Wenn die Umsatzsteuer etwas verharmlosend als "durchlaufender Posten" bezeichnet wird, dann ist das lediglich ein Hinweis darauf, dass sie - normalerweise - keine Auswirkung auf den wirtschaftlichen Erfolg von Unternehmen hat. Sie ist nämlich im Ergebnis eine Verbrauchssteuer, die in voller Höhe von den privaten Endkunden aufgebracht werden muss. Sieht man von einigen wenigen steuerbefreiten Waren und Dienstleistungen ab, ist der Endverkaufspreis also immer ein (Brutto-)Betrag, der sich aus dem eigentlichen (Netto-)Umsatz und dem Umsatzsteueranteil zusammensetzt.

Zurück zur Umsatzsteuer: Die an der Wertschöpfungskette beteiligten Produzenten und Dienstleister reichen den Steueranteil an den jeweils nächsten Abnehmer weiter und müssen "nur" die Differenz zwischen selbst bezahlter Umsatzsteuer (das ist die Vorsteuer) und der von ihren Kunden vereinnahmten Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen.

Daher übrigens auch die gelegentlich für Verwirrung sorgende, inhaltlich aber völlig gleichbedeutende Begriff Mehrwertsteuer. Der rührt daher, dass die Unternehmer nur die Umsatzsteuer auf den in ihrem Betrieb erwirtschafteten "Mehrwert" beim Finanzminister abliefern müssen. Die Betriebe arbeiten sozusagen als unbezahlter "Inkasso-Dienstleister" für den Fiskus.

Im laufenden Betrieb sind die Betriebseinnahmen in der Regel höher als die Betriebsausgaben (oder sollten es zumindest sein). Daher liegt auch die vereinnahmte Umsatzsteuer normalerweise über der gezahlten Vorsteuer - es ergibt sich also eine Umsatzsteuer-Schuld gegenüber dem Finanzamt, die sogenannte Zahllast.

Gerade in der Anlaufphase eines neuen Unternehmen ist das aber oft umgekehrt: Denn bevor die Einnahmen sprudeln, gilt es erst einmal zu investieren und einzukaufen. Die Summe der gezahlten Vorsteuern ist dann höher als die vereinnahmte Umsatzsteuer. Es entsteht also ein sogenannter Vorsteuerüberhang, den man anstandslos vom Finanzamt erstattet bekommt.

Ganz gleich, ob Umsatzsteuer-Zahllast oder Vorsteuerüberhang: Ihre Umsatzsteuereinnahmen und -ausgaben müssen steuerpflichtige Selbstständige und Unternehmer laufend unaufgefordert mit dem Fiskus abrechnen (Stichwort: Umsatzsteuervoranmeldung). Die eigenhändig ermittelte Zahllast ist unaufgefordert ans Finanzamt zu überweisen. Mehr dazu auf den folgenden Seiten.