Wenn Sie Umsatzsteuer in Rechnung stellen und einkassieren, verlangt das Finanzamt regelmäßig Abrechnungen über Ihre Einnahmen. Wir erläutern, was bei den laufenden Umsatzsteuervoranmeldungen und der jährlichen Umsatzsteuererklärung zu beachten ist.

Das Finanzamt erwartet ...

• sowohl monatliche oder vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldungen

• als auch eine abschließende jährliche Umsatzsteuererklärung.

Während die jährliche Abgabe der Umsatzsteuer-Erklärung für alle Unternehmen obligatorisch ist, hängt die Notwendigkeit von Umsatzsteuer-Voranmeldungen vom Überschreiten bestimmter Grenzwerte ab:

• War die Zahllast (also die Umsatzsteuerschuld gegenüber dem Finanzamt) im Vorjahr höher als 1.000 Euro war, ist eine vierteljährliche Voranmeldung erforderlich.

• Hat die Zahllast im Vorjahr sogar 7.500 Euro überschritten, ist die monatliche Voranmeldung Pflicht.

Wer im laufenden Jahr - etwa aufgrund absehbarer Investitionen - mit Vorsteuer-Erstattungen rechnet, kann unter bestimmten Voraussetzungen auch freiwillig zur monatlichen Voranmeldung wechseln. An diese Meldefrist ist man dann jedoch für die Dauer des ganzen Kalenderjahres gebunden.

Termine und Zahlungen

Die Umsatzsteuer-Jahreserklärung verlangt der Fiskus bis zum 31. Mai des Folgejahres. Die sich daraus ergebenden Abschlusszahlungen sind - ohne weitere Aufforderung - einen Monat danach fällig. Ein gesonderter Bescheid des Finanzamts ergeht zu einem späteren Zeitpunkt, eventuelle Differenzen werden dann verrechnet.

Die Voranmeldungen sind bei monatlicher Zahlung jeweils bis zum 10. des Folgemonats abzugeben und zu begleichen (!). Bei quartalsweiser Meldungen gelten die folgenden Stichtage:

• 10. April für das erste Quartal

• 10. Juli für das zweite Quartal

• 10. Oktober für das dritte Quartal und

• 10. Januar für das vierte Quartal

Da die standardmäßige Zehntagesfrist ziemlich knapp bemessen ist, räumen die Finanzämter auf Antrag eine einmonatige Dauerfristverlängerung ein. Wer zur Abgabe monatlicher Voranmeldungen verpflichtet ist und in den Genuss der Dauerfristverlängerung kommen will, muss eine Art Kaution in Form einer einmaligen "Sondervorauszahlung" leisten.

Die Umsatzsteuervoranmeldung: Viele Wege führen zum Finanzamt

Voranmeldungen und Umsatzsteuer-Erklärungen stellen zweifellos einen lästigen Arbeitsaufwand dar. Anders als beispielsweise bei der Einkommensteuer-Erklärung hält sich der Formularkrieg aber einigermaßen in Grenzen. Wer mit der laufenden Buchführung auf Stand ist, braucht für den eigentlichen Meldevorgang höchstens ein paar Minuten.

Auch die Umsatzsteuervoranmeldung muss auf elektronischem Weg übermittelt werden. Die passenden Computer-Hilfsmittel stellen wir Ihnen im nächsten Abschnitt vor. Ganz gleich, welche Software Sie nutzen: Das elektronische Voranmeldeformular sieht grundsätzlich überall gleich aus. Sie tragen Ihre Steuernummer und die Finanzamtsanschrift ein und setzen ein Häkchen beim passenden Voranmeldezeitraum. Darüber hinaus sind vielen Fällen nur noch folgende Eingaben erforderlich, die Sie Ihrer laufenden Buchführung entnehmen:

Elektronisches Voranmelde-Formular für das Jahr 2011

• Nettoumsatz (ggf. getrennt nach Steuersätzen 19 % oder 7 % (auf Seite 1 in den Zeilen 27/28 bzw. Ziffern 81/86),

• Summe der abziehbaren Vorsteuerbeträge aus den Rechnungen Ihrer Lieferanten (auf Seite 2 in Zeile 55 bzw. Ziffer 66).

