In diesem Kurs zu Outlook 2000 lernen Sie den professionellen Umgang mit dieser Software. In neun Lektionen werden nicht nur die Funktionen von MS Outlook als E-Mail-Client erläutert. Sie lernen auch, wie sie mit dessen Hilfe Informationen und Termine organisieren und im Team arbeiten. Außerdem gibt es einen Überblick zum Thema Virenschutz.
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Inhaltsverzeichnis
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Grundlagen
Lernziel Der Anwender lernt die Möglichkeiten von Microsoft Outlook kennen. Kenntnisse, die für den Start und das Anmelden der Software nötig sind, werden erworben und die Elemente des Microsoft Outlook-Bildschirmes erläutert. Darüber hinaus wird dem Anwender die Outlook-Hilfe vorgestellt; eine Seite ist den Neuerungen gegenüber der Vorgängerversion gewidmet. Grundlagen Grundkenntnisse im Umgang mit Windows 95/98, Windows NT oder Windows 2000. Inhalt dieser Lektion
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Was ist Microsoft Outlook?
Was kann ich mit Microsoft Outlook machen? Welche Komponenten gibt es?
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MS Outlook 2000: Was ist neu?
Was hat sich gegenüber der Vorgängerversion geändert? Welche Produktmerkmale sind neu?
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Starten und Beenden
Wie starte ich Microsoft Outlook? Wie kann ich Microsoft Outlook wieder verlassen? Was muss ich tun, wenn MS Outlook plötzlich verschwunden ist?
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Gesichtskontrolle: An- bzw. Abmelden in Microsoft Outlook
Wie melde ich mich in Outlook an? Was ist der Unterschied zwischen "Beenden" und "Beenden und abmelden"?
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Auf den ersten Blick: Der Outlook-Bildschirm
Welche Elemente des Microsoft Outlook-Bildschirmes sollte ich kennen? Warum ist die Kenntnis dieser Bezeichnungen so wichtig?
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An einem sicheren Ort aufbewahren: Outlook-Ordner
Wo werden Informationen in Outlook gespeichert? Was sind persönliche Ordner? Was sind Offline-Ordner?
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Exkurs: Persönliche Ordner
Wie erstellt man einen persönlichen Ordner? Wie kann man persönliche Ordner öffnen?
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Outlook Heute
Wozu dient die Ansicht "Outlook Heute"? Kann ich diese Ansicht meinen Wünschen anpassen?
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Hilfe!
Wer hilft mir in schwierigen Situationen? Was kann der Office-Assistent? Was muß ich tun, wenn ich weitere Fragen habe?
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Zusammenfassen und Vertiefen
Zusammenfassung
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Was ist Microsoft Outlook?
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Die ersten Schritte
Lernziel Der Anwender wird mit den Grundprinzipien der Bedienung von Outlook vertraut und lernt, die am häufigsten vorkommenden Aufgaben zu erledigen. Grundlagen Grundlagen Inhalt dieser Lektion
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Senden und Lesen einer Nachricht
Wie sende ich eine Nachricht an einen anderen Benutzer? Wie kann ich eine empfangene Nachricht lesen, darauf antworten oder diese weiterleiten?
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Planen einer Besprechung
Wie trage ich einen Termin in den Kalender ein? Welche Funktionen bietet Outlook für das Planen einer Besprechung? Wie antworte ich auf Besprechungsanfragen?
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Erstellen einer Aufgabe und eines Kontakts
Wie kann ich eine Aufgabe oder einen Kontakt eintragen? Wo kann ich meine Aufgaben sehen?
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Zusammenfassen und Vertiefen
Zusammenfassung
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Senden und Lesen einer Nachricht
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Nachrichten empfangen und versenden
Lernziel Der Anwender erlernt alle Techniken, die er benötigt, um Nachrichten, Dateien und Objekte zu empfangen oder zu versenden. Grundlagen Die ersten SchritteInhalt dieser Lektion
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Überblick über die Nachrichten-Komponenten
Wie rufe ich die Nachrichten-Komponenten in MS Outlook auf? Was kann ich hier tun? In welchen Ordnern werden die Nachrichten gespeichert?
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Empfangene Nachrichten lesen: Posteingang
Wie kann ich empfangene Nachrichten lesen? Wie kann ich eine Nachricht beantworten? Wie kann ich empfangene Nachrichten weiterleiten?
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Nachrichten erstellen
Welche Bedeutung haben die einzelnen Felder einer Nachricht? Wie kann ich zusätzliche Felder einblenden?
