Die hier vorgestellten Maßnahmen sind in verschiedene Themenblöcke aufgeteilt. Je nach individueller Situation greifen Sie sich den/die für Sie passenden Module heraus.

Ihr unmittelbarer Fokus sollte grundsätzlich auf der Sicherung der Forderungen liegen. 70 Prozent aller Unternehmen verlieren im Schnitt ca. 1 Prozent ihres Umsatzes durch Forderungsausfälle. Besonders für Gründer und umsatzschwache Unternehmen kann dieses eine Prozentpünktchen elementar sein! Sie sollten daher auf keinen Fall über dieser Quote liegen.

Die Blöcke 1 bis 3 beziehen sich auf die Sicherung Ihrer Forderungen:

Maßnahmenblock 1: Optimierung der Rechnungsstellung

1. Rechnungsstellung: Sie müssen eine termingerechte und inhaltlich korrekte Rechnungsstellung sichern. Versäumen Sie nicht, zügig die Rechnung an den Kunden zu senden. Inhalt der Rechnung muss eine Aufzählung der erbrachten Leistung sein, das Zahlungsziel in Tagen, vollständige Angaben (Ort, Datum, Adressat und Absender, erbrachte Leistung, Betrag, Steuersatz, Steuerbetrag, Bankverbindung). Ungenauigkeit dürfen Sie sich dabei nicht leisten!

2. Zahlungsbedingungen: Verwenden Sie verbindliche Angaben der Zahlungsfrist (z. B. 30 Tage netto). Noch besser: Bieten Sie Skonto als Zahlungsanreiz: Geben Sie allen oder mindestens Ihren wichtigsten Kunden die Möglichkeit des Skontoabzuges. Viele machen davon Gebrauch, sodass Sie die Zahlungseingänge damit früher zur Verfügung zu haben (14 Tage: 2 Prozent Skonto, 30 Tage netto). Kalkulieren Sie die Skonti in Ihrer Ergebnisplanung/Preisfindung ein.

Maßnahmenblock 2: Zahlungsmodalitäten mit Kunden optimieren

1. Anzahlung/Vorauszahlung: Wenn Sie vorfinanzieren müssen (z. B. bei Innenausbau, Bauprojekten) so vereinbaren Sie Zahlungsmodalitäten mit Anzahlungen. Beispielsweise 30 Prozent Anzahlung bei Auftragserteilung, 30 Prozent bei Lieferung, 60 Prozent bei Abnahme. Bei Großaufträgen sind Abschlagszahlungen ein MUSS.

2. Teilabnahmen/Teilzahlungen: Vereinbaren Sie bei längeren Auftragslaufzeiten, dass Sie zu bestimmten Zeitpunkten (oder zu abgeschlossenen Projektschritten) Teilrechnungen stellen können für die bis dahin erbrachte Dienstleistung. Vermeiden Sie, dass Sie mit hohen Beträgen in Vorleistung gehen, während eine lange Frist bis zum Zahlungseingang vergeht.

3. Anfahrtspauschalen/Spesen/Verpflegungspauschalen: Vergessen Sie nicht, die Erstattung von Spesen und Reisekosten mit Ihren Kunden zu vereinbaren. Verwenden Sie Anfahrtspauschalen, die Sie in Rechnung stellen.

Maßnahmenblock 3: Forderungssicherung (Forderungsmanagement)

1. Bonität prüfen: Bei Neukunden, insbesondere bei hohen Auftragssummen und Vorfinanzierungen sollten Sie die Bonität des Kunden prüfen (z. B. Wirtschaftsauskunftfirmen, Bankauskunft, SCHUFA). Verlangen Sie bei schlechter Bonität die Zahlungssicherung durch Bankbürgschaften, insbesondere bei Auslandsfirmen.

2. Informationen über den Kunden nutzen: Informieren Sie sich über das bisherige Zahlungsverhalten; versuchen Sie, brancheninterne Informationen oder Warnzeichen über die wirtschaftliche Lage des Kunden herauszufinden. Vereinbaren Sie Vorauskasse, wenn es sich um gewohnheitsmäßig schlechte Zahler handelt oder in der Vergangenheit schon ein Inkassounternehmen beauftragt werden musste.

3. Überwachung des Zahlungseingangs: Es ist ratsam, regelmäßig die Kontoauszüge abzuholen (z. B. am PC) und in einem Zahlungsprogramm (Haufe Lexware, MS Money etc.) tagesgenau zu erfassen. Sie müssen über Ihre Außenstände informiert sein.

4. Mahnwesen: Haben Sie nach der vereinbarten Zahlungsfrist keinen Geldeingang verzeichnet, so mahnen Sie die Zahlung an. Fragen Sie auch am Telefon nach! Klären Sie schnell, ob eine Reklamation der Grund für die Zahlungszurückhaltung ist, und sorgen Sie in diesem Fall für schnelle Bearbeitung. Verwenden Sie ein Standardformular zur freundlichen ersten Zahlungserinnerung bis hin zur dritten Mahnung. Setzen Sie Fristen in den Mahnschreiben. Bieten Sie ggf. Ratenzahlung an, um dem Kunden bei Zahlungsengpässen entgegenzukommen.

   (Sie können sich den Umweg über drei Mahnungen auch sparen und bereits 30 Tage nach Rechnungslegung Inkasso betreiben. Indes sollten Sie bedenken, welche Auswirkungen das eventuell auf Ihr Verhältnis zum Kunden hat.)

5. Zahlungen konsequent eintreiben: Scheuen Sie nicht davor zurück, rechtliche Schritte einzuleiten oder ein Inkassoinstitut zu beauftragen, wenn ein Kunde auch nach Mahnungen die Zahlung verweigert.

6. Nutzen Sie ggf. die Möglichkeit, Ihre Forderungen abzutreten (Factoring).