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Praxiskurs Umsatzsteuer, Vorsteuer und Mehrwertsteuer

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Stand: 27. Mai 2013

Anforderungen an "richtige" Rechnungen

Bei der Umsatzsteuer kennt das Finanzamt kein Pardon: Unvollständige Rechnungsangaben und andere Verstöße gegen die Formvorschriften gefährden den Vorsteuerabzug. Umgekehrt müssen Sie darauf achten, dass auch Ihre Ausgangsrechnungen alle Pflichtbestandteile enthalten. Anderenfalls droht Ärger mit der Kundschaft. Wir zeigen, worauf's ankommt.

Die Pflichtangaben im Überblick

Die Aufzählung der Rechnungspflichtangaben findet sich im § 14 Umsatzsteuergesetz. Damit der Fiskus ein Geschäftsdokument als Rechnung anerkennt, sind folgende Bestandteile erforderlich:

  1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmens,

  2. Name und Anschrift des Leistungsempfängers,

  3. Termin der Lieferung oder Leistung,

  4. Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte bzw. Art und Umfang der Dienstleistung,

  5. die ggf. nach Steuersätzen aufgeschlüsselten Nettobeträge,

  6. die jeweils darauf entfallenden Steuerbeträge,

  7. das Ausstellungsdatum (= Rechnungsdatum),

  8. eine einmalig vergebene Rechnungsnummer sowie

  9. die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers.

Eine finanzamtstaugliche Rechnung sieht demnach zum Beispiel so aus:

Bild vergrößernDie einzelnen Rechnungselemente entsprechen der oben genannten Nummerierung.

Kleinbetragsrechnungen

"Kleinvieh macht zum Glück etwas weniger Mist": Bei sogenannten Kleinbetragsrechnungen (bis zu einem Gesamtbetrag von 150 Euro) genügen laut § 33 Umsatzsteuerdurchführungs-Verordnung die folgenden Angaben:

  • Name und Anschrift des Ausstellers,

  • das Ausstellungsdatum,

  • Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte oder Art und Umfang der Dienstleistung,

  • der Bruttobetrag und

  • der Steuersatz der darin enthaltenen Umsatzsteuer.

Die Angabe des Empfängernamens, der Rechnungs- und Steuernummer sowie der separate Ausweis des Umsatzsteuerbetrages ist bei "Peanuts" also entbehrlich.

Keine Umsatzsteuer = keine Formvorschriften?

Was viele Geschäftsleute nicht wissen: Enthalten einzelne oder alle Positionen einer Rechnung keine Umsatzsteuer, dann ändert das grundsätzlich nichts an den genannten Informationspflichten! Im Gegenteil: In solchen Fällen ist zusätzlich ein kurzer Hinweis auf den Grund der fehlenden Umsatzsteuer vorgeschrieben.

Beispiel: Hinweis auf den Grund der Steuerbefreiung

Die Erläuterung einer Steuerbefreiung kann zum Beispiel so aussehen: "Umsatzsteuerfreie sonstige Leistung nach § 4 Nr. 21b Umsatzsteuergesetz" (= steuerfreie Unterrichtsleistungen selbstständiger Lehrer, die unmittelbar dem Schul- und Bildungszweck dienen).

Auch Lieferungen und Leistungen von Kleinunternehmern im Sinne des § 19 UStG gelten landläufig als umsatzsteuerfrei – genau genommen sind sie das jedoch nicht: Vielmehr wird die Umsatzsteuer bei Umsätzen von Kleinunternehmern bloß "nicht erhoben" (O-Ton Gesetzgeber).

Wie bei einer echten Steuerbefreiung müssen aber auch Kleinunternehmer den Grund für die fehlende Umsatzsteuer in der Rechnung angeben. Für Klarheit sorgt ein Hinweis wie "Der Rechnungsbetrag enthält gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer." Damit ist alles gesagt – der Begriff "Kleinunternehmer" muss nicht ausdrücklich erwähnt werden. Mehr dazu im Kleinunternehmer-Kapitel.

Auf die übrigen Rechnungs-Pflichtbestandteile haben solche Sonderregelungen keine Auswirkung: Zwar weisen umsatzsteuerliche Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer aus und die Aufschlüsselung nach Umsatzsteuersätzen erübrigt sich auch. Alle anderen Angaben sind aber unverzichtbar – das gilt auch und gerade für die Angabe der Rechnungs- und Steuernummer!

Anforderungen an die Rechnungsnummer

§ 14 UStG schreibt vor, dass jede Rechnung eine "fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen [enthalten muss], die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)."

Vor allem Gründer und Kleinunternehmer, die nur wenige Rechnungen schreiben, vermuten darin die Gefahr, mit fortlaufenden Rechnungsnummern die geringe Anzahl der von ihnen geschriebenen Rechnungen publik machen zu müssen.