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Adressieren von Nachrichten
Wie kann ich Empfänger meiner Nachricht aus dem Adressbuch auswählen? Gibt es auch andere Möglichkeiten, Empfänger einzugeben?
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Erstellen des Nachrichtentextes
Wie kann ich Nachrichten verfassen? Welche Formatierungen werden unterstützt?
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Exkurs: Elektronische Post mit WordMail
Welche Vor- und Nachteile bietet die Verwendung von WordMail? Kann ich AutoTexte und Tabellen verwenden?
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Bearbeiten empfangener Nachrichten
Wie kann ich erhaltene Nachrichten bearbeiten? Was ist der Unterschied zwischen "Antworten" und "Allen antworten"? Wie kann ich eine Nachricht weiterleiten?
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Besonderheiten beim Senden von Internet-Mail
Wie kann ich an Empfänger im Internet Nachrichten senden? Welche Besonderheiten muß ich dabei beachten?
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Dokumente und Objekte mit Mails versenden
Wie ist es möglich, Dateien oder Objekte mit einer Nachricht zu versenden? Was ist der Unterschied zwischen "Anlage" und "Objekt"?
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Elemente ablegen: Ordner
Ich möchte eine Nachricht ablegen - wie geht das? Wie kann ich einen neuen Ordner anlegen? Wie kann ich einen bestehenden Ordner löschen?
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E-Mail für Fortgeschrittene: Sendeoptionen
Wie lege ich die Priorität einer Nachricht fest? Wie bestimme ich das Verfallsdatum einer Nachricht?
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Nachrichten zurückrufen, erneut senden, speichern und drucken
Wie kann ich bereits gesendete Nachrichten zurückrufen oder erneut senden? Wie werden Nachrichten gedruckt? Wie werden Nachrichten gelöscht?
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Elektronische Abstimmungen durchführen
Wie kann ich elektronisch Abstimmungen durchführen? Wie kontrolliere ich anschließend das Abstimmungsergebnis?
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Derzeit im Urlaub: Der Abwesenheits-Assistent
Wie kann ich anderen Benutzern mitteilen, daß ich für einige Tage nicht im Büro bin? Wie kann ich eine Abwesenheitsnotiz definieren?
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Der Regel-Assistent: Ein Überblick
Wie kann ich die Bearbeitung von Nachrichten automatisieren? Wie kann ich Nachrichten automatisch in Ordner sortieren lassen?
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Der Regel-Assistent: Regeln erstellen
Wie kann ich Regeln im Regel-Assistenten erstellen?
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Zusammenfassen und Vertiefen
Zusammenfassung
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Überblick über die Nachrichten-Komponenten
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Informationen suchen und organisieren
Lernziel Der Anwender lernt, Informationen zu suchen, zu filtern, zu gruppieren und zu sortieren. Dabei werden sowohl vordefinierte Ansichten in Outlook verwendet und diese angepaßt als auch eigene Ansichten definiert. Teile dieses Moduls richten sich vor allem an fortgeschrittene Anwender von Outlook. Grundlagen GrundlagenInhalt dieser Lektion
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Wer sucht, der findet: Die Such-Funktion
Wie kann ich Outlook-Elemente suchen? Wie kann ich mit dem Suchergebnis weiterarbeiten?
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Suchen ohne Ende: Die erweiterte Suche
Wie kann ich mehrere Ordner auf einmal durchsuchen? Kann ich auch andere Felder als Betreff und den Nachrichtentext durchsuchen?
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Überblick über Ansichten
Welche Möglichkeiten bieten mir die Ansichten in Outlook? Wie kann ich vordefinierte Ansichten verwenden?
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Ansichten anpassen
Wie kann ich die vordefinierten Ansichten an meine Bedürfnisse anpassen? Wie kann ich Junk-E-Mail ausfiltern?
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Eigene Ansichten definieren
Wie kann ich bestimmte Ansichtseinstellungen speichern? Wem stehen diese Ansichten zur Verfügung?
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Exkurs: "Organisieren" von Ordnern
Was verbirgt sich hinter der Schaltfläche "Organisieren"? Wie kann ich den Überblick in meinen Ordner bewahren?
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Zusammenfassen und Vertiefen
Zusammenfassung
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Wer sucht, der findet: Die Such-Funktion
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Termine verwalten
Lernziel Der Anwender erwirbt die nötigen Kenntnisse, um Termine und Ereignisse anzulegen, zu verwalten und mit anderen zu koordinieren. Grundlagen Die ersten SchritteInhalt dieser Lektion
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Terminverwaltung mit MS Outlook: Eine Übersicht
Was kann ich in der Kalender-Komponente tun? Wie rufe ich die Kalender-Komponente auf?
