso-Unternehmen e.V. in Erfahrung bringen. Gelistet werden dort allerdings nur die dem Verband angehörigen Unternehmen.

Inzwischen haben sich allerdings auch einige Unternehmen am Markt etabliert, die sich auf den Forderungseinzug gegen gewerbliche Schuldner, den sogenannten B2B-Bereich, spezialisiert haben.

Was passiert mit meiner unter Eigentumsvorbehalt gelieferten Ware?

Wenn Sie über ein gut funktionierendes Forderungsmanagement verfügen, dann haben Sie bereits im Vorfeld für den Fall vorgesorgt, dass Ihr Kunde die Forderung nicht fristgerecht begleicht. Sie haben deshalb einen Eigentumsvorbehalt vereinbart.

Wenn es Ihnen bisher noch nicht gelungen sein sollte, Ihren Eigentumsvorbehalt geltend zu machen, denken Sie jetzt unter Umständen darüber nach, einen Experten mit der Rückholung der gelieferten Ware zu beauftragen.

Gleich vorweg: Es gib nur wenige Unternehmen, die diesen Service überhaupt anbieten und zuverlässig erledigen können. Das erfordert nicht nur entsprechendes Know-how, sondern darüber hinaus auch eine ausgeklügelte Logistik. Während es noch relativ unproblematisch ist, ein unter Eigentumsvorbehalt geliefertes Schmuckstück oder ein KFZ sicherzustellen und an den Verkäufer zurückzubringen, kann das bei einer Maschine mit erheblichem Gewicht und Umfang schon recht problematisch werden.

Im zweiten Schritt müssen Sie letztendlich über die Verwertung der unter Eigentumsvorbehalt gelieferten Ware nachdenken. Erkundigen Sie sich daher eingehend bei dem Inkassodienstleister, ob er ggf. nicht nur die Sicherstellung der gelieferten Ware übernimmt und die Rückholung gerade bei Ihren Produkten möglich ist, sondern möglicherweise sogar die Verwertung übernimmt.

Das Ganze lohnt sich natürlich nur dann, wenn die gebrauchte Ware einerseits einen gewissen Wiederverkaufswert hat und zum anderen ein Käufermarkt hierfür existiert. Schließlich sollten Sie auch die Kosten nicht außer Acht lassen, die letztendlich für die Rückholung und Verwertung entstehen. Diese sind unter Umständen nicht unbeträchtlich und sind nicht in den Inkassokosten bzw. der Provision enthalten.

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Über die Autorin:

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Dr. Ellen Ulbricht ist Juristin und Unternehmensberaterin, sie liefert unter Mahnen leicht gemacht Hilfen für das Forderungsmanagement. Dr. Ulbricht war 15 Jahre lang in leitender Position im Inkasso ...

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