Ob eine niedrige Zahl von Rechnungen überhaupt auf eine schlechte Auftragslage schließen lässt, sei dahingestellt: So kann ein Handwerker, der einem Privatkunden im Februar eine geringfügige Rechnung mit der Nummer 17-2013 und im Oktober eine mit der Nummer 28-2013 schickt, in der Zwischenzeit ja durchaus zwei komplette Neubauten abgerechnet haben. Und ob sich die Kunden für solche Feinheiten interessieren, ist erst recht die Frage.

Zum Glück spielen all diese Überlegungen überhaupt keine Rolle. Denn anders als viele Geschäftsleute (und deren Berater) befürchten, legt der Fiskus auf eine lückenlose Zahlenabfolge nach dem Muster Rg.-Nr. 001, Rg.-Nr. 002, Nr. 003 … überhaupt keinen Wert. Im jüngsten Umsatzsteuer-Anwendungserlass (vom April 2013) wird die Rechnungsnummern-Vorschrift aus dem Umsatzsteuergesetz wie folgt präzisiert:

"Durch die fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Bei der Erstellung der Rechnungsnummer ist es zulässig, eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen zu verwenden. Auch eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist möglich. Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend." (Hervorhebung: RC)

Rechnungsnummer auf Datumsbasis

Wenn Sie nur wenige Rechnungen schreiben und auf möglichst plausible Weise einmalige Rechnungsnummern erzeugen wollen, die keinen genauen Rückschluss auf die Zahl Ihrer Rechnungen zulassen, empfiehlt sich folgendes Verfahren:

Nutzen Sie das Datum als Grundlage der Zahlenfolge – falls erforderlich, in Verbindung mit einer laufenden Nummer des jeweiligen Tages –, z. B. JJ-MM-TT-##. Aus der einmaligen Rechnungsnummer "20130506-01" kann ein neugieriger Kunde allenfalls ablesen, dass es sich um die erste Rechnung handelt, die am 6. Mai 2013 geschrieben worden ist.

Nicht nur für die Umsatzsteuer ...

Die bislang behandelten Rechnungs-Pflichtbestandteile sind im Umsatzsteuerrecht geregelt. Insofern regeln sie primär die Geschäftsbeziehungen zwischen umsatzsteuerpflichtigen Selbstständigen und Unternehmern. Die einschlägigen Bestimmungen des Umsatzsteuerrechts gelten sinngemäß aber auch bei der Anerkennung von Belegen als betrieblicher Aufwand (zum Beispiel bei der Gewinnermittlung im Rahmen der Einkommen- oder Gewerbesteuererklärung).

Während das Finanzamt bei der An- bzw. Aberkennung von Vorsteuerabzügen erfahrungsgemäß ausgesprochen pingelig ist und kein Pardon kennt, gehen unvollständige Belege vielfach wenigstens noch als Aufwandsnachweis durch. Im Einkommen- und Gewerbesteuerrecht gibt es nämlich keine speziellen Vorschriften über die Formerfordernisse von Ausgabenbelegen. Sie müssen im Zweifelsfall gegenüber dem Prüfer (oder notfalls vor dem Finanzgericht) lediglich "in der Gesamtschau glaubhaft machen" können, dass es sich tatsächlich um einen betrieblichen Aufwand gehandelt hat. Das Fehlen einzelner Rechnungsanforderungen aus dem Umsatzsteuerrecht schadet also nicht unbedingt.

Vorsteuer als Aufwand

Wird der Vorsteuerabzug nicht anerkannt, dürfen Sie ausnahmsweise sogar den Bruttobetrag als Aufwand geltend machen. Das ist selbst bei eigenhändig erstellten Hilfsbelegen möglich. Weiterführende Informationen finden Sie im Beitrag "Eigenbeleg: Buchhalters Hintertürchen".

Weitere ausführliche Informationen zum Thema Rechnungen entnehmen Sie unserem Infopaket "Basiswissen Rechnung: So sorgen Sie für korrekte, professionelle Ein- und Ausgangsrechnungen". Dort finden Sie auch Dokumentenvorlagen und weitere Arbeitshilfen.

Wenn Sie Umsatzsteuer in Rechnung stellen und einkassieren, erwartet das Finanzamt regelmäßig Abrechnungen über Ihre Einnahmen. Was bei den monatlichen oder vierteljährlichen Umsatzsteuervoranmeldungen und der jährlichen Umsatzsteuererklärung zu beachten ist, erfahren Sie auf der nächsten Seite.

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Über den Autor:

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Robert Chromow ist gelernter Industriekaufmann, Betriebswirt und Politologe. Seit zwanzig Jahren arbeitet er als freiberuflicher Journalist, Autor und Berater im eigenen Redaktionsbüro. Print- und Onl ...

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