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Kostenplanung für Projekte: Tipps, Beispiele und ein Excel-Tool

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Stand: 21. März 2014

Das ABC der Projektkosten

Aufwandsermittlung und Kostenschätzung

Für die Kostenplanung werden nun alle Leistungen, die in dem Projekt anfallen werden, mit den entsprechenden Beträgen festgehalten. In Bereichen, in denen die Kosten im Vorfeld nicht exakt ermittelt werden können, weil beispielsweise die Anzahl der Reisetage noch nicht feststeht, müssen Schätzungen angesetzt werden.

Schätzungen sind immer grob, das ist nicht zu vermeiden. Die Qualität der Schätzung hängt davon ab, wie gut die Daten sind, die zu Hilfe genommen werden; darauf wird in den einzelnen Punkten noch genauer eingegangen. Grundsätzlich gilt für Schätzungen: Für bestimmte Kategorien, wie Sachmittel, externe Leistungen, Schulungen etc. steht normalerweise der Aufwand anhand von Angeboten bzw. Verträgen fest. Liegen nicht für alle Mittel die Preise vor, so kann anhand von Vergleichspreisen (Internet, regionale Anbieter) auch eine Schätzung für die erste Kostenplanung dienen, die dann durch die tatsächlichen Kosten ersetzt werden, sobald sie vorliegen.

Zu 1) Sachmittelaufwand

Als Sachmittelaufwand zählen Dinge, die speziell für das Projekt, meist als Arbeitsmittel, angeschafft werden (Zeichentisch, Literatur, Werkzeuge, spezielle Arbeitskleidung usw. ebenso wie eine neue PC-Ausstattung incl. Software). Auch gemietete oder geleaste Arbeitsmittel, wie Werkhallen oder Fahrzeuge, fallen unter Sachmittel. Die Kosten dafür werden anhand verbindlicher Angebote oder Auftragsbestätigungen angesetzt; auch kann (z. B. anhand handelsüblicher Preise) eine Schätzung verwendet werden.

Zu 2) Aufwand für externe Leistungen

Für externe Leistungen, wie Beratungen, Inbetriebnahmen oder Schulungen, werden häufig Tagessätze zugrunde gelegt und eine bestimmte Anzahl von Personentagen für die Projektleistung angesetzt. Daraus ergibt sich die Projektkostenplanung. Im Projekt werden die Kosten nach der Leistungserbringung nach tatsächlichem Aufwand abgerechnet.

Hinzu kommen häufig Nebenkosten, wie Antrittspauschalen, Reisekosten, Spesen etc. Auch enthalten Personentage meist eine bestimmte Arbeitszeit (z. B. 8 Stunden), die als Standardarbeitszeit für die Projektmitarbeiter vorgesehen ist. Darüber hinausgehende Zeiten, die aufgrund von auftretenden Problemen eventuell geleistet werden müssen, können gesondert mit Aufschlägen in Rechnung gestellt werden.

Auf versteckte Kostenfallen achten

Bei externen Leistungen werden oft Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Spesen berechnet. Achten Sie auf Anfahrtspauschalen oder Reisekosten, die pro km berechnet werden usw. Rechnen Sie die angesetzten Beratertage mit den Zusatzkosten hoch, um den gesamten Aufwand in einer Summe zu überblicken. Manche Anbieter verdienen mit den Nebenkosten relativ gut. Bedenken Sie daher auch die Möglichkeit, als Auftraggeber anfallende Hotelkosten direkt zu begleichen; so können Sie beispielsweise ein Hotel wählen, bei dem Sie einen Firmenrabatt erhalten.

Gelegentlich setzen Lieferanten auch die Personentage für ihre Mitarbeiter nur sehr knapp an und planen keinerlei Spielraum ein, so dass sie ein niedriges Angebot abgeben können. Die Überraschung kommt dann erst bei der tatsächlichen Abrechnung nach Aufwand. Daher sollten Sie sich auch versichern, dass die Erbringung der angebotenen Leistung innerhalb der angebotenen Personentage auch realistisch ist.

Zu 3) Aufwand für interne Leistungen

Für die Leistungen der eigenen Mitarbeiter berechnen Sie die Kosten, indem Sie die geplanten Projektstunden mit den entsprechenden Kostensätzen multiplizieren. Dazu benötigen Sie jedoch einen internen Kostensatz (Stundensatz), den Sie für Ihre Projektmitarbeiter zugrunde legen können.