• Falls Sie im Rahmen einer Dauerfristverlängerung eine Vorauszahlung geleistet haben, ziehen Sie dieses Guthaben bei der Voranmeldung für den Monat Dezember ab (Zeile 66).

Die Differenz aus vereinnahmter Umsatzsteuer und gezahlter Vorsteuer rechnen die Programme automatisch aus. Dabei handelt es sich entweder um ...

• Ihre Zahllast gegenüber dem Finanzamt (="Verbleibende Umsatzsteuer-Vorauszahlung") oder aber

• um einen Vorsteuer-Überhang ("Verbleibender Überschuss"), also eine Rückzahlung durch das Finanzamt.

Steuerbeträge, Additionen, Überträge sowie das Ausrechnen der endgültigen Steuerlast bzw. Erstattung nimmt Ihnen die Software ab, mit deren Hilfe Sie die Daten ans Finanzamt schicken.

Umsatzsteuer-Software: Sie haben die Wahl!

Falls Sie Ihre Voranmeldungen eigenhändig erledigen (und die Arbeit nicht zusammen mit den übrigen Buchhaltungsarbeiten an Ihren Steuerberater oder einen Buchführungshelfer delegieren), können Sie zwischen folgenden Übermittlungsalternativen wählen:

• Buchführungs-Software: Sofern Sie Ihre Einnahmenüberschussrechnung per PC erledigen, sollten Sie überprüfen, ob Ihr Programm über eine Elster-Schnittstelle verfügt. Die allermeisten Buchführungsprogramme enthalten heutzutage ein Modul, mit dessen Hilfe Sie direkt aus der Anwendung heraus Kontakt mit dem Finanzamtsserver herstellen können - vorausgesetzt natürlich, es besteht eine Verbindung zum Internet. Vorteil der Komfortvariante: Da die Software Ihre Buchführungsdaten kennt, sparen Sie sich das Eintippen der steuerpflichtigen Umsätze und gezahlten Vorsteuern in das Voranmeldeformular.

  Tipp: Für den Fall, dass Sie noch keine geeignete Buchhaltungs-Software haben: Auf der Elster-Website finden Sie eine Liste mit über 350 Programmen, mit deren Hilfe elektronische Umsatzsteuervoranmeldungen möglich sind. Darunter befinden sich inzwischen auch eine ganze Reihe von Anwendungen für die lange Zeit sträflich vernachlässigten Betriebssysteme Mac und Linux.

• Steuer-Software: Viele PC-Programme zur Erstellung der (privaten) Einkommensteuer verfügen inzwischen ebenfalls über Elster-Schnittstellen, mit deren Hilfe oft auch elektronische Umsatzsteuervoranmeldungen möglich sind (z. B. WISO Steuer Sparbuch, Taxman oder Steuer-Spar-Erklärung). Die bekannteste Freeware ist "ElsterFormular": Das offizielle Programm der Steuerverwaltung läuft allerdings nur auf Windows-PCs.

• Webbasierte Datenübermittlung: Ganz unabhängig vom Computer-Betriebssystem sind reine Internet-Plattformen, die Ihnen obendrein größeren Installationsaufwand ersparen. Neben einem Internetzugang brauchen Sie nur einen aktuellen Browser (meist: Internet Explorer, Firefox, Safari oder Chrome). Neben dem amtlichen ElsterOnline-Portal ist das zum Beispiel mit anmeldesteuer-online.de und webfibu.de möglich.

  Zumindest im Fall von ElsterOnline hört sich die Übermittlung von Voranmeldungen per Web-Formular allerdings einfacher an, als sie tatsächlich ist: Bevor Sie Ihre ersten Steuerdaten übermitteln können, müssen Sie einen wahren Hindernislauf aus Registrierung, Authentifizierung (per Post), Zertifizierung und Aktivierung absolvieren. Sofern es nur um die Umsatzsteuervoranmeldung geht, ist das viel zu umständlich. Wenn Sie hingegen sämtliche Steuererklärungen sicher via Internet abgeben wollen, kann sich der Aufwand durchaus lohnen.

Welche Variante für wen?

