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Ist eine Rechnung ohne Leistungsdatum bzw. Lieferdatum gültig?

Inzwischen herrscht Klarheit darüber, welcher Spielraum beim Lieferdatum bzw. Leistungsdatum besteht.

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Stand: 3. Mai 2012 (aktualisiert)

Ob ein separates Liefer- bzw. Leistungsdatum ein unverzichtbares Rechnungselement darstellt oder nicht, war lange umstritten. Umsatzsteuergesetz, Durchführungsverordnung und BMF-Schreiben ließen grundsätzlich beide Interpretationen zu. Eine wenig beachtete Gesetzesänderung sorgt nun für Klarheit.

Auf jeder Rechnung muss ein Rechnungsdatum stehen, klar. Zusätzlich anzugeben ist außerdem ein Lieferdatum: § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 Umsatzsteuergesetz verlangt die Angabe des "... den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; in den Fällen des Absatzes 5 Satz 1 [Vorkasse, Abschlagszahlungen, RC] den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt.".

Obwohl der Gesetzestext in den letzten Jahren mehrfach geändert und konkretisiert wurde, beantwortet er wie üblich längst nicht alle Fragen aus der geschäftlichen Alltag.

Offene Fragen

Ungeachtet aller Klarstellungen blieben zwei besonders häufige Praxisfragen offen:

  • Genügt ein Pauschalhinweis wie zum Beispiel "Das Lieferdatum stimmt mit dem Rechnungsdatum überein"?

  • Kann die Angabe des Lieferdatums auf der Rechnung durch Verweis auf einen Lieferschein oder ein vergleichbares Dokument ersetzt werden? Wenn ja: Wie müssen der Verweis und der Lieferschein selbst aussehen?

Umsatzsteuer-Anwendungserlass bringt Klarheit

Ein Blick in die Textziffer 14.5 ("Pflichtangaben in der Rechnung") des aktuellen Umsatzsteuer-Anwendungserlasses liefert die Antworten.

Bild vergrößernDer Anwendungserlass zum Umsatzsteuergesetz sorgt für mehr Durchblick.

Der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung muss demnach auf jeden Fall auch dann aus der Rechnung hervorgehen, wenn Rechnungsdatum und Lieferdatum übereinstimmen. Diese Pflicht besteht sogar bei Barzahlung. Es gilt aber:

  • Ein Pauschalhinweis wie "Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum" ist zulässig.

  • Auch der Verweis auf einen Lieferschein ist grundsätzlich erlaubt. Der betreffende Lieferschein muss in der Rechnung aber genau bezeichnet sein (z. B. durch Angabe der Lieferscheinnummer). Außerdem genügt es nicht, wenn auf dem Lieferschein nur das Lieferscheindatum auftaucht: Der Fiskus verlangt vielmehr die ausdrückliche Angabe eines "Leistungsdatums" auf dem Lieferschein. Immerhin: Fehlt das Datum der Lieferung oder Leistung auf dem Lieferschein, genügt auf der Rechnung stattdessen ein Hinweis auf das Lieferscheindatum (z. B. "Das Lieferscheindatum entspricht dem Leistungsdatum").

Welcher Zeitpunkt gilt denn eigentlich als Liefer- oder Leistungsdatum?

Bei Waren ist grundsätzlich der Tag der "Verschaffung der Verfügungsmacht" (Übergabe) ausschlaggebend. Erfolgt die Lieferung durch einen Dritten (z. B. Spediteur), gilt grundsätzlich der Versandtermin als Lieferdatum. Bei Dienstleistern ist die Abnahme durch den Kunden als "Zeitpunkt der sonstigen Leistung" ausschlaggebend.

Auf den Monat kommt es an!

Darüber hinaus findet sich im Anwendungserlass der hilfreiche Hinweis auf § 31 Abs. 4 Umsatzsteuerdurchführungsverordnung, demzufolge der Fiskus beim "Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung" mit einer monatsgenauen Angabe zufrieden ist. Den Tag müssen Sie nicht angeben. Die Angabe: "Lieferung / Leistung im April 2012" genügt demnach vollauf. Das gilt selbstverständlich auch für Eingangsrechnungen.

