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Kostenarten im Unternehmen: So haben Sie Ihre Kostenstruktur im Blick

Auch in kleineren Unternehmen macht ist es sinnvoll, Kostenartenrechnung einzusetzen. Das ist auch gar nicht so schwer.

Kostenartenrechnung klingt sehr nach Zahlenwirtschaft und trockener Buchhaltung. In Wirklichkeit versteckt sich hinter dem Begriff ein relativ einfaches und leicht verständliches Verfahren, um Zahlen zum Sprechen zu bringen. Damit ermitteln Sie leicht die Schwachpunkte und Stärken der Kostenstruktur Ihres Unternehmens.

Kosten

Unsere Ausgangssituation

Der Inhaber der Möbelschreinerei Mustermann OHG beschäftigt sich seit einigen Tagen mit der Kostenlage in seinem Betrieb. Er hat dazu die Einnahmenüberschussrechnung des vergangenen Geschäftsjahres vorliegen. Im Vergleich zum vorletzten Jahr sind die Kosten stark gestiegen, bei etwa gleichen Umsätzen. Der Überschuss ist dementsprechend gesunken.

Herr Mustermann möchte die Ursachen für diese Kostensteigerungen wissen. Dazu muss er die einzelnen Kosten besser beurteilen können.

Der Erfolg eines jeden Unternehmens bemisst sich am Gewinn. Der Gewinn wird aus der Differenz der Umsatzerlöse und der Kosten ermittelt. Und schon sind wir beim Begriff der Kosten.

Definition: Kosten

Kosten sind der in Geldeinheiten bewertete Verbrauch von Produktionsfaktoren, welche zur Erbringung der betrieblichen Leistung notwendig sind.

Für die Erfolgsrechnung sind die Kosten während des Bilanzzeitraumes maßgebend.

Um den Erfolg eines Unternehmens zu bewerten, ist es vorteilhaft, die Kosten in die einzelnen Kostenarten zu untergliedern. Große Unternehmen sind sogar dazu verpflichtet, die Kosten durch einen detaillierten Kontenrahmen darzustellen.

Anders dagegen ist dies bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU), Handwerksbetrieben oder Freiberuflern. Wenn sie keine doppelte Buchführung haben, sondern eine Einnahmenüberschussrechnung erstellen, gibt es wenige verbindliche Vorschriften.

Dennoch sollte es Ziel eines jeden Unternehmens sein, die anfallenden Kosten in Kostenarten zu erfassen. Damit lässt sich der Unternehmenserfolg viel aussagefähiger beurteilen. So erhält man auch eine aussagefähige Basis für die Preiskalkulation.

Die Kostenartenrechnung ermöglicht die Überprüfung der einzelnen Kostenblöcke. Durch einen Zeitvergleich und einen Branchenvergleich können Fehlentwicklungen sofort erkannt werden. Diese Fehlentwicklungen könnten beispielsweise Verschwendung von Rohstoffen, Diebstahl von Material oder zu hohe Personalkosten sein.

Die Kostenartenrechnung ist demnach die Lösung für die Frage, wie die Möbelschreinerei Mustermann OHG die gestiegenen Kosten analysieren kann. Wir zeigen anhand dieses Beispiels, wie sich die Kosten in der Praxis nach Kostenarten aufteilen lassen.

Ausgangssituation

  • Die Möbelschreinerei Mustermann OHG erzielte im vergangenen Geschäftsjahr einen Umsatz von 800.000 Euro. Nach Abzug der angefallenen Kosten verblieb ein Überschuss von 120.000 Euro.

  • Das Unternehmen beschäftigt neben dem Inhaber vier Mitarbeiter.

  • Es verfügt über eine eigene Werkstatt mit Maschinen sowie einen LKW und einen PKW.

  • Eine detaillierte Buchführung wurde bisher nicht erstellt, der Gewinn wurde durch eine Einnahmenüberschussrechnung ermittelt.

Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)

Umsatzerlöse

800.000 Euro

Ausgaben

Materialeinkauf

300.000 Euro

Lohnkosten mit Sozialbeiträgen

Abschreibungen

60.000 Euro

Sonstige Kosten

80.000 Euro

Überschuss

120.000 Euro

Eine – sehr grobe – Untergliederung der Kosten ist in der EÜR bereits enthalten. Sie wurden in vier Kontenarten untergliedert. Diese Untergliederung basiert auf den Belegen für die angefallenen Geldausgaben. Für die wirtschaftliche Beurteilung der Kosten ist sie jedoch wenig geeignet.

