Kurz, direkt, eindeutig und freundlich: Vor allem diese vier Eigenschaften zeichnen die moderne schriftliche Kommunikation im Geschäftsleben aus. Mit dem immer noch anzutreffenden Behördendeutsch ("Bezug nehmend auf..." "Hochachtungsvoll Ihr sehr ergebener...") hat sie nur noch wenig zu tun. Dafür um so mehr mit der sympathisch einfachen und schnörkellosen Verständigung in angelsächsichen oder skandinavischen Länder.

Dort hat die schriftliche Verständigung schon lange ausgeprägten Gesprächs-Charakter. Durch diese Entwicklung verschwimmt auch der Unterschied zwischen (eher "informellen") E-Mails und (förmlichen) Geschäftsbriefen. Auch wenn sich dieser Kurs mit E-Mail-Textvorräten befasst, gelten daher die meisten Tipps auch für den klassischen Brief.

Als bewährte Empfehlungen für eine moderne geschäftliche Schriftsprache gelten:

• Formulieren Sie klar, verständlich und empfängerorientiert (KISS: "Keep it simple and stupid").

• Sprechen Sie nach Möglichkeit mit Ihren Adressaten. Beschränken Sie sich dabei aber auf das Wesentliche.

• Wechseln Sie den Schreibtisch: Machen Sie deutlich, dass Sie das Anliegen Ihres Adressaten verstanden haben. Zitieren Sie, würdigen Sie, bedanken sie sich. Menschen mögen es, wenn sie sich verstanden fühlen. Berücksichtigen Sie die Anliegen und Interessen Ihres Gegenübers auch bei der Darstellung Ihrer eigenen Position

• Stellen Sie den Adressaten auch sprachlich in den Mittelpunkt: Versuchen Sie, Ich/Wir-Formulierungen nach Möglichkeit durch die Sie-Ansprache zu ersetzen.

Die konsequente Kundenorientierung bedeutet aber nicht, dass Sie selbst "Luft" sind: Machen Sie ruhig deutlich, dass an der Tastatur ein richtiger Mensch sitzt, der sich freuen und wundern, aber auch verstimmt und schlimmstenfalls sogar verletzt sein kann. So lässst sich am besten dem schnell schroffen, ja rüden Ton in der Online-Kommunikation vorbeugen.