Monatsgenaue Gratwanderung

Obwohl die Monatsangabe genügt, kann der Tag der Lieferung oder Leistung ausgesprochen wichtig sein: Erfolgt eine Lieferung zum Beispiel am 31. März statt am 1. April, muss die fällige Umsatzsteuer bei Unternehmen mit "Soll-Versteuerung" schon am 10. April ans Finanzamt überwiesen werden statt am 10. Mai (oder sogar erst am 10. Juli bei vierteljährlicher Umsatzsteuervoranmeldung!)

Ob Umsatzsteuer-Einnahmen vor dem Abliefern drei Monate lang zinsbringend angelegt werden können oder nicht, macht sich bei der Abrechnung eines Großauftrags durchaus bemerkbar. Das ist im Übrigen der Hauptgrund, warum der Fiskus bei der Angabe des Lieferdatums so pingelig ist.

Fazit

Um auf der sicheren Seite zu sein, sollten Sie auf Ihren Ausgangsrechnungen zusätzlich zum Rechnungsdatum unbedingt ein separates Liefer- bzw. Leistungsdatum ausdrucken. Falls Ihr Auftragsverwaltungsprogramm das immer noch nicht beherrscht, verlangen Sie vom Hersteller Nachbesserung. In der Übergangszeit tragen Sie die Liefertermine in die einzelnen Positionstexte ein oder nehmen einen Pauschalhinweis auf die Übereinstimmung von Rechnungs- und Lieferdatum in den Rechnungstext auf ("Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum").

Sollte die Angabe des Lieferdatums (oder der Verweis auf einen Lieferschein mit monatsgenauem Lieferdatum) auf Ihren Eingangsrechnungen fehlen, bitten Sie Ihre Lieferanten und Dienstleister am besten um eine Klarstellung oder gleich eine komplette Neuausfertigung.

Checklisten und Musterschreiben

Wie Sie Eingangsrechnungen auf vollständige Pflichtangaben kontrollieren und korrekte Rechnung nachfordern, erläutert unser Praxistipp "Rechnungsanforderungen: Checkliste und Musterschreiben".

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Leistungsdatum Dezember, Rechnungdatum Januar

Hallo,

ich hätte eine Frage zum Vorsteuerabzug, wenn das Datum der Rechnung auf Bsp. 01.01.2015 gesetzt ist, aber der Leistungszeitraum das Vorjahr, Bsp. 31.12.2014 betrifft.

Darf ich dann die Rechnung noch in den Dezember 2014 buchen und dort die Steuer für den Dezember geltend machen oder muss ich die Steuer als "nicht anrechenbare Steuer" buchen und diese dann erst im Januar beim Finanzamt geltend machen?

Lt. meinem Kenntnisstand ist das Liefer- bzw. das Leistungsdatum ausschlaggebend für die Steuer.

Antwort: Leistungsdatum Dezember, Rechnungdatum Januar

Hallo,
eine Einzelfallberatung ist an dieser Stelle weder möglich noch zulässig. Daher nur ganz allgemein: Es kommt darauf an. :-)

* Sofern sich Ihre Frage auf die Umsatzsteuervoranmeldung bezieht, dürfen Sie die Vorsteuer bereits für den Voranmeldezeitraum Dezember 2014 geltend machen.
* Falls sich Ihre Frage auf die Einnahmenüberschussrechnung im Rahmen der Einkommensteuererklärung bezieht, dürfen Sie den Rechnungsbetrag erst in dem Jahr als Betriebsausgabe ansetzen, in dem die Rechnung bezahlt wurde. In diesem Fall also 2015.

Die Details besprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater oder fragen direkt beim Finanzamt nach.