Kostenartenrechnung

Die Kostenartenrechnung ist der erste Schritt, um die Kosten aussagefähiger zu machen. Ziel ist die Erfassung und Systematisierung der Gesamtkosten. Voraussetzung für die Kostenartenrechnung ist, dass ein Kontenrahmen mit den einzelnen Kostenkonten vorliegt. Dabei werden die jeweils anfallenden Kosten direkt dem entsprechenden Kostenartenkonto zugeordnet.

Ein gutes Modell für eine aussagefähige Kostenartenrechnung ist ein Schrank mit verschiedenen Fächern, die wiederum in Schubladen unterteilt sind. Jeder Kostenpunkt muss nun im richtigen Fach und in der richtigen Schublade landen.

Der Kostenschrank könnte wie folgt aussehen:

Kostenschrank

Fach

Materialkosten

Personalkosten

Betriebsmittelkosten

Sonstige Kosten

Schublade

Rohstoffkosten

Zeitlohn

Abschr. Gebäude

Bürokosten

Schublade

Betriebsstoffkosten

Akkordlohn

Abschr. Maschinen

Energiekosten

Schublade

Hilfsstoffe

Gehälter

Reparaturkosten

Mieten

Schublade

bezogene Waren

Schublade

bezogene Dienstleistungen

Schublade

Der Kontenrahmenplan

Diese Kostenschubladen kann man nun in einen Kontenrahmenplan umfunktionieren. Dabei sollte man sich sinnvollerweise an einem vorgegebenen Kontenrahmen orientieren. Es gibt unterschiedliche Systeme mit unterschiedlicher Aufgliederungstiefe. Der wichtigste ist der IKR (Industriekontenrahmen).

Der IKR ist sehr detailliert und für große Unternehmen konzipiert. Die Kosten sind in den Kontenklassen 6 und 7 enthalten. Die Kontenklasse 6 enthält betriebliche Aufwendungen wie Materialaufwand, Personalaufwand und sonstige Betriebsaufwendungen. Die Kontenklasse 7 enthält weitere betriebliche Aufwendungen

Zur Illustration die Kontenklassen 6 und 7 des IKR:

Der komplette IKR-Kontenrahmen (Beispiel)Bild vergrößernDer komplette IKR-Kontenrahmen (Beispiel)

Der komplette IKR-Kontenrahmen (Beispiel)Bild vergrößernDer komplette IKR-Kontenrahmen (Beispiel)

So kompliziert muss ein kleinerer Betrieb nicht arbeiten. Jedes Unternehmen ist bei der Festlegung des Kontenrahmenplans frei. Es empfiehlt sich dennoch, das eigene System an einen vorgegebenen und etablierten Kontenrahmen anzulehnen, beispielsweise den IKR. Dies hat für den Steuerberater den Vorteil, dass er schneller eine Systematik erkennt.

Ist der Kontenrahmen einmal festgelegt, sollte man sich grundsätzlich daran halten. Änderungen sind aber möglich.

Kostenrahmen: Materialaufwand

Das erste Fach im Kostenschrank unserer Möbelschreinerei ist der Materialaufwand. Die Kontenklassen in diesem Fach orientieren sich an den Materialaufwendungen einer Möbelschreinerei. Um die Möbel herzustellen, bedarf es folgender Materialien:

  • Holz als Grundstoff für die Möbel

  • Leim, Schrauben und Nägel

  • Scharniere, Deko-Leisten und Griffe

  • Schmirgelpapier und Öle

  • Lacke und Farben

  • Glas

(Natürlich sind in der Realität noch weitere Materialien notwendig, für unsere Zwecke reicht diese Aufzählung jedoch.)

Die Herkunft dieser Materialien ist unterschiedlich – ein Teil davon wird selbst hergestellt, der restliche Teil wird fremdbezogen.

