Wichtig ist, dass im Pflegevertrag genau beschrieben ist, zu welchen Leistungen sich der IT-Anbieter verpflichtet. Es genügt nicht, auf eine generelle Pflege der Software zu verweisen, sondern die einzelnen Tätigkeiten sind detailliert zu nennen.

Typische Regelungsinhalte sind:

• Beseitigung von Mängeln,

• Telefonische Unterstützung/Hotline,

• Lieferung von Updates,

• Lieferung von Upgrades,

• Wartung per Datenfernübertragung,

• Schulung von Mitarbeitern.

Die Verpflichtung zur Beseitigung von Mängeln beinhaltet die Erhaltung der Betriebsbereitschaft der Software und Aktualisierung der Programmdokumentation. Diese Aufgaben gehören in jeden Pflegevertrag. Im Vertrag kann auch festgelegt werden, innerhalb welcher Fristen Gesetzesänderungen einzupflegen sind.

Bei jedem Erwerb von Software ist der IT-Anbieter verpflichtet, innerhalb der Gewährleistungsfrist alle auftretenden Fehler und Mängel zu beseitigen. Die Gewährleistungsfrist kann den gesetzlichen Zeitraum von 24 Monaten oder einen längeren Zeitraum umfassen. In der Praxis wird häufig auch für die Zeit der Gewährleistung die volle Pflegegebühr verlangt. Nach richtiger Auffassung verstößt dies gegen die AGB-rechtlichen Bestimmungen des BGB. Als Kunde sollte darauf geachtet werden, dass während der Gewährleistungsfrist keine oder nur eine verminderte Pflegegebühr gezahlt wird.

In jedem Pflegevertrag ist festzulegen, für welchen Zeitraum der Vertrag abgeschlossen wird. Ein Zeitraum von mehr als 2 Jahren kann wegen des Verstoßes gegen die AGB-rechtlichen Bestimmungen des BGB unwirksam sein. Auch die automatischen Vertragsverlängerungsklauseln können rechtsunwirksam sein, wenn sie einen Zeitraum von mehr als einem Jahr betreffen.