Mit leistungsfähigen Computerprogrammen ist die betriebliche Buchführung viel einfacher geworden als früher. Buchführungs-Laien, die lediglich eine einfache Einnahmenüberschussrechnung erstellen müssen, sind vom Funktionsumfang kommerzieller Anwendungen trotzdem oft überfordert. Bei der EÜR-Freeware "EasyCash & Tax" ist das anders.

Easy Cash&Tax IconWer seine Einnahmenüberschussrechnung nicht per Hand oder Excel-Tabelle erstellen will, sollte unbedingt einen Blick auf das kostenlose Windows-Programm EasyCash & Tax werfen. Der überschaubare und intuitiv handhabbare Funktionsumfang reicht für die finanzamtstaugliche Aufzeichnung von Einnahmen und Ausgaben vollkommen aus. Auch das amtliche EÜR-Formular wird unterstützt.

Die wichtigsten Leistungsmerkmale im Überblick:

• Einfaches Erfassen von Einnahmen und Ausgaben in einer übersichtlichen Buchungsmaske,

• Laufende Anzeige der Einnahmen und Ausgaben (in chronologischer oder sachlicher Reihenfolge),

• Automatische Mehrwertsteuer-Buchungen (19, 7 und 0 Prozent),

• Möglichkeit der Definition von Dauerbuchungen oder Buchungs-Vorlagen für regelmäßige wiederkehrende Geschäftsvorgänge,

• Vorinstallierte und ergänzbare Ein- und Ausgabe-Arten ("E/Ü-Konten"),

• Einfaches Abschreibungsmodul für langlebige Wirtschaftsgüter,

• Druck der Umsatzsteuererklärung,

• Druck der Einnahmenüberschussrechnung (wahlweise auf amtlichem Formular oder formlos für interne Zwecke),

• Exportmöglichkeit: Einnahmen und Ausgaben lassen sich getrennt voneinander als CSV-Dateien (Komma getrenntes Textformat) speichern und so zur Weiterbearbeitung in gängige Tabellenkalkulations- und Datenbank-Programme übernehmen.

Video-Anleitung

Schnell und einprägsam zeigt diese Video-Anleitung von Rüdiger Post, was "Easy Cash&Tax" so kann:

Download und erste Schritte

Nach Download (3,46 MB) und Installation der "ECTSetup.exe" geben Sie beim ersten Programmstart einmalig das aktuelle Buchungsjahr, die gewünschte Währung sowie die wichtigsten Steuerangaben zu Ihrem Betrieb ein. Unter "Ansicht" - "Einstellungen" können Sie diese Angaben später jederzeit ändern. Anschließend sehen Sie sich einer aufgeräumten Programmoberfläche gegenüber:

Das Programmfenster von Easy Cash&Tax

Die Buchungs-SymboleDie Buchungseingaben erfolgen in einer einfachen Buchungsmaske. Ob Sie die zunächst im Ein- oder Ausgabemodus (über das Plus- oder Minus-Symbol) aufrufen, ist unerheblich: Sie können die Belegart innerhalb der Maske jederzeit wechseln.

Die Buchungsmaske

Im Feld "Betrag" geben Sie grundsätzlich den Bruttowert ein, unter "Beschreibung" einen für Sie aussagekräftigen Buchungstext. Wichtig ist neben der Art der Lieferung oder Leistung vor allem der Name des Zahlungspflichtigen. Bei Einnahmen ist neben dem Empfänger die Angabe Ihrer Rechnungsnummer sinnvoll. In der Zeile "Konto in E/Ü-Rechn." schließlich können Sie die Zuordnung zu den Ein- und Ausgabe-Arten (den Sach-"Konten") vornehmen.

Im Handumdrehen sind auf diese Weise die ersten Buchungen erstellt. Das Journal hat dann etwa dieses Aussehen:

Das Journal mit den ersten Buchungen

Standardmäßig werden die Eingaben in chronologischer Reihenfolge angezeigt. Stattdessen können Sie sich Ihr "Journal" aber auch nach Ein- und Ausgabearten sortiert ("Journal nach Konten") anzeigen lassen. Zu finden ist der Umschalter im Menü "Ansicht".

Journal nach Konten

Nachträgliche Änderungen

Wer je mit "richtigen" Buchhaltungsprogrammen gearbeitet hat, die entsprechend der Vorschriften für die doppelte Buchführung gegen nachträgliche Änderungen geschützt sind, wird die komfortable Editierfunktion für vorgenommene Buchungen zu schätzen wissen: Ein Rechtsklick auf einen Eintrag genügt und Sie können wählen, ob Sie die betreffende Buchung ändern oder löschen wollen.

Buchungen auf Knopfdruck ändern

Lösch-Wünsche werden mit einer kurzen Sicherheitsabfrage quittiert und dann spurlos erledigt der Befehl "Buchung ändern" öffnet die Buchungsmaske, in der sämtliche Eingaben angepasst werden können. Den Änderungsdialog können Sie auch per Doppelklick aufrufen. Anschließend finden Sie den Vorgang in der von Ihnen gewünschten Form in der Liste wieder.

Einstellungen

Wenn Ihnen die vorgegebenen Kategorien für die Ein- und Ausgaben nicht genügen, haben Sie die Möglichkeit, die Liste nach Ihren Vorstellungen zu erweitern. Das erledigen Sie im Register "E/Ü Konten" in den "Einstellungen" (zu erreichen über den Menüpunkt "Ansicht" oder über das Schraubenschlüssel-Symbol.)

