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EÜR mit Excel
Für die Einnahmenüberschussrechnung brauchen Sie nicht unbedingt eine ausgewachsene FiBu-Software: In vielen Fällen reicht ein Tabellenkalkulations-Programm wie MS Excel. Wir zeigen, was dabei zu beachten ist.
Legen Sie ein neues Tabellenblatt an, unterteilen Sie Ihre Aufzeichnungen nach Einnahmen und Ausgaben und legen Sie (mindestens) folgende Spalten an:
Datum
Belegnummer
Buchungstext
Brutto-Betrag
Umsatzsteuer-Zahllast ermitteln
Falls Sie umsatzsteuerpflichtig sind, fügen Sie noch zwei Spalten für die gezahlte bzw. vereinnahmte Umsatzsteuer hinzu. Mit deren Hilfe berechnen Sie im Handumdrehen die Höhe Ihrer Umsatzsteuer-Zahlung (die "Zahllast") an das Finanzamt. Immer dann, wenn Sie mehr Umsatzsteuer gezahlt als eingenommen haben, entsteht unterm Strich sogar ein Erstattungsanspruch.
Die laufende Belegerfassung mit Excel als Basis der Einnahmenüberschussrechung
Die Spalte "Einnahmen-Art" bzw. "Ausgaben-Art" ist nicht unbedingt erforderlich: Da Sie dem Finanzamt statt einer ausführlichen Liste aller Transaktionen zusammenfassende Angaben über die wichtigsten Einnahme- und Ausgabe-Arten zukommen lassen müssen, ist das Einrichten von "Sach-Konten" jedoch ausgesprochen nützlich. Sie können Ihre Aufzeichnungen dann nämlich jederzeit nach diesen Konten gruppieren und nur deren Zwischensummen anzeigen und ausdrucken lassen:
Gruppierte Excel-Ansicht
Beispiel: EÜR mit Excel
Wie Sie Ihre laufenden Einnahmen und Ausgaben mit Hilfe von Excel zu einer EÜR-Übersicht "verdichten", erläutern wir am Beispiel der oben abgebildeten Ausgabenliste:
Löschen Sie zunächst die manuell angelegte Summen-Zeile.
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Sortieren Sie Ausgaben-Zeilen nach der Spalte "Ausgabe-Art": Dazu markieren Sie den Datenbereich Ihrer Ausgaben inklusive Überschrift und klicken anschließend auf "Daten" - "Sortieren nach" - "Ausgabe-Art" (bei Excel 2007: Mausklick auf das Symbol "Sortieren" im "Daten"-Register):
Ausgaben mit Excel sortieren ... -
Behalten Sie die Markierung bei und rufen den Befehl "Teilergebnisse" im Menü "Daten" auf (bei Excel 2007 finden Sie die Funktion "Teilergebnisse" im "Daten"-Register unter "Gliederung"):
... und nach "Teilergebnissen" gruppieren
Gruppieren Sie nach "Ausgabe-Art" unter Verwendung der Summenfunktion. Sie haben die Wahl, ob Sie nur die Brutto-Zwischensummen oder, sofern vorhanden, auch die Umsatzsteuer-Werte zusammenfassen lassen.
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Ergebnis ist eine gruppierte Ansicht, die Sie ganz nach Belieben auffächern oder zusammenklappen können.
Gruppierte Ausgabenliste
Eine solche summarische Konten-Ansicht ist mit wenigen Mausklicks erstellt. Wenn Sie Ihre Konten-Arten an den Zeilen des EÜR-Formulars orientieren, ist der Jahresabschluss für das Finanzamt im Handumdrehen erstellt. Die Eintragungen in den amtlichen Vordruck nehmen Sie einfach per Hand vor.
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