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Grundkurs Jahresabschluss

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Stand: 26. Juni 2009

Pflicht zu Buchführung und Bilanzierung

Auf eine ordnungsgemäße Buchführung sollte kein Unternehmer verzichten. Andernfalls würde er nämlich schnell den Überblick über die Vermögens- und Ertragslage sowie die Liquidität des Unternehmens verlieren.

Buchführungspflicht

Die Buchführungspflicht ist im Handelsgesetzbuch geregelt. Demnach ist jeder Kaufmann verpflichtet, Bücher zu führen:

(1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. Die Buchführung muß so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. (§ 238 HGB)

Für Einzelkaufleute brachte das Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz (BilMoG) Ende Mai 2009 eine Befreiung von der Buchführungs- und Bilanzierungspflicht (§ 241a HGB n.F, § 242 Abs. 4 HGB n.F). Die Befreiung von der Buchführungspflicht ist allerdings an folgende Grenzwerte geknüpft, die in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht überschritten werden dürfen:

  • Die Umsatzerlöse dürfen nicht mehr als 500.000 Euro betragen.

  • Der Jahresüberschuss darf nicht höher als 50.000 Euro sein.

Konsequenterweise entfällt damit auch die Bilanzierungspflicht, § 242 Abs. 4 HGB n.F. Die Abgabenordnung ist im Vorfeld bereits entsprechend angepasst worden (§ 141 AO.

Auch Unternehmensgründer profitieren von dieser Neuregelung. Die gesetzliche Regelung ist allerdings etwas mißverständlich formuliert. Die Befreiung soll bereits möglich sein, wenn einer der beiden Grenzwerte am ersten Abschlussstichtag voraussichtlich nicht überschritten wird. Wie die Regelung zu handhaben ist, wenn die Neugründung unterjährig erfolgt, lässt der Gesetzgeber allerdings offen.

Sie haben die Wahl!

Die Befreiung ist als Wahlrecht ausgestaltet. Überlegen Sie gut, ob die Inanspruchnahme dieses Wahlrechts für Sie vorteilhaft ist. Wer größere Umsätze plant oder umfangreichere Verkäufe auf Ziel tätigt, braucht in der Regel Debitoren- und Kreditorenkonten. Die Bilanzierung stellt dann keinen großen zusätzlichen Aufwand mehr.

Personenhandelsgesellschaften können übrigens von diesem Wahlrecht keinen Gebrauch machen.

Wenn Sie hingegen keine Bücher führen müssen, reicht in der Regel eine einfache Buchführung aus. Die einfache Buchführung eignet sich in der Regel sowohl für Selbstständige als auch kleine Betriebe, in denen die Anzahl der Geschäftsvorfälle überschaubar ist. Einfach ist auch die Auswertung. Sie erfolgt durch die sogenannte Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Hierzu werden am Ende eines Monats oder des Geschäftsjahres die betrieblichen Einnahmen den Ausgaben gegenübergestellt - es ergibt sich entweder ein Gewinn oder ein Verlust.

Alle wichtigen Infos für die vereinfachte Buchführung finden Sie in den Leitfäden "Praxis der Einnahme-Überschussrechnung" und "Kennzahlen-Überwachung für Kleinbetriebe".

Pflicht zur Erstellung eines Jahresabschlusses

Die Pflicht zur Erstellung eines Jahresabschlusses ist im Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt:

(1) Der Kaufmann hat zu Beginn seines Handelsgewerbes und für den Schluss eines jeden Geschäftsjahrs einen das Verhältnis seines Vermögens und seiner Schulden darstellenden Abschluss (Eröffnungsbilanz, Bilanz) aufzustellen (§ 242 Abs. 1 HGB).

Die "Kaufmannseigenschaft": Wer ist Kaufmann im Sinne des Handelsrechts?

Kaufmann ist zum einen jeder, der ein Handelsgewerbe betreibt, § 1 Abs. 1 HGB. Das Unternehmen ist im Handelsregister eingetragen, der Unternehmer bzw. die Unternehmerin wird aufgrund der gesetzlichen Vorschriften zum Kaufmann oder zur Kauffrau. Die Folgerung "Gewerbeeintrag -> Kaufmannseigenschaft" gilt freilich nur bedingt, denn in § 1 Abs. 2 HGB macht der Gesetzgeber gleich wieder eine Einschränkung. Als Handelsgewerbe gilt nur derjenige Gewerbebetrieb, der einen "in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb" erforderlich macht.