Zusätzliche Konten anlegen

Außerdem haben Sie über die Auf- und Abwärtspfeile an dieser Stelle Einfluss auf die Reihenfolge der Konten in der Buchungsmaske. Besonders oft benötigte Kategorien befördern Sie am besten ganz nach oben.

Wenn Sie bei den Einstellungen sind, sollten Sie gleich noch einen Blick in das Register "Allgemein" werfen: Falls Sie umsatzsteuerpflichtig sind, legen Sie dort fest, ob die Umsatzsteuervoranmeldungen monatlich oder vierteljährlich stattfinden sollen.

Außerdem können Sie bei Bedarf das automatische Erzeugen von Buchungs-Nummern veranlassen: Die Nummerierung wird nicht als feste Spalte geführt, sondern als führender Teil des Buchungstextes in die Zeile "Beschreibung" übernommen. Dort kann sie während des Buchens noch geändert oder im Einzelfall auch mit Zusätzen versehen werden.

Die bereits erwähnten Buchungs-Presets erleichtern Ihnen das Buchführungsleben immer dann, wenn Sie häufig gleichartige Geschäftsvorfälle haben, die aber nicht zu bestimmten wiederkehrenden Terminen erfolgen und auch keine festen Beträge aufweisen.

Dauerbuchungen eingeben und ausführenZusätzlich oder alternativ zu solchen Buchungs-Vorlagen können Sie Dauerbuchungen für regelmäßige, in gleicher Höhe wiederkehrende Vorgänge definieren (über das linke Kalender-Symbol: "Dauerbuchungen eingeben").

Dauerbuchungen definieren

Ohne dass Sie die Eingabemaske überhaupt aufrufen müssen, werden solche Daueraufträge per Mausklick auf das rechte Kalender-Symbol ("Dauerbuchungen ausführen") zum gewünschten Termin in die Buchungsliste aufgenommen.

Auswertungen

Ähnlich unproblematisch wie das Buchen gestaltet sich das Anfertigen der Auswertungen fürs Finanzamt und Ihren eigenen Überblick. Über den Menüpunkt "Datei" - "Drucken" oder "Seitenansicht" rufen Sie einen Auswahldialog auf, in dem Sie die folgenden Druck-Alternativen finden:

Der Auswertungs-Dialog

• ein chronologisches Buchungsjournal

• ein systematisches Buchungsjournal (nach Sachkonten)

• eine Umsatzsteuererklärung und

• eine formlose Einnahmenüberschussrechnung.

Das EÜR-Formular

Die Umsatzsteuer-Voranmeldungen und die Einnahmenüberschussrechnung rufen Sie über den Menüpunkt "Formulare" auf. Wenn die vom Finanzamt vorgegebene sachliche Gliederung der Einnahmen und Ausgaben für Sie ungewohnt ist und Ihnen für eigene innerbetriebliche Zwecke zu wenig aussagekräftig ist, bietet Ihnen Easy Cash & Tax die sinnvolle Möglichkeit, eigene oder branchentypische Ein- und Ausgabearten festzulegen und diese dann mit den Zeilen des amtlichen Formulars zu verknüpfen.

Die Zuordnung der Sachkonten zu den Zeilen des EÜR-Vordrucks erledigen Sie im Register "E/Ü Konten" des "Einstellungen"-Dialogs (zu erreichen über "Ansicht" - "Einstellungen"):

So verknüpfen Sie Ihre eigenen Sachkonten mit der Systematik des amtlichen EÜR-Formulars.

Jedem einzelnen Eintrag aus der (linken) Liste der Ein- und Ausgaben ordnen Sie das passende Feld der "E/Ü-Rechnung" zu (Mausklick auf das Karteikarten-Symbol). Etwas erschwert wird dieser Vorgang dadurch, dass statt der Formular-Zeilennummer eine kryptische "Feld"-Nummer angezeigt wird. Bei der meist begrenzten Kontenzahl von Freiberuflern und Kleingewerbetreibenden ist die Verknüpfung meistens trotzdem schnell erledigt.

Formulardruck

Ausgedruckt wird das ausgefüllte EÜR-Formular über den Menüpunkt "Formulare" - "E/Ü-Rechnung":

Das EÜR-Formular für das Jahr 2010

Die Qualität der Papierausdrucke ist dabei besser als die auf den ersten Blick nicht optimal wirkende Bildschirmdarstellung. Abgesehen davon: Den Ausdruck auf Originalvordrucken kann das Finanzamt übrigens nicht verlangen. In § 60 der Einkommensteuer-Durchführungsverordnung ist nämlich nur gefordert, "der Steuererklärung eine Gewinnermittlung nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck beizufügen." Da ausdrücklich kein Ausdruck "auf amtlichem Vordruck" verlangt ist, ist auch die Abgabe von Formularen zulässig, die lediglich der behördlichen Systematik folgen.

Fazit

Funktionsumfang und Handling von Easy Cash&Tax passen ausgezeichnet zu den Anforderungen kleiner Unternehmen und Freiberuflerbüros. Die Handhabung erschließt sich auch absoluten Buchhaltungs-Greenhorns. Die Anforderungen des Fiskus lassen sich damit gleichwohl erfüllen. Bleibt zu hoffen, dass die leicht geänderte EÜR-Logik bald zur Grundausstattung gehört.