Das Wichtigste vorweg: Seien Sie beim Eintreiben des Geldes genau so aktiv wie bei der Akquise eines Geschäfts. Belassen Sie es nicht nur beim schriftlichen Kontakt.

Sehen Sie das Telefoninkasso als sinnvolle Ergänzung zu den von Ihnen schon jetzt durchgeführten Maßnahmen. Es ist ein Hilfsmittel, mit dem Sie schneller zum Erfolg kommen.

Entscheidend ist sicherlich auch, wie sich Ihre Kunden zusammensetzen:

• geschäftlich - privat

• Erstkunde - Bestandskunde

• Privatwirtschaft - Öffentliche Institutionen

• Inlandskunde - Auslandskunde

Im Gegensatz zur allgemein immer noch verbreiteten Verfahrensweise (Rechnung, 1. Mahnung, 2. Mahnung, 3. Mahnung, Rechtsanwalt, Inkasso) hat sich in der Praxis folgende Vorgehensweise bewährt:

1. Aussendung der Rechnung

2. nach 14 Tagen erster Anruf

3. nach 31 Tagen zweiter Anruf

Das Telefonat nach den ersten vierzehn Tagen (in der Regel ist dies der Ablauf der Zeitspanne, in dem Sie Skonto gewähren) dient einfach der Kontrolle - hat der Kunde die Rechnung erhalten? Ist er zufrieden? Hat er Grund zur Beschwerde usw. Die hier gewonnenen Informationen sind für Sie sehr wichtig und sollten entsprechend schriftlich festgehalten werden. Entsprechende CRM-Programme eignen sich hier sehr gut.

Sollte dann bis zum 30. Tag keine Zahlung erfolgt sein, erfolgt der zweite Anruf.

Wenn Sie jetzt den säumigen Zahler anrufen, werden Sie merken, dass vielfach gute Gründe vorhanden sind, die Ihre Kunden von der Zahlung abhalten. Beim Lösen dieser Probleme werden Sie wiederum merken, dass Ihre Kunden oft zur Zahlung oder zu Teilzahlungen bereit sind. Es ist ein Signal dafür, hier stimmt etwas nicht bzw. ich muss hier und jetzt etwas unternehmen. Unabhängig davon werden auch Sie die Erfahrung machen, dass neue Geschäfte angebahnt und abgeschlossen werden können.

Sie treten als Übermittler eines Lösungsvorschlages auf. Dies ist Ihre eigentliche Aufgabe!

Stellen Sie sich folgende Situation vor: Ein Kunde schuldet Ihnen 15.000 Euro, hat aber nur 10.000 Euro zur Verfügung. Was wird er tun? Er wird sich rational und gefühlsmäßig überlegen, welche Rechnungen er bezahlen soll und welche nicht. Ob Ihre Rechnung dabei ist oder nicht, hängt davon ab, wie hoch er die Priorität setzt, diese zu bezahlen.

Diese Priorität kann deutlich erhöht werden, wenn Sie Ihren Kunden anrufen.

Von einigen Kunden, bei denen Sie ohne vorhergehenden Telefonanruf gerichtlich vorgehen, erhalten Sie trotzdem kein Geld. Und viele Kunden, die dann noch bezahlen, kaufen nie mehr etwas bei Ihnen und reden schlecht über Ihre Firma. Mit einem Telefonanruf im richtigen Moment können solche Folgen oftmals vermieden werden.

Ihre "anonyme" Rechnung beim Kunden wird plötzlich mit Ihrer Person und Ihrer Stimme verknüpft. Sie wird persönlich. Und was ist wiederum bei einer Kommunikation ein entscheidender Teil? - das persönliche Verhältnis.

Um ein Gefühl dafür zu bekommen, in welcher Situation sich Ihr Kunde befindet, versetzen Sie sich einfach einmal in Ihn hinein.

• In welcher Situation können er/sie sich befinden?

• Welche Erwartungen haben er/sie?

• Wie ist Ihr Verhältnis zueinander?