Als Auftraggeber möchte man vermeiden, dass neben den vielfältigen Anforderungen des Projektes Diskussionen und Verhandlungen mit verschiedenen Auftragnehmern Kräfte und Arbeitszeit binden. Die Neigung, Planung und Realisierung einem Auftraggeber zu überlassen, ist daher groß. Dabei sollte vermieden werden, dass Planungs- und Realisierungsphase nahtlos und ohne Unterbrechung ineinander übergehen. Ein solcher nahtloser Übergang ist vielleicht bei Entwicklungs- und Forschungsprojekten angezeigt, bei IT-Projekten, die in die Betriebsabläufe eingreifen und diese zumeist erheblich verändern, ist dies der falsche Weg.

Planungsziel

Ziel und Abschluss der Planungsphase ist die Erstellung einer Leistungsbeschreibung, die detailliert die Anforderungen des Auftraggebers beschreibt und festhält. Pflichtenheft oder Lastenheft sind andere Begriffe für dieses Dokument. Unabhängig von der Begrifflichkeit ist wichtig, dass Anforderungen und Eigenschaften des Zielsystems festgelegt werden. Die Leistungsbeschreibung ist Maßstab der nachfolgenden Arbeiten des Auftragnehmers und wichtiger Bestandteil des Vertrages, der Grundlage der Realisierungsphase ist. Diese deutliche Trennung zwischen Planungs- und Realisierungsphase ist ein bewusstes Innehalten im Laufe des Projektes und ermöglicht allen Projektbeteiligten, die bisherigen Arbeitsergebnisse mit einer Draufsicht noch einmal kritisch zu überprüfen.

Die Komplexität der IT-Projekte und damit auch die Anforderungen an die Planungstiefe sind sehr unterschiedlich. Die nachfolgend vorgestellten Planungsschritte sind ein Vorschlag für eine Planungsphase und bieten eine Orientierung (vgl. auch ausführlich das Kapitel 5 dieses Handbuches, das sich mit den Planungsinstrumenten im IT-Projektmanagement befasst).

Folgende Planungsschritte empfehlen sich in der Praxis:

1. Projektvorlauf

2. Projektinitialisierung

3. Ist-Analyse und Anwenderforderungen

4. Erstellung eines Grobkonzeptes

5. Erstellung einer Leistungsbeschreibung