Alles Gute und freundliche Grüße
Robert Chromow

Re

Lieber Robert Chromow,

ihre Anwort ist nicht ganz richtig. Es gilt nach UStG, dass man die Vorsteuer ziehen darf wenn die Rechnung physisch vorliegt. Eine Rechnung mit Datum Januar kann gar nicht im Dezember des Vorjahres vorliegen. Somit ist der Vorsteuerabzug erst im Januar möglich. Die Buchung im Dezember muss wie folgt lauten:

Aufwand + nicht abziehbare Vorsteuer an Verbindlichkeit.

Buchung im Januar

Vorsteuer(abziehbar) an nicht abziebare Vorsteuer.

Alles andere wäre Steuerhinterziehung.

Vorsteuerabzug

RICHTIG!

Lieferdatum weicht ab

Hallo,

Wie sieht der Sachverhalt bei folgendem Beispiel aus?
Lieferdatum ist gleich Rechnungsdatum. Die Rechnung ist am 12.11.2014 erstellt worden. Tatsächlich wurde die Ware aber erst am 19.11.2014 geliefert. Zahlungskonditionen lauten: Innerhalb von 7 Tagen.
Ist das korrekt oder müsste der Verkäufer hier etwas ändern?

Antwort: Lieferdatum weicht ab

Hallo,
aus meiner Sicht ist die Differenz zwischen Liefer- und Rechnungsdatum in diesem Fall (jedenfalls unter steuerlichen Gesichtspunkten) unproblematisch: Die in § 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG
http://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
festgelegte Pflicht, auf der Rechnung zusätzlich zum Ausstellungsdatum der Rechnung das Datum der Lieferung oder Leistung anzugeben, zielt auf ein möglichst frühes Entstehen der Umsatzsteuerschuld ab: Bei der Soll-Besteuerung (= Berechnung der Steuer nach vereinbarten Entgelten) muss der Rechnungssteller die Umsatzsteuer nämlich bereits in dem Voranmeldezeitraum anmelden und zahlen, in dem die die Lieferung oder Leistung erfolgt ist (vgl. § 13 Abs. 1 Nr. 1 UStG
http://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__13.html)! Also nicht etwa erst zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung oder gar nach der Bezahlung. (Letzteres trifft nur bei der sog. Ist-Versteuerung zu.)

Wenn nun aber, wie in dem von Ihnen geschilderten Fall, Lieferung und Rechnungsstellung im selben Monat erfolgen, ist die fehlende Differenzierung zwischen tatsächlichem Liefer- und Rechnungsdatum zumindest aus umsatzsteuerlichen Gründen unproblematisch. Anders sähe es aus, wenn die Lieferung am 28.11. erfolgt, die Rechnung aber erst am 1.12. gestellt worden wäre: Hier wäre der absolute zeitliche Abstand sogar kürzer - die beiden Termine lägen aber in unterschiedlichen Voranmeldezeiträumen! Klarer?

Viele Grüße
Robert Chromow

Was wenn die Leistung sich über 2 Monate erstreckt?

Beispielsweise wäre es ja denkbar dass man eine Schulung am 28.29.30.01.02. (= 5 Tage Montag - Freitag) hält.

Dann gibt man doch auf der Rechnung einfach als Leistungsdatum 28.xx-02.yy an. Oder muss da irgendeine ergänzende Angabe drauf?

Antwort: Was wenn die Leistung sich über 2 Monate erstreckt?

Guten Tag,
es reicht, wenn das Liefer- oder Leistungsdatum auf den Monat genau angegeben ist (siehe oben im Text: "Auf den Monat kommt es an!"). Es spricht aber überhaupt nichts dagegen, den Leistungszeitraum anzugeben. Dauert eine Leistung (z. B. die von Ihnen genannte Schulung) über das Monatsende hinaus, entsteht die Umsatzsteuer grundsätzlich am letzten Tag.
Viele Grüße
Robert Chromow

Leistungsdatum noch unbekannt

Guten Tag,
was gebe ich auf einer Rechnung an, die als Vorkasse bei der Bestellung eines Produktes zu zahlen ist, das Liefer- / Leistungsdatum zu diesem Zeitpunkt noch nicht bekannt ist?
Daniela Schürmann

Voraussichtliches Liefer-/ Leistungsdatum eintragen

hallo Frau Schürmann,

in so einem Fall weisen Sie am besten ausdrücklich darauf hin, dass dies die Rechnung über eine Anzahlung ist, und nennen das voraussichtliche Liefer- bzw. Leistungsdatum. Wie das genau aussehen kann, zeigt das Beispiel im Beitrag über Abschlagsrechnungen und Umsatzsteuer von Robert Chromow.

Beste Grüße
Ihre akademie.de-Redaktion
Simon Hengel

Leistungsdatum bei Online Schulung

Hallo Herr Chromow,

soweit so gut. Aber was muss ich bei einer Online Schulung angeben.

Beispiel: Der Kunde bekommt am 18.03 eine Rechnung. Der Betrag wurde am 18.03 per Vorkasse unserem Konto gutgeschrieben. Die Lieferung erfolgt am 19.03. Auf der Rechnung sind folgende Positionen.

1 Stück Software (Lieferdatum 19.03.2013)
1 Tag Online-Schulung (Leistungsdatum steht noch nicht fest)

Was muss ich da bei der Online-Schulung angeben? Bezahlt ist schon alles.

Danke für die Info

S. Costa

Antwort: Leistungsdatum bei Online Schulung

Guten Tag, S. Costa,
ich bin kein Steuerberater. Deshalb würde ich in diesem Fall ganz pragmatisch davon ausgehen, dass die Schulung lediglich eine Nebenleistung zur Software-Lieferung ist und als Leistungsdatum daher ebenfalls den 19.3.2013 angeben. Für alle Beteiligten ist es so am einfachsten und das Finanzamt kann bestimmt damit leben.
Mit freundlichen Grüßen
Robert Chromow

Ist der Begriff "Leistungsdatum" o.ä. relevant?

Kann man in dem Beispiel oben auch einfach ein Datum oder eine Monatsangabe hinter die Position schreiben, oder ist zwingend das Wort "Leistungsdatum" o.ä. erforderlich?

Antwort: Ist der Begriff "Leistungsdatum" o.ä. relevant?

Guten Abend,
auf die Bezeichnung "Leistungsdatum" kommt es m. W. nicht zwingend an - es muss aber unmissverständlich klar sein, dass es sich bei der Zeitpunkt-/Datumsangabe um das Leistungsdatum handelt.
Viele Grüße
Robert Chromow

Rechnung für Seminar

Sehr geehrter Herr Chromow,

wie schaut es denn aus, wenn ich eine Rechnung für ein Seminar schreibe, das aber erst in ein paar Monaten stattfindet und für das der Kunde sofort eine Anzahlung leisten, den Restbetrag aber erst in ein paar Monaten überweisen muss.
Was schreibe ich denn da als Lieferdatum auf die Rechnung? Den Monat des Seminars?

Und ist die Umsatzsteuerzahlung für die Anzahlung dann im Monat der Überweisung und für den Rest im Monat des Seminars fällig?

Herzliche Grüße

Antwort

Hallo,
als Liefer- oder Leistungsdatum geben Sie das Datum des Seminars an. Den Umsatzsteueranteil der Abschlagszahlung müssen Sie aber schon ans Finanzamt melden und abführen, sobald die Kundenzahlung bei Ihnen eintrifft (Ist-Besteuerung). Falls Sie der Soll-Besteuerung unterliegen, gilt sogar der Voranmeldezeitraum, in dem Sie die Rechnung schreiben.

Weitere Informationen finden Sie im Beitrag
"Abschlagsrechnungen und Umsatzsteuer"
http://www.akademie.de/wissen/abschlags-schlussrechnungen

Alles Gute und freundliche Grüße
Robert Chromow

Herzlichen Dank für die

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