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Der Bildschirm des Kalenders
Wie werden die Bildschirm-Elemente des Outlook-Kalenders bezeichnet? Wo ist der "Aufgabenblock"?
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Termine anlegen
Wie kann ich in MS Outlook einen Termin anlegen? Was kann ich tun, wenn ich im nachhinein sehe, daß ich mich verschrieben habe?
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Frei, Gebucht, Abwesend ...: Zusätze mit Terminen speichern
Wie kann ich mich an einen Termin erinnern lassen? Wie kann ich einen Termin als privat kennzeichnen, welche Konsequenzen hat das?
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Absagen, Verschieben etc.: Terminverwaltung
Wie kann ich Termine nachträglich ändern? Wie lassen sich Termine verschieben? Wie werden Termine kopiert?
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Immer dasselbe: Terminserien eingeben und verwalten
Jeden ersten Montag im Monat um 9 Uhr haben wir ein Meeting: Wie lassen sich Termine vormerken, die regelmäßig wiederkehren?
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Damit der Hochzeitstag nicht vergessen wird: Ereignisse
Was ist ein Ereignis? Wie richte ich ein Ereignis ein? Was sind Ereignisserien?
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Endlich frei: Feiertage und andere Optionen
Wie kann ich mir im Kalender Feiertage anzeigen lassen? Wie kann ich Feiertage wieder aus dem Kalender entfernen?
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Die Suche nach der Lücke: Terminkoordination
Ich möchte mit Hilfe von MS Outlook einen Termin mit einem Kollegen vereinbaren - wie geht das?
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Der Umgang mit Besprechungsanfragen
Wie kann ich auf Besprechungsanfragen reagieren? Wie kann ich feststellen, ob meine Besprechungsanfragen schon beantwortet wurden?
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Exkurs: Virtuelle Termine: Onlinekonferenzen
Was ist eine Onlinekonferenz? Wie organisiere ich eine Onlinebesprechung? Was kann MS Netmeeting?
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Exkurs: Kalender im Internet veröffentlichen
Wie kann ich Personen Einblick in meinen Kalender gewähren, die kein Outlook haben? Wie kann ich meinen Kalender im Intranet veröffentlichen?
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Zusammenfassen und Vertiefen
Zusammenfassung
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Terminverwaltung mit MS Outlook: Eine Übersicht
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Organisation total: Kontakte, Tätigkeiten und Notizen
Lernziel Dieses Modul behandelt die verbleibenden Hauptkomponenten von Outlook. Der Anwender lernt, Kontakte anzulegen und zu verwenden sowie Tätigkeiten mit Aufgaben und dem Journal zu dokumentieren. Kurz werden auch die Notizen behandelt. Grundlagen Die ersten SchritteInhalt dieser Lektion
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Aufgaben: Ein Überblick
Was kann man mit der Outlook-Komponente "Aufgaben" machen? Wie wird eine "Aufgabe" angelegt? Kann die Anzeige der "Aufgaben" verändert werden?
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Aufgaben: Die Details
Welche Felder sind bei Aufgaben besonders wichtig? Wie kann der Aufwand verfolgt werden? Wie können Abrechnungsinformationen eingegeben werden?
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Immer dasselbe: Aufgabenserien
Wie können immer wiederkehrende Aufgaben eingegeben werden? Wie können Aufgabenserien bearbeitet werden?
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Delegieren von Aufgaben
Wie können Aufgaben an andere Benutzer übertragen werden? Wie kann ich den Status der Aufgabenerledigung kontrollieren?
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Protokoll führen: Das Outlook-Journal
Wie kann ich meine Tätigkeiten protokollieren? Wie kann ich Outlook dazu verwenden, automatisch den Zeitaufwand eines Projektes zu erfassen?
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Adressen verwalten: Kontakte
Wie kann ich mit Outlook Adressen speichern? Wie kann ich eine Verteilerliste anlegen? Wie finde ich eine gespeicherte Adresse?
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Kontakte: Tipps & Tricks
Wie können mehrere Adressen zu einem Kontakt eingegeben werden? Wie sollten Telefonnummern eingegeben werden?
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Exkurs: Kontakte in MS Word verwenden
Wie kann ich eine einzelne Adresse in ein Word-Dokument einfügen? Wie kann ich Kontakte für Serienbriefe in Word verwenden?
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Für den schnellen Gedanken: Notizen
Ich habe gerade eine gute Idee - wie kann ich diese schnell festhalten? Eine Notiz auf dem Windows-Desktop wäre ideal - geht das?
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Zusammenfassen und Vertiefen
Zusammenfassung
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Aufgaben: Ein Überblick
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Arbeiten im Team
Lernziel Ziel dieses Kapitels ist es, Outlook als Groupware-Anwendung kennenzulernen. Hier werden Funktionen besprochen, die es ermöglichen in Teams und Arbeitsgruppen effizienter zu arbeiten. Die meisten der hier besprochenen Funktionen können allerdings nur zusammen mit einem Exchange Server eingesetzt werden. Grundlagen Nachrichten empfangen und versenden Termine verwaltenInhalt dieser Lektion
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Informationen teilen: Öffentliche Ordner
Wie können Informationen von vielen Benutzern gemeinsam verwendet werden? Wie kann ich den Überblick über die öffentlichen Ordner bewahren?
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Privilegien vergeben: Zugriffsrechte
Wie kann ich definieren, wer was in öffentlichen Ordnern darf? Kann ich auch meine privaten Ordner freigeben? Wie kann ich fremde Ordner öffnen?
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Jedem sein Schatten: Stellvertretungen
Wie können andere Benutzer Nachrichten in meinem Namen versenden? Wie kann mein Vertreter Besprechungsanfragen in meinem Namen beantworten?
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Exkurs: Formulare erstellen
Wie kann ich für bestimmte Tätigkeiten benutzerdefinierte Formulare entwerfen? Wie setze ich diese dann ein?
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Zusammenfassen und Vertiefen
Zusammenfassung
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Informationen teilen: Öffentliche Ordner
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Outlook und der Rest der Welt
Lernziel Dieses Modul behandelt Themen, die im täglichen Umgang mit Outlook wichtig sein können. Schwerpunkt ist der Zugriff auf Informationen auch abseits des PCs: Informationen drucken und mit anderen Geräten synchronisieren. Weiters wird besprochen, wie Dateien mit Outlook verwaltet werden können und wie die Oberfläche von Outlook, insbesondere die Outlook-Leiste angepaßt werden kann. Zuletzt wird auch das wichtige Thema archivieren behandelt. Grundlagen Die ersten Schritte Nachrichten empfangen und versenden Arbeiten im TeamInhalt dieser Lektion
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Der Ausdruck
Ich habe einen Filofax - kann ich meine Termine so ausdrucken, daß das Format der Ringmappe entspricht? Gibt es in Outlook eine Seitenansicht?
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Outlook on the Road
Wie kann ich die Informationen von Outlook unterwegs nützen? Welche Spezialfunktionen von Outlook gibt es für den Einsatz auf einem Notebook?
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Outlook offline: Offline-Ordner und Einwählverbindungen
Wie kann ich einen Offline-Ordner einrichten? Wie kann ich die Informationen für den Offline-Einsatz synchronisieren?
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Dateien verwalten mit Outlook
Wie kann ich meine Dokumente in Outlook verwalten? Welche Vorteile bietet das gegenüber dem Windows-Explorer?
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Anpassen der Outlook-Leiste und der Symbolleisten
Wie kann ich die Outlook-Leiste an meine Bedürfnisse anpassen? Kann ich zusätzliche Gruppen anlegen? Wie kann ich die Symbolleiste anpassen?
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Archivieren von Informationen
Wie kann ich verhindern, daß mein Postfach allmählich zu groß wird? Wie kann ich Archivdateien später wieder öffnen?
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Zusammenfassen und Vertiefen
Zusammenfassung
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Der Ausdruck
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Exkurs: Outlook, Viren und Trojaner
Allgemein sollte man einige Sicherheitsregeln beachten. Ausserdem lässt sich über die Einstellungen für Windows und Outlook das Risiko beträchtlich verringern. Und drittens bietet Microssoft ein Sicherheits-Update, das die Einfalltore für Viren und Trojaner zum grossen Teil schliesst.
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Exkurs: Serienbriefe mit Outlook und Word
Die Übernahme von Personen- und Adressdaten aus den Outlook-"Kontakten" in Word-Geschäftsbriefe war lange Zeit ein mühsames Unterfangen. Inzwischen lohnt sich jedoch ein neuer Anlauf: Seit Outlook 2000 ist das Verfahren deutlich einfacher geworden - wenn auch erklärungsbedürftig geblieben. Wir erläutern am Beispiel von Serienbriefen die beiden Grundvarianten der Verknüpfung von Outlook und Word.
