Wer seine Belege laufend sortiert, ist klar im Vorteil: Mit den folgenden Tipps zur Organisation Ihrer Rechnungen, Quittungen und Kontoauszüge erleichtern Sie sich die Vorbereitung der Steuererklärung am Jahresende beträchtlich.

Die Form der Belegsammlung und die Art Ihrer Aufzeichnungen sind bei der Einnahmenüberschussrechnung nicht an eine bestimmte Form gebunden. Mit dem sprichwörtlichen Schuhkarton tun Sie sich trotzdem keinen Gefallen: Denn wenn Sie am Jahresende nicht viel Geld für die Buchführungshelfer Ihres Steuerberaters ausgeben wollen, müssen Sie das Ganze spätestens im Vorlauf der Einkommensteuererklärung doch noch mühsam sortieren und auswerten.

Außerdem haben Sie nur mit einer geordneten Ablage den laufenden Überblick über den wirtschaftlichen Erfolg und die Zahlungsfähigkeit Ihres Betriebs.

Ordner muss sein

Am besten legen Sie drei verschiedene Ordner an (oder unterteilen zunächst einen einzelnen Ordner dreifach):

• Im ersten heften Sie alle Ein- und Ausgangsrechnungen ab, solange sie noch nicht auf Ihren Kontoauszügen aufgetaucht sind. Damit behalten Sie den Überblick über Ihre "Offenen Posten".

• Der zweite Ordner enthält alle Kontoauszüge: Hinter den Auszügen heften Sie die zu den einzelnen Vorgängen gehörenden Belege ab. Am besten nummerieren Sie Ihre Buchungsbelege fortlaufend (auch wenn das niemand von Ihnen verlangt). Nehmen Sie auch beleglose Vorgänge (zum Beispiel Bankgebühren) mit in die Nummernfolge auf.

• Im dritten Ordner schließlich sammeln Sie die Quittungen aller bar bezahlten Einkäufe, am besten ebenfalls in chronologischer Reihenfolge. Nummerieren Sie auch diese Belege. (Wenn Sie gründlich sein wollen, stellen Sie zur Unterscheidung von den bargeldlosen Belegen einen Buchstaben vorweg.) Vorteil: Sie erkennen auf Anhieb, ob Ihre Unterlagen vollständig sind, und können entnommene Unterlagen problemlos wieder an der richtigen Stelle einsortieren.

Selbstständige, die sich angewöhnt haben, Rechnungen und Quittungen auf diese Weise fortlaufend zu sammeln, brauchen unterm Strich dafür selten länger als eine halbe Stunde wöchentlich.