Dabei lohnt es sich nicht, für jeden Mitarbeiter einen eigenen Stundensatz zu berechnen! Sinnvoll ist es eher, für organisatorische Kategorien oder auch abteilungsweise (z. B. für Technische Zeichnung, Verkaufsinnendienst etc.) einen einheitlichen Satz zu ermitteln. Alternativ ist es möglich, für Mitarbeiter vergleichbarer Entgeltklassen (Abteilungsleiter, Projektleiter, Sachbearbeiter usw.) jeweils einen passenden Standardkostensatz zu berechnen, der dann benutzt wird.

3 a) Berechnung des Stundensatzes für die internen Projektkosten

Dieser Stundensatz errechnet sich, indem man alle Kosten der Abteilung (Kostenstelle) durch die geleisteten Stunden aller Mitarbeiter auf Basis eines Jahres teilt, also:

Bild vergrößernBerechnung des Stundensatzes für interne Projektkosten

Eine Beispielrechnung kann folgendermaßen aussehen:

Zunächst berechnen Sie die Arbeitstage im Jahr pro Mitarbeiter (MA), in denen er tatsächlich produktiv tätig ist. Abgezogen werden also Urlaubstage, Sonn- und Feiertage sowie durchschnittliche Ausfalltage (betrieblicher Durchschnitt an Krankheitszeiten, REHA, etc.).

Produktivarbeitstage

Jahr

Kalendertage

365

Samstag/Sonntag/Feiertag

-112

Urlaubstage

-30

Krankheitstage Durchschnittswert

-5

Arbeitstage produktiv/Jahr (1)

218

Im Beispiel arbeitet ein Mitarbeiter also de facto 218 Arbeitstage. (Je nach Erfahrungen können die durchschnittlichen anzusetzenden Tage auch nur bei 200 liegen.)

Für die Produktivzeit werden die Normalarbeitstage des Jahres angesetzt und mit der Anwesenheitszeit pro Tag (je nach Stundenvertrag inkl. durchschnittlich geleisteter Überstunden) multipliziert. Dazu kommen noch die über die Normalarbeitszeit hinaus geleisteten Überstunden der Mitarbeiter pro Jahr, die ausbezahlt werden.

Stunden pro Jahr und Mitarbeiter

./.

Stunden/Tag/MA (2)

7

Stundenleistung/MA/Jahr = (1)*(2)

1.526

Durchschnittliche Überstunden/MA/Jahr

50

Summe produktive Stunden (3)

1.576

Nun werden die Kosten der Kostenstelle (Abteilung) zusammengestellt, in der die Mitarbeiter beschäftigt sind.

Zunächst einmal werden direkte Personalkosten eingerechnet, die sich zusammensetzen aus festem Monatsentgelt, Urlaubs- und Weihnachtsgeld, Überstundenauszahlungen, Schichtzulagen etc.

Hinzu kommen als indirekte Personalkosten die Sozialabgaben, die der Arbeitgeber zu leisten hat, freiwillige zusätzliche Leistungen wie Benzingeld sowie Abgaben für Versicherungen und Berufsgenossenschaften.

Weitere Kosten, die in die Stundensatzberechnung eingehen sollten, sind arbeitsplatzbezogene Kosten, die durch Abschreibungen von Arbeitsmitteln, Nebenkosten wie Mietkosten von Büroräumen, Aufwand für Personalabrechnung etc. anfallen. Diese werden häufig beim Vorhandensein einer Kostenstellenrechnung durch Umlagen auf die Kostenstelle bzw. Abteilung verteilt.

Bei der Ermittlung eines internen Kostensatzes wird auf diese indirekten Kosten häufig verzichtet, wenn die Daten nicht schon fertig vorliegen, damit die Berechnung nicht übermäßig aufwendig wird und zu viel Zeit in Anspruch nimmt. Bei einer Angebotserstellung für einen Kunden (wie sie in Abschnitt 3 gezeigt wird) ist es jedoch unverzichtbar, die Gemeinkosten der Abteilung auf die Mitarbeiterstunden aufzuschlagen, um eine kostendeckende Kalkulation zu erhalten.

Sind alle Daten berechnet, ergibt sich der Stundensatz anhand der Formel:

Bild vergrößernBerechnung des Stundensatzes

Stundensatzberechnung

./.

Kosten Abteilung/Jahr

170.100 Euro

Anzahl MA in der Abteilung

3

Kosten/MA/Jahr (4)

56.700 Euro

Kosten/MA/Std. = (4):(3)

35,98 Euro

Haben Sie den Stundensatz ermittelt, wird dieser mit der Zahl der Projektstunden (oder Personentage) multipliziert.

Wichtig ist, dass in die Kostenkalkulation Puffer eingebaut werden, wenn die Dauer bestimmter Tätigkeiten, wie z. B. Inbetriebnahmen, nicht exakt vorausgesehen werden können. Auch hier handelt es sich um Schätzungen, da die Planung der erforderlichen Tage für die Leistungserstellung keine hundertprozentige Vorhersage sein kann. Gerade deshalb ist es wichtig, auch hier einen Spielraum mit einzurechnen.

Diese internen Kosten müssen nicht nur für selbst erstellte Leistungen, sondern auch für die Teilnahme an Schulungen angesetzt werden.

Außer den stundenbasierten Personalkosten kommen auch noch individuelle Prämien oder Zusatzleistungen für Projektmitarbeiter oder Projektleiter hinzu, ebenso wie eventuell speziell für das Projekt ausgehandelte Überstundenpauschalen.

Zu 4) Schulungskosten

Schulungskosten kommen in vielen Projekten vor; sie fallen für Schulungen im eigenen Hause bzw. in Schulungsinstituten an. Oft sind die angebotenen Inhouse-Schulungen günstiger, wenn genügend Mitarbeiter daran teilnehmen können. Sind Einweisungen bzw. Schulungen am Arbeitsplatz notwendig, ist es sinnvoll, Termine so zu koordinieren, dass möglichst viele Mitarbeiter gleichzeitig bzw. im Zuge eines Schulungsblocks daran teilnehmen können. Für die Projektkostenplanung sind alle Kosten (ggf. auch Raumkosten, Verpflegung) zu berücksichtigen. Denken Sie auch an eventuell notwendige Nachschulungen.

Zu 5) Reisekosten

Diese Kosten sind anzusetzen für eigene Mitarbeiter. Hier ist es oft nötig, die Kosten zu schätzen, wenn nicht alle Details der Reiseplanung bei der Projektplanung bekannt sind. Als Basis können Daten aus dem Internet für Flug/Bahnkosten oder Mietwagen dienen bzw. durchschnittliche Hotelpreise abgefragt werden. Anhand dieser Daten sind die Reisekosten hochzurechnen; eventuell zu zahlende Spesen, Auslöse, Überstundenpauschalen etc. kommen hier noch hinzu.

Zu 6) Sonstige Projektkosten

In diese Kategorie fallen alle anderen Aufwendungen, die meist von der Art des Projektes abhängen. Hierunter können beispielsweise bei Auslandsprojekten auch die Kosten für einen Sprachkurs fallen, der für die Projektmitarbeiter erforderlich ist; auch Risikoversicherungen für bestimmte Länder fallen darunter. Gutachten, TÜV-Abnahmen oder andere Rechtskosten können ebenso mit in die Kalkulation gehören.

Grundsätzlich ist anzuraten, sich frühzeitig kundig zu machen, welche Gebühren oder Rechtskosten anfallen können und - falls Sie mit Vertragspartnern oder Unterlieferanten zusammenarbeiten - zu klären, zu wessen Lasten derartige Aufwendungen gehen. Auch wenn bestimmte Dinge von Ihnen als selbstverständlich angesehen werden, müssen sie schriftlich fixiert sein, um im Projekt Gültigkeit zu erhalten. Denn in Projekten laufen die Kosten häufig aus dem Ruder; darum wird in der Praxis häufig darüber gestritten, wer welchen Aufwand zu tragen hat.

Muster einer Kostenkalkulation für Projekte

Für Mitglieder von akademie.de steht das Muster einer Kostenkalkulation für Projekte (Excel-Datei, 52 kB) zum Download bereit.

Die Exceldatei enthält Berechnungsvorlagen für eine einfache Projektkostenplanung. Die Vorlagen sind für Laien verständlich, leicht zu handhaben und individuell anpassbar.

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Über die Autorin:

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Cornelia Niklas lebt in Regensburg und arbeitet seit einigen Jahren als Autorin. Themen: Management und Führung, Projektmanagement, Projektcontrolling und Risk Management. Sie ist Co-Autorin im "Proj ...

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