Ordnen wir die einzelnen Materialarten in die Schubladen im Fach Materialaufwand ein:

Materialaufwand

Rohstoffe

Betriebsstoffe

Hilfsstoffe

Bezogene Fremdprodukte

Holzbalken

Schmirgelpapier

Leim

Scharniere

Holzbretter

Öle

Schrauben

Dekoleisten

Glas

Bohrer

Nägel

Griffe

Lacke und Farben

Der Kontenplan der Möbelschreinerei Mustermann könnte nun wie folgt aussehen:

Beispiel Kontenplan: Materialaufwand

Kontenklasse 6 betriebliche Aufwendungen (Anlehnung an IKR)

Materialaufwand

60 Roh-, Betriebs- und Hilfsstoffe

601 Rohstoffe

602 Betriebsstoffe

603 Hilfsstoffe Glas

61 bezogene Fremdprodukte

Kostenrahmen: Personalaufwand

Das zweite Fach im Kostenschrank befasst sich mit den Personalkosten. Bei der Möbelschreinerei sind neben dem Inhaber noch vier weitere Mitarbeiter beschäftigt.

Die Personalkosten dürften folgende Kostenbestandteile enthalten:

  • Geschäftsführergehalt für den Inhaber

  • Lohnkosten für die Mitarbeiter

  • Beiträge Berufsgenossenschaft

  • Arbeitgeberanteil an den Sozialkosten (Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung)

  • Urlaubs-, Krankengeld und sonstige Zusatzleistungen

Die einzelnen Personalkosten werden nun wieder den Schubladen zugeordnet:

Personalaufwand

Löhne

Gehälter

Sozialkosten

Zusatzkosten

Tarif-Lohnkosten

Geschäftsführergehalt

Arbeitgeberanteil KV, RV, AV

Krankengeld

Überstundenlohn

Angestelltengehälter

Berufsgenossenschaft

Urlaubsgeld

Übertarifliche Löhne

Weihnachtsgeld

Beispiel Kontenplan: Personal

Kontenklasse 6

Personalaufwand

620 Lohnkosten

621 Gehälter

622 Arbeitgeberanteil Sozialkosten

623 Zusatzkosten

Betriebsmittelaufwand

Um eine Leistung erbringen zu können, sind weitere Aufwendungen nötig. Diese Leistungen sind die Betriebsmittel. Betriebsmittel fließen nicht unmittelbar in das fertige Produkt ein, sie sind jedoch notwendig, um das Produkt herzustellen.

Betriebsmittel sind:

  • Gebäude

  • Maschinen

  • Werkzeuge

  • Büroausstattung

  • Fuhrpark

Die Kosten, die in den Fertigungsprozess einfließen, ergeben sich aus der Abnutzung und werden durch die Abschreibungen auf diese Betriebsmittel erfasst. Die Abschreibungskosten können aus einer linearen Abschreibung oder einer degressiven Abschreibung ermittelt werden. (Man muss für die Kostenrechnung also keineswegs die Abschreibungssystematik übernehmen, die das Finanzamt für die Steuererklärung verlangt.)

Für die Möbelschreinerei lassen sich die Betriebsmittel wie folgt sortieren:

Betriebsmittel

Gebäude

Maschinen

Werkzeuge

Büro

Fuhrpark

Werkstatt

Bandsäge

Hammer

Büroausstattung

LKW

Bürogebäude

Hobelbank

Akkuschrauber

PKW

Beispiel Kontenplan: Abschreibungen (Betriebsmittel)

Kontenklasse 6

Abschreibungen

630 Abschreibungen auf Gebäude

631 Abschreibungen auf Maschinen

632 Abschreibungen auf Werkzeuge

633 Abschreibungen auf Büroausstattung

34 Abschreibungen auf Fuhrpark

Sonstige Kosten

Unter den sonstigen Kosten versteht man alle zusätzlichen Kosten. Sie fließen nicht direkt in den Produktionsprozess ein, sie unterliegen aber auch keinen Abschreibungen.

Unter sonstige Kosten fallen etwa:

  • Bürokosten

  • Versicherungen

  • Energiekosten

  • Leasingkosten

  • Zinskosten

  • Beiträge für Verbände (IHK, Handwerkskammer usw.)

