MS Outlook 2000 - Einführung

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Stand: 18. März 2008

Termine verwalten

Der Umgang mit Besprechungsanfragen

Wie kann ich auf Besprechungsanfragen reagieren? Wie kann ich feststellen, ob meine Besprechungsanfragen schon beantwortet wurden?

Eine Besprechungsanfrage.

Antworten auf Besprechungsanfragen
Wurde eine Besprechungsanfrage ausgesendet, kann der Empfänger nach dem Öffnen der Nachricht auf verschiedene Arten reagieren. Dazu stehen in der Symbolleiste der Nachricht Schaltflächen zum "Zusagen", "Mit Vorbehalt zusagen", "Ablehnen" und zum Anzeigen vom "Kalender..." zur Verfügung. Außerdem besteht die Möglichkeit, einer Absage einen bestimmten Text hinzuzufügen, um z.B. alternative Termine vorzuschlagen.

Überprüfen der Anzahl der Teilnehmer
Der Absender der Besprechungsanfrage erhält die Antwort als Nachricht in seinem Posteingang. Der Nachrichtenbetreff - aber auch ein entsprechendes Symbol - deuten bereits an, wie die Reaktion des Eingeladenen ausgefallen ist. Das geöffnete Mail enthält darüber hinaus Angaben, wie viele der insgesamt eingeladenen Besprechungs-Teilnehmer zugesagt haben, wie viele abgelehnt haben und wie viele nur voraussichtlich kommen.

Termineintrag überprüfen
Im Kalender erhält der Initiator der Besprechung gleichzeitig einen entsprechenden Eintrag im Dialogfenster "Besprechung", Register "Teilnehmerverfügbarkeit", Option "Teilnehmerstatus zeigen", Spalte "Antwort" (das Fenster "Besprechung" ist sichtbar nach einem Doppelklick auf den betreffenden Termin).

Änderungen an der Besprechung
Einstellungen am Termin der Besprechung darf nur der Besprechungsleiter vornehmen. Ändert ein Teilnehmer Einstellungen, sind diese für die anderen Teilnehmer nicht sichtbar und gehen außerdem verloren, wenn der Besprechungsleiter Aktualisierungen sendet. Löscht man den Termin einer Besprechung, so wird an den Leiter automatisch eine Absage gesendet. Grundsätzlich kann man jederzeit auch nachträglich zusagen oder absagen. Es gilt dabei immer die letzte Antwort.

Wenn Sie eine Besprechungsanfrage erst nach dem Stattfinden der Besprechung öffnen (z.B. wegen Urlaubs), erhalten Sie eine entsprechende Benachrichtigung. Sie können bestimmte Besprechungsanfragen automatisch zusagen/ablehnen, wenn Sie im Menü "Extras - Optionen...," Register "Einstellungen", Schaltflächen "Kalenderoptionen..." - "Ressourcenplanung..." die entsprechenden Kontrollkästchen aktivieren.

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