Welche der genannten Alternativen für Ihre Zwecke am sinnvollsten ist, hängt von der vorhandenen Hard- und Softwareausstattung und den sonstigen Einsatzzwecken ab:

• Am einfachsten und bequemsten, aber auch teuersten ist das Outsourcing: Wenn Sie die Arbeit Ihrem Steuerberater oder Buchführungshelfer überlassen, brauchen Sie sich weder um die Datenermittlung noch um die Datenübermittlung Gedanken zu machen.

• Wer selbst Hand anlegen will oder muss, für den ist das Kombipaket aus Buchführungs- oder Steuerprogramm mit integrierter Elster-Schnittstelle die komfortabelste Lösung: Wenn Ihre Software Umsatzsteuer-Voranmeldungen übermitteln kann, sollten Sie diesen Weg auch nutzen.

• Sollten Sie diese Möglichkeit nicht haben, aber einen Windows-PC besitzen, ist die kostenlose ElsterFormular-Software ohne Authentifizierung der einfachste Weg: Download und Installation sind schnell erledigt, die Handhabung einfach und die erforderlichen Eingaben überschaubar.

• Falls Sie mit einem Linux-Rechner oder einem Mac arbeiten und keine Elster-fähige Software anschaffen wollen, nutzen Sie am besten eine der webbasierten Übermittlungsplattformen. Für ElsterOnline sollten Sie sich dabei nur dann entscheiden, wenn Sie zusätzlich Ihren Voranmeldungen auch noch Ihre Steuererklärungen via Internet abgeben wollen.

Im Schnelldurchlauf: Die erste Voranmeldung per ElsterFormular

Elster-LogoDamit Sie sich eine Vorstellung davon machen können, wie einfach eine elektronische Umsatzsteuervoranmeldung in der Praxis vonstattengeht, sollen zum Schluss kurz die einzelnen Schritte am Beispiel von ElsterFormular beschrieben werden:

Nach Download (51,6 MB) und Installation des Windows-Programms ist die erste Voranmeldung eine Sache weniger Minuten:

• Sie starten die Software,

• rufen das Modul "Umsatzsteuer" auf,

  Auswahl der Erklärungsart beim Start von ElsterFormular

• klicken auf die Schaltfläche "Steuernummer und Finanzamt eingeben",

• wählen das Bundesland und das zuständige Finanzamt aus und

• geben Ihre Steuernummer sowie Ihre Adresse ein.

Diese Angaben sind nur beim ersten Mal erforderlich. Nachdem Sie den passenden Voranmeldungszeitraum angeklickt haben, tragen auf Seite 1 Ihre Umsätze in die Felder 81 und / oder 86 ein und geben auf Seite 2 im Feld 66 die Summe der abziehbaren Vorsteuerbeträge an - fertig.

Seite 1 des "ElsterFormulars" zur Umsatzsteuervoranmeldung

Über den Menüpunkt "Datenübermittlung - Steuererklärung an das Finanzamt übermitteln" sorgen Sie dann dafür, dass Ihre Steuerdaten gespeichert und anschließend übertragen werden. Dabei wählen Sie normalerweise die voreingestellte Option 2 "Datenübermittlung ohne Authentifizierung":

So wählen Sie die Art der Datenübermittlung aus.

Sollte bei der Übertragung ein Fehler auftreten, schicken Sie die Voranmeldung einfach noch einmal ab. Sie können die Übertragung über den Menüpunkt "Datenübermittlung - Test (...) Musterfall senden" zuvor aber auch nach Belieben testen. Per Mausklick auf das Druckersymbol in der ElsterFormular-Symbolleiste rufen Sie schließlich die "Druckvorschau" auf, über die Sie Ihre Voranmeldung bei Bedarf für Ihre eigenen Unterlagen zu Papier bringen. Nach der Datenübermittlung haben Sie die Möglichkeit, auch ein Versandprotokoll auszudrucken, als Beleg für Ihre Unterlagen.

Falls Sie nach Abschluss der Übertragung Ihrer Steuerdaten feststellen, dass sich ein Zahlendreher oder ähnlicher Eingabefehler eingeschlichen hat oder noch Angaben fehlen, klicken Sie auf Seite 1 der Voranmeldung das Feld 10 "Berichtigte Anmeldung" an und schicken die Daten einfach noch einmal ab. Das Finanzamt macht nur den jeweils jüngsten Datensatz zur Grundlage der Besteuerung. Alle Vorversionen werden ignoriert.