  • Steuerberaterkosten

  • Werbekosten

  • Bewirtungskosten

Für die Möbelschreinerei könnte sich folgende Einteilung ergeben:

Sonstige Kosten

Energiekosten

Betriebliche Kosten

Werbekosten

Weitere Kosten

Stromkosten

Reparaturkosten

Annoncen

Versicherungen

Benzinkosten

Materialkosten Büro

Messeausstellungen

Zinsen

Heizungskosten

Steuerberatung

Bewirtung

Beispiel Kontenplan: Sonstige Kosten

Kontenklasse 6

Sonstige Kosten

640 Energiekosten

641 betriebliche Kosten

642 Werbekosten

643 weitere Kosten

Kompletter Kontenrahmen

Der gesamte Kontenrahmen für die Kosten der Möbelschreinerei sieht wie folgt aus:

Kontenklasse 6

Materialaufwand

60 Roh-, Hilfs-, Betriebskosten

61 bezogene Fertigteile

601 Rohstoffe

602 Betriebsstoffe

603 Hilfsstoffe

Personalaufwand

620 Löhne

621 Gehälter

622 Arbeitgeberanteil Sozialkosten

623 Zusatzkosten

Betriebsmittelaufwand

63 Abschreibungen

630 Abschreibungen auf Gebäude

631 Abschreibungen auf Maschinen

632 Abschreibungen auf Werkzeuge

633 Abschreibungen auf Büroausstattung

634 Abschreibungen auf

Fuhrpark

Sonstige Kosten

640 Energiekosten

641 betriebliche Kosten

642 Werbekosten

643 weitere Kosten

Der Kontenrahmen für unsere Möbelschreinerei ist damit natürlich nicht abgeschossen. Wenn neue Kontenklassen notwendig werden, können sie einfach eingeführt werden.

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Übertragung der Kosten in den erweiterten Kontenrahmen

Unsere Ausgangsbasis ist die Darstellung der ursprünglichen Einnahmenüberschussrechnung der Möbelschreinerei:

Umsatzerlöse

800.000 Euro

Ausgaben

Materialeinkauf

300.000 Euro

Lohnkosten mit Sozialbeiträgen

240.000 Euro

Abschreibungen

60.000 Euro

Sonstige Kosten

80.000 Euro

Überschuss

120.000 Euro

Daraus generieren wir nun eine neue, erweiterte Einnahmenüberschussrechnung:

Umsatzerlöse

800.000

Materialaufwand

  • Rohstoffkosten 150.000

  • Betriebsstoffkosten 20.000

  • Hilfsstoffkosten 50.000

  • Bezogene Fremdprodukte 80.000

300.000

Personalaufwand

  • Löhne 140.000

  • Gehälter 50.000

  • Arbeitgeberanteil Sozialvers. 40.000

  • Zusatzkosten 10.000

240.000

Betriebsmittelaufwand

  • Abschreibungen auf Gebäude 20.000

  • Abschreibungen auf Maschinen 15.000

  • Abschreibungen auf Werkzeuge 5.000

  • Abschreibungen auf Büroausstattung 5.000

  • Abschreibungen auf Fuhrpark 15.000

60.000

Sonstige Kosten

  • Energiekosten 40.000

  • betriebliche Kosten 20.000

  • Werbekosten 15.000

  • weitere Kosten 5.000

80.000

Überschuss

120.000

So wird ersichtlich, wie sich die einzelnen Kostenblöcke aufteilen. Man sieht: Die Kostenartenrechnung macht die Einnahmenüberschussrechnung viel aussagefähiger.

Wird durch eine anschließende Bilanzanalyse die Gewinnermittlung analysiert, kann man bestimmte Kennzahlen ermitteln. So kann man für jede einzelne Kostenart eine Quote berechnen.

Beispiel: Ermittlung der Rohstoffquote als Kennzahl

Rohstoffquote = Rohstoffkosten/Umsatz x 100 = 150.000/800.000 x 100 = 18,75 %

So kann man für jede einzelne Kostenart eine Quote berechnen.

Vorteile der Kostenartenrechnung

Bessere Übersichtlichkeit der Kostenblöcke

Die Untergliederung der bisher nur sehr grob erfassten Kosten des Unternehmens in den neuen erweiterten Kontenrahmen sorgt für eine detailliertere Darstellung der einzelnen Kostenarten. Das macht es möglich, die Kosten intensiv zu analysieren.