Dadurch sind die sogenannten Kleingewerbetreibenden von der Kaufmannseigenschaft ausgeschlossen. Allerdings kann jeder Gewerbetreibende durch eine freiwillige Eintragung im Handelsregister die Kaufmannseigenschaft erwerben (§ 2 HGB). Wer zwar ein Handelsgewerbe betreibt, aber nicht im Handelsregister eingetragen ist, der muss die Vermutung, dass er kein Kaufmann ist, erst einmal widerlegen. Wann das Unternehmen keinen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert, lässt sich freilich nur im Einzelfall bestimmen. Aber es gibt durchaus ein paar Kriterien, die zumindest eine Orientierungshilfe bieten. Dazu gehören

  • die Anzahl und die Funktion der Beschäftigten

  • der Ertrag und der Umsatz des Unternehmens

  • das Betriebskapital

  • das Leistungsangebot

  • die Größe des Unternehmens

  • die Geschäftsbeziehungen

  • oder beispielsweise die Übernahme von Gewährleistungspflichten.

Mehr zur Kaufmannseigenschaft, der Möglichkeit einer bzw. Pflicht zur Eintragung ins Handelsregister sowie deren Folgen finden Sie im Beitrag "Elektronisches Handelsregister".

Ausnahme: Freie Berufe

Die Kaufmannseigenschaft hängt also eng mit dem Betrieb eines "Gewerbes" zusammen. Nicht jede Tätigkeit, die auf Dauer angelegt ist und mit der in erlaubter Weise Gewinn erzielt werden soll, stellt ein Gewerbe dar. Eine Gruppe ist nämlich davon ausgenommen: die freien Berufe einschließlich künstlerischer und wissenschaftlicher Tätigkeiten (§ 6 Abs. 1 GewO).

Freiberufler sind also keine Kaufleute. Da sie kein Gewerbe betreiben, gelten sie nicht als Kaufmann im Sinne des HGB. Damit entfallen die Buchführungs- und Bilanzpflichten, die Eintragung ins Handelsregister und die verschärften Rechtsanforderungen an Kaufleute.

Die Gruppe der freiberuflich Tätigen genießt auch unter steuerrechtlichen Gesichtspunkten Vorteile. Zum einen bezahlen sie keine Gewerbesteuer. Zum anderen reicht es dem Finanzamt bei ihnen i.d.R., wenn Sie statt einer Bilanz eine Einnahme-Überschuss-Rechnung erstellen. Allerdings hat der Gesetzgeber in § 18 EStG einen strengen Katalog aufgestellt, wer in den Genuss dieser Erleichterungen kommt.

Freiberuflich tätig ist, wer selbstständig eine

  • wissenschaftliche,

  • künstlerische,

  • unterrichtende oder

  • erzieherische Tätigkeit ausübt.

Hierzu zählt auch die selbstständige Tätigkeit als

  • Arzt, Zahnarzt, Tierarzt,

  • Rechtsanwalt, Notar, Patentanwalt,

  • Vermessungsingenieur, Ingenieur, Architekt,

  • Handelschemiker,

  • Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, beratender Volks- oder Betriebswirt, vereidigter Buchprüfer, Steuerbevollmächtigter,

  • Heilpraktiker, Dentist, Krankengymnast,

  • Bildberichterstatter, Dolmetscher, Übersetzer,

  • Lotse und ähnlichen Berufen.

Als freiberufliche Heilhilfsberufe gelten unter anderem Altenpfleger, medizinische Fußpfleger, Logopäden, medizinische Bademeister, medizinisch-technische Assistenten, Rettungsassistenten (Bundesfinanzministerium, Schreiben IV B 2 - S 2246 - 3/04).

Kaufmannseigenschaft bei weiteren Rechtsformen

Die Vorschriften über die Kaufleute finden bei land- und forstwirtschaftlichen Betrieben gemäß § 3 Abs. 1 HGB i. V. m. § 1 HGB keine Anwendung.

Dafür unterliegen Handelsgesellschaften, wie die Offene Handelsgesellschaft (OHG), die Kommanditgesellschaft (KG) oder die stille Gesellschaft den Vorschriften für Kaufleute (§ 6 Abs. 1 HGB). Sie sind entweder durch den Betrieb eines Handelsgewerbes Kaufmann (§ 105 Abs. 1 HGB gilt für die OHG, § 161 Abs. 2 und 105 Abs. 1 HGB für die KG), oder sie erhalten die Kaufmannseigenschaft durch Eintragung in das Handelsregister (§ 105 Abs. 2, § 161 Abs. 2).

Die Europäische Wirtschaftliche Interessenvereinigung (EWIV) hingegen ist Kaufmann im Sinne des § 6 Abs. 1 HGB. Für Kapitalgesellschaften wie die Aktiengesellschaft (AG) oder Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) gibt es hingegen spezialgesetzliche Regelungen, aus denen die Kaufmannseigenschaft folgt, so zum Beispiel § 3 AktG.

Wen die Pflicht zur Erstellung eines Jahresabschlusses nach § 242 HGB trifft, lässt sich in einem Diagramm darstellen:

Bild vergrößernPflicht zur Erstellung eines Jahrsabschlusses

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Über die Autorin:

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Dr. Ellen Ulbricht ist Juristin und Unternehmensberaterin, sie liefert unter Mahnen leicht gemacht Hilfen für das Forderungsmanagement. Dr. Ulbricht war 15 Jahre lang in leitender Position im Inkasso ...

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