Bitte beachten Sie: Die Umsatzsteuer-Zahllast ist in der von Ihnen festgestellten Höhe sofort fällig. Etwas besser stehen Sie sich unter Umständen bei einer Einzugsermächtigung: Je nach Bearbeitungsgeschwindigkeit kann sich die Abbuchung von Ihrem Konto um einige Tage verzögern.

Die jährliche Umsatzsteuer-Erklärung

Mit der abschließenden Jahres-Steuererklärung können Sie sich bis zum 31. Mai des Folgejahres Zeit lassen. Die meisten Selbstständigen und Unternehmer reichen die Umsatzsteuer-Erklärung zusammen mit ihrer Einkommensteuererklärung ein. Den Vordruck für die derzeit anstehende Umsatzsteuer-Erklärung des Jahres 2010 finden Sie im Formularcenter des Bundesfinanzministeriums. Es kann dort gleich am Bildschirm ausgefüllt und ausgedruckt werden:

Umsatzsteuer-Jahreserklärung 2010

Schwieriger als die aus dem laufenden Geschäftsjahr gewohnte Umsatzsteuer-Voranmeldung ist die Umsatzsteuererklärung auch nicht:

• Sie geben die Summe der von Ihnen im Vorjahr eingenommenen Umsatzsteuerbeträge an (getrennt nach verschiedenen Steuersätzen).

• Davon ziehen Sie die an Lieferanten und Dienstleister bezahlten Vorsteuern ab (das ist der in Ihren Einkäufen enthaltene Umsatzsteuer-Anteil).

• Die so ermittelte Umsatzsteuerschuld mindern Sie noch um die im Zuge Ihrer Umsatzsteuervoranmeldungen im Vorjahr bereits ans Finanzamt geleisteten Umsatzsteuerzahlungen und eine eventuell geleistete Umsatzsteuervorauszahlung.

Unterm Strich ergibt sich eine verbleibende Zahllast oder ein Erstattungsanspruch gegenüber dem Fiskus. Die selbst ermittelte Zahllast ist binnen eines Monats nach Abgabe der Steuererklärung fällig: Warten Sie mit Ihrer Überweisung also nicht bis zum Umsatzsteuer-Bescheid. Weicht der Bescheid von Ihren Zahlen ab, erhalten Sie eine Erstattung oder eine Aufforderung zur Nachzahlung.

Umsatzsteuer-Erklärung für Kleinunternehmer?

Genau genommen müssen auch Kleinunternehmer eine Umsatzsteuererklärung abgeben. Damit bestätigen sie, dass ihre erzielten Umsätze der Kleinunternehmerregelung unterliegen und sie keine Umsatzsteuer in Rechnung gestellt oder eingenommen haben.

Viele Finanzämter nehmen es hin, wenn Kleinunternehmer auf diese Nullsummen-Steuererklärung verzichten. Zum Glück ist die Kleinunternehmer-Umsatzsteuererklärung aber schnell erledigt: Es genügt, wenn Sie Seite 1 des Umsatzsteuererklärungs-Formulars ausfüllen: Dort ...

• tragen Sie in den Zeilen 24 und 25 den vollen Betrag Ihrer letzten beiden Jahresumsätze ein (= Betriebseinnahmen, die grundsätzlich der Umsatzsteuer unterliegen),

• setzen ein Häkchen in Zeile 28,

• drucken das Formular aus und

• unterschreiben das Ganze.

Umsatzsteuer-Erklärung für Kleinunternehmer

Was viele Unternehmer nicht wissen: Normalerweise ist die Umsatzsteuer in dem Monat oder Quartal fällig, in dem die Lieferung oder Leistung erfolgt ist. Ob und wann die dazugehörige Rechnung geschrieben wird und vor allem, wann die Kunden die Rechnung endlich bezahlen, kümmert den Fiskus herzlich wenig. Zum Glück dürfen die meisten Selbstständigen und kleineren Unternehmen anstatt der ungünstigen und aufwendigen "Soll"-Versteuerung die "Ist"-Versteuerung in Anspruch nehmen. Mehr dazu in unserem kleinen Exkurs zur "Soll-/Ist-Versteuerung" auf der nächsten Seite.