Wie schon eingangs erwähnt, ist gerade für kleinere Unternehmen kein bestimmter Kontenrahmen vorgeschrieben. Schon im eigenen Interesse sollte jedoch ein passender eigener Kontenrahmen erstellt werden, auch wenn das zunächst Mühe macht. Natürlich sollte er ökonomisch sinnvoll sein. Je ausführlicher der Kontenrahmen dann ist, desto genauer kann eine Analyse der Kostenstruktur des eigenen Unternehmens erfolgen.

Anhand der einzelnen Kontenarten lassen sich die jeweiligen Kennzahlen berechnen. Dazu werden die jeweiligen Kontenarten ins Verhältnis zu den Umsatzerlösen gesetzt. Die so ermittelten Kennzahlen machen die Beurteilung der Geschäftsentwicklung und den Vergleich zum Branchendurchschnitt sehr einfach.

Zeitliche Beurteilung und Vergleichsmöglichkeit

Wenn man die jeweiligen Kennzahlen mehrerer Jahre miteinander vergleicht, können zeitliche Veränderungen festgestellt werden. Nehmen wir als Beispiel die Rohstoffquote der Möbelschreinerei Mustermann. Sie weist folgende Jahresquoten auf.

  • Rohstoffquote im letzten Bilanzjahr: 18,75 %

  • Rohstoffquote im Jahr davor: 15,52 %

Die Rohstoffquote hat sich gegenüber dem Jahr davor um 3,23 % erhöht. Diese Abweichung ist ungewöhnlich hoch.

Denkbare Ursachen hierfür:

  • hoher Verschnitt

  • neue Möbel mit höherem Einsatz von Rohstoffen

  • Diebstahl durch Mitarbeiter

Der Inhaber der Möbelschreinerei erhält durch die Kostenarten-Darstellung und die ermittelten Kennzahlen den Hinweis, dass der Aufwand für Rohstoffe drastisch gestiegen ist. Wenn der Verschnitt konstant geblieben ist und keine neuen Möbelsorten eingeführt wurden, könnte Diebstahl durch die Mitarbeiter ein Thema sein.

So können für jede Kostenart Zeitvergleiche durchgeführt werden. Fehlentwicklungen bei den einzelnen Kostenarten sind schnell festzustellen. Dies ist der große Vorteil bei der Analyse der Kosten innerhalb des Unternehmens.

Branchenvergleich

Neben dem Zeitvergleich interessiert ein Vergleich mit Unternehmen der gleichen Branche. Spezialisierte Dienstleistungsunternehmen oder Branchenverbände ermitteln für die einzelnen Kostenarten Durchschnittswerte.

Ein Vergleich der Unternehmensquoten mit den Branchenwerten zeigt den Erfolg des Unternehmens gegenüber Wettbewerbern.

Beispiel:

Die Lohnquote der Möbelschreinerei ist: 140.000/800.000 x 100 = 17,50 %.

Im Branchendurchschnitt beträgt die Lohnquote 12,5 %.

Die Differenz von 5 % zeigt, dass die Lohnkosten des Unternehmens deutlich zu hoch liegen. Entweder zahlte das Unternehmen zu hohe Löhne oder die Mitarbeiterzahl ist bezogen auf den Umsatz zu hoch.

Alle Erfolgskennzahlen machen einen Branchenvergleich möglich. So können im direkten Branchenvergleich eigene Schwachpunkte sofort erkannt werden.

Fazit

Kostenartenrechnung sollten Sie auch dann einführen, wenn Ihr Unternehmen nicht besonders groß ist. Das ist zwar zunächst mit Arbeitsaufwand verbunden, doch der Erfolg wird schnell sichtbar. Der Unternehmenserfolg lässt sich dadurch viel genauer beurteilen. Die Schwachpunkte im Unternehmen sind direkt erkennbar, die positiven Aspekte und Stärken ebenfalls.

In unserem Beispiel sieht der Inhaber der Möbelschreinerei, dass die Kosten für Rohstoffe gegenüber dem vorletzten Jahr stark gestiegen sind und dass seine Lohnkosten weit über dem üblichen Wert der Branche liegen. So kann er sich gezielt auf die Ursachensuche begeben und Gegenmaßnahmen ergreifen.

Mit der Kostenartenrechnung haben wir außerdem die Grundlage für eine weitere Differenzierung der Kosten in variable und fixe Kosten und für die Kostenträgerrechnung hergestellt.

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