Ein wichtiger Rat beim Umgang mit negativen Botschaften ist, immer eine Begründung zu liefern. Allerdings sollte es sich um einen Grund handeln, den der Empfänger auch ehrlich nachvollziehen kann. Er sollte sich nicht fragen, ob es sich um eine Ausrede handelt oder ob ein anderer Termin wichtiger ist als seiner. Glaubhaft wirkt eine Absage dann, wenn sie möglichst individuell und persönlich formuliert wird.

Vermeiden Sie Floskeln wie "Wegen eines anderen wichtigen Termins ist mir die Teilnahme leider nicht möglich". Hier gibt es bessere Formulierungen, die Sie auch dann einsetzen können, wenn Sie den wahren Grund nicht nennen möchten: