Genau genommen hat die Umsatzsteuer fast nichts mit der Einnahmenüberschussrechnung zu tun. Trotzdem erledigen die meisten Selbstständigen und Unternehmer die Buchführung für die Einkommen- und Umsatzsteuer in einem Aufwasch. Sofern sie nicht ganz von der Umsatzsteuer befreit sind, müssen Gründer in den beiden ersten Jahren unabhängig von der Höhe ihrer Umsatzsteuerschuld monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben. So ärgerlich der zusätzliche bürokratische Aufwand für viele kleine Betriebe ist: Grund zur Steuer-Panik gibt es nicht. Wir erläutern die wichtigsten Vorschriften.

Vielleicht müssen Sie sich ja überhaupt keine Gedanken um die Umsatzsteuer machen: Falls Ihr Umsatz ...

• im Gründungs- bzw. Vorjahr 17.500 Euro nicht überschritten hat und

• im laufenden Kalenderjahr 50.000 Euro voraussichtlich nicht übersteigen wird,

... dann gelten Sie umsatzsteuerlich als "Kleinunternehmer" und müssen keine Mehrwertsteuer auf Ihre Ausgangsrechnungen aufschlagen. Allerdings können Sie sich umgekehrt auch nicht die Vorsteuer (das ist Mehrwertsteueranteil Ihrer Betriebs-Ausgaben) vom Finanzamt erstatten lassen. Bei Existenzgründern gilt in Ermangelung eines "Vorjahres" übrigens nur die Umsatzerwartung des laufenden Jahres.

Ob nun freiwillig oder gezwungenermaßen: Sobald Sie umsatzsteuerpflichtig sind, müssen Sie die Differenz aus vereinnahmter und bezahlter Mehrwertsteuer regelmäßig unaufgefordert an das Finanzamt melden und überweisen. Die Zahlen-Werte entnehmen Sie der Einfachheit halber Ihrer laufenden Einnahmenüberschussrechnung.

Wichtig: Es gilt das Prinzip der Ist-Versteuerung: Während Umsätze größerer Betriebe bereits zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung besteuert werden (= "Soll"-Versteuerung), gilt bei Freiberuflern und kleinen Unternehmen der Zeitpunkt, an dem Geld tatsächlich zu- oder abfließt.

Dieses Privileg kann nicht hoch genug eingeschätzt werden: Es verbessert die Zahlungsfähigkeit, bringt Zinsvorteile, erspart schwierige Rechnungsabgrenzungen zwischen unterschiedlichen Wirtschaftsjahren sowie Buchungskorrekturen bei Zahlungen, die vom Rechnungsbetrag abweichen.

Monatliche Voranmeldung für Gründer

Um einer kleinen Zahl von Steuer-Kriminellen das Handwerk zu legen, hat der Gesetzgeber vor einigen Jahren eine hohe Bürokratiehürde für Existenzgründer aufgebaut. Denn der § 18 Abs. 2 Satz 4 Umsatzsteuergesetz lautet seitdem:

"Nimmt der Unternehmer seine berufliche oder gewerbliche Tätigkeit auf, ist im laufenden und im folgenden Kalenderjahr Voranmeldezeitraum der Kalendermonat."

Ausgerechnet in der ohnehin anstrengenden Gründungsphase bedeutet das für viele Jungunternehmer und Nachwuchs-Freiberufler zusätzliche Arbeit. Denn die monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldung ist bei anderen Unternehmern weiterhin nur dann fällig, wenn die Umsatzsteuer-Zahllast gegenüber dem Finanzamt im Vorjahr höher als 7.500 Euro war. Bei Selbstständigen entspricht das überschlägig einem Gewinn von fast 40.000 Euro, den nur wenige Unternehmen von Anfang an erwirtschaften!

Nimmt man noch die oft hohen Vorsteuern aus Investitionen hinzu, wäre vielfach sogar die vierteljährliche Voranmeldung entbehrlich: Die tritt normalerweise erst ab einer jährlichen Umsatzsteuer-Zahllast von 1.000 Euro in Kraft.

Bittere, aber heilsame Medizin

So beklagenswert der zusätzliche Aufwand für viele Gründer sein mag - er hat auch sein Gutes: Denn die monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldung zwingt zur zeitnahen Buchführung. Vorteile:

• Das Erfassen der Geschäftsvorfälle geht oft deutlich leichter von der Hand als im Abstand von Monaten oder gar einem ganzen Jahr.

• Sie wissen früher und viel genauer, wo Sie mit Ihrem Betrieb stehen.

Unter betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten lässt sich der obrigkeitliche Zwang also durchaus als Medizin gegen die gefährliche "Aufschieberitis" betrachten.

So übermitteln Sie Ihre Voranmeldung

Befindet sich die Buchführung erst einmal auf dem aktuellen Stand, ist die eigentliche Voranmeldung eine Sache von ein paar Minuten. Sie muss mittlerweile auf elektronischem Weg erfolgen. Falls Ihr Buchführungsprogramm noch keine Elster-Schnittstelle hat, können Sie dafür zum Beispiel die amtliche ElsterFormular-Software verwenden oder Ihre Voranmeldung direkt über das offizielle ElsterOnline-Portal abschicken.

So schnell und bequem die Online-Übermittlung grundsätzlich sein mag: Nicht jeder Selbstständige kann sich auf Anhieb mit der Umsatzsteuervoranmeldung via Internet anfreunden. Die gute Nachricht: Zur "Vermeidung unbilliger Härten" kann der Fiskus Ausnahmen zulassen. Ein formloser Antrag - zum Beispiel mit Hinweis auf eine fehlende Internet-Verbindung - genügt zurzeit in manchen Fällen noch. Die Handhabung ist allerdings in den einzelnen Bundesländern und manchmal sogar von Finanzamt zu Finanzamt unterschiedlich. Manche Ämter stellen sogar von sich aus noch die Papierformulare zur Verfügung. Im Zweifelsfall reichen Sie einfach einen ausgefüllten Papiervordruck ein. Wenn das Finanzamt damit nicht einverstanden ist, wird es sich bei Ihnen melden.

Ganz gleich, ob auf dem Papiervordruck oder per elektronischem Formular: Neben Ihrer Steuernummer, der Anschrift des Finanzamts und dem Kreuz vor dem richtigen Voranmeldezeitraum besteht eine Umsatzsteuervoranmeldung im Normalfall aus folgenden Angaben:

• Nettoumsatz und die darauf entfallende Umsatzsteuer getrennt nach Steuersätzen 19 oder 7 Prozent (Zeilen 27/28 bzw. Ziffern 81/86),

• Summe der vereinnahmten Umsatzsteuern auf der Formular-Seite 1 (Übertrag-Zeile 43) bzw. Seite 2 (Zeilen 45 und 53) sowie

• Summe der abziehbaren Vorsteuerbeträge aus den Rechnungen Ihrer Lieferanten (Zeile 55 bzw. Ziffer 66).

• Falls Sie im Rahmen einer Dauerfristverlängerung eine Vorauszahlung geleistet haben, ziehen Sie die bei der Voranmeldung für den Monat Dezember ab (Zeile 66).

Voranmeldungs-Vordruck für das Jahr 2011

Die Differenz aus vereinnahmter Umsatzsteuer und gezahlter Vorsteuer tragen Sie in den Zeilen 62, 65 und 67 (bzw. Ziffer 83) ein. Dabei handelt es sich entweder um

• Ihre Zahllast gegenüber dem Finanzamt (="Verbleibende Umsatzsteuer-Vorauszahlung") oder aber

• einen Vorsteuer-Überhang ("Verbleibender Überschuss"), also eine Rückzahlung durch das Finanzamt.

