Den rechtlichen Rahmen solcher individuellen Lösungen stellt der IT-Systemvertrag dar. Dieser regelt eine Vielzahl unterschiedlichster Leistungen wie Lieferung von Hardware, Verschaffung von Nutzungslizenzen an Standardsoftware, Erstellung von Individualsoftware, Installation, Schulung, Pflege, Wartung, Beratung und anderes.

Auftraggeber in IT-Projekten lassen sich oft auf die Beschaffung eines komplexen IT-Systems mit sehr fragwürdigen Planvorgaben ein. Im Laufe des Projektes werden dann Änderungsverlangen des Auftraggebers notwendig, die so genannten Change Requests. Nach nur wenigen Monaten Projektverlauf entfernt sich ein solches Projekt dann von den vagen ursprünglichen Vorgaben. Eine Abnahme, nämlich die Erklärung, dass der Endzustand des Systems dem geplanten entspricht, wird immer unmöglicher. Der Auftragnehmer wird möglicherweise bei jeder "Änderung" darauf bestehen, dass diese gesondert gezahlt werden müsse, da sie nicht im Auftragsumfang enthalten sei. Der Auftraggeber kommt dann oft mit jedem Tag des Projektes weiter an die Grenze des finanziell und technisch Machbaren. Am Ende steht das Scheitern des Projektes.

Wie kann man das beschriebene Problem minimieren? Der Projektvertrag soll alle projektrelevanten Rechtsfragen antizipieren und für den Auftraggeber wirtschaftlich sinnvolle und für den Auftragnehmer vertretbare Lösungen konzipieren. Dies führt zur Vermeidung von Risiken und zur Deeskalation in Konfliktsituationen.

Der Vertrag muss dafür sorgen, dass der Auftragnehmer auf der Grundlage eines realisierbaren Leistungsverzeichnisses arbeitet und das Projektmanagement professionell organisiert ist. Weiter hat der Vertrag für ein professionelles Change Request Management zu sorgen und vernünftige Haftungs-, Gewährleistungs- und Verzugsklauseln aufzunehmen. Die Abnahmeregelung ist so zu gestalten, dass der Auftraggeber erst bei Lieferung des "schlüsselfertigen" IT-Systems die Abnahme erklärt und der Vertrag erst mit dieser Abnahmeerklärung erfüllt wird.

Der IT-Systemvertrag wird rechtlich einem Vertragstyp zugeordnet, obwohl er sich als Rahmen über unterschiedliche Leistungen spannt. Jede dieser Leistungskomponenten könnte für sich gesehen unterschiedlichen juristischen Vertragstypen unterliegen. Die Lieferung von Hard- und Standardsoftware bzw. Nutzungslizenzen für derartige Software wird regelmäßig einen reinen kaufvertraglichen Leistungsteil darstellen, da insoweit Übergabe und Eigentumsverschaffung im Vordergrund stehen. Individualprogrammierung, Customizing, Aufbau und Installation des Gesamtsystems können je nach juristischer Interpretation entweder dem Werklieferungsrecht und damit Kaufrecht oder dem Werkvertragsrecht unterliegen. Beratung und insbesondere Schulungen wiederum haben mit Einschränkung dienstvertraglichen Charakter, da hier keine Erfolgsabhängigkeit besteht. Es wird nur eine schlichte Tätigkeit des Auftragsnehmers verlangt. Wartung bzw. Pflegeleistung setzen sich wiederum aus einer Vielzahl juristisch unterschiedlich einzuordnender Pflichten zusammen.

Aus Sicht des Auftragnehmers wäre es sicher günstig, mehrere voneinander nicht abhängige unterschiedliche Verträge mit dem Auftraggeber abzuschließen. Zunächst könnte dem Kunden die Lieferung der Hardware und in einem zweiten Softwarelizenzvertrag die Überlassung der Standardsoftware angeboten werden. Dann würde in einem Dienstvertrag die Schulung und Beratung und in einem Pflegevertrag die Pflege der Software vereinbart werden. In einem Werklieferungsvertrag wäre ggf. die Anpassung der Standardsoftware an die individuellen Bedürfnisse des Auftraggebers zu vereinbaren. Die Vergütung würde in einem solchen Modell nach Erbringung jedes Leistungsteils fällig. Wäre ein Teil der Leistungen mangelhaft, könnten nur Ansprüche bezüglich dieses Leistungsteils erhoben werden. Alle übrigen Verträge wären nicht betroffen.