Einen solchen Erstattungsanspruch machen Sie mit einem vorangestellten Minuszeichen kenntlich.

Versand und Zahlung

Bitte beachten Sie: Nach der Übertragung oder dem Versand Ihrer Voranmeldung auf dem Postweg ist die Umsatzsteuer-Zahllast in der von Ihnen festgestellten Höhe sofort fällig: Einen Bescheid bekommen Sie nicht! Etwas günstiger stehen Sie sich unter Umständen mit einer Einzugsermächtigung: Je nach Bearbeitungsgeschwindigkeit verzögert sich die Abbuchung von Ihrem Konto um einige Tage, manchmal sogar Wochen.

Umsatzsteuer-Erklärung

Falls Sie umsatzsteuerpflichtig sind, reichen Sie zusätzlich zur Anlage G bzw. Anlage S sowie der (förmlichen oder formlosen) EÜR-Übersicht Ihre Jahres-"Umsatzsteuererklärung" ein. Auch dieses Formular kann im BMF-Formularcenter ausgefüllt und ausgedruckt werden:

Umsatzsteuer-Jahreserklärung 2010

Schwieriger als die aus dem laufenden Geschäftsjahr gewohnte Umsatzsteuer-Voranmeldung ist die Umsatzsteuererklärung auch nicht:

• Sie geben die Summe der von Ihnen im Vorjahr eingenommenen Umsatzsteuerbeträge an (getrennt nach verschiedenen Steuersätzen).

• Davon ziehen Sie die an Lieferanten und Dienstleister bezahlten Vorsteuern ab (das ist der in Ihren Einkäufen enthaltene Umsatzsteuer-Anteil).

• Die so ermittelte Umsatzsteuerschuld mindern Sie noch um die im Zuge Ihrer Umsatzsteuervoranmeldungen im Vorjahr bereits ans Finanzamt geleisteten Umsatzsteuerzahlungen und eine eventuell geleistete Umsatzsteuervorauszahlung.

Unterm Strich ergibt sich eine verbleibende Zahllast oder ein Erstattungsanspruch gegenüber dem Fiskus. Die selbst ermittelte Zahllast ist binnen eines Monats nach Abgabe der Steuererklärung fällig: Warten Sie mit Ihrer Überweisung also nicht bis zum Umsatzsteuer-Bescheid. Weicht der Bescheid von Ihren Zahlen ab, erhalten Sie eine Erstattung oder eine Aufforderung zur Nachzahlung.

Umsatzsteuer-Erklärung für Kleinunternehmer?

Genau genommen müssen auch Kleinunternehmer eine Umsatzsteuererklärung abgeben. Damit bestätigen sie, dass ihre erzielten Umsätze der Kleinunternehmerregelung unterliegen und sie keine Umsatzsteuer in Rechnung gestellt oder eingenommen haben.

Viele Finanzämter nehmen es hin, wenn Kleinunternehmer auf diese Nullsummen-Steuererklärung verzichten. Zum Glück ist die Kleinunternehmer-Umsatzsteuererklärung aber schnell erledigt: Es genügt, wenn Sie Seite 1 des Umsatzsteuererklärungs-Formulars ausfüllen: Dort ...

• tragen Sie in den Zeilen 24 und 25 den vollen Betrag Ihrer letzten beiden Jahresumsätze ein (= Betriebseinnahmen, die grundsätzlich der Umsatzsteuer unterliegen),

• setzen ein Häkchen in Zeile 28,

• drucken das Formular aus und

• unterschreiben das Ganze.

Umsatzsteuer-Erklärung für Kleinunternehmer

Nachdem wir die Grundlagen der Gewinnermittlung bei der Einnahmenüberschussrechnung erläutert und einen Abstecher in die Niederungen des Umsatzsteuerrechts gemacht haben, möchten wir Ihnen im nächsten Abschnitt ein paar geeignete Software-Hilfen vorstellen.