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VBA für Einsteiger - MS Excel 2003 (2)

Listen erfassen, übernehmen und sortieren

Liste mit Query aus anderer Datei übernehmen

Sie können Listen zur weiteren Bearbeitung in Excel aus anderen Dateien (Tabellen aus Access oder aus Excel-Arbeitsmappen o. ä.) mit Query übernehmen.

Query ist ein Zusatz (Add-In) für Excel, womit Sie Abfragen an externe Datenquellen auf einer graphischen Oberfläche einfach definieren können. Die Bedienung ist nicht weiter schwer. Die Abfrage wird von Query in SQL (Structured Query Language) gebildet, ohne dass Sie diese Abfragesprache SQL kennen müssen. Als Voraussetzung müssen die benötigten Treiber für die betreffende Datenquelle installiert sein. Das erledigen Sie während des angebotenen Dialogs.

Eine Abfrage mit Query erstellen Sie in mehreren Schritten.

Zunächst aktivieren Sie in einem leeren Arbeitsblatt für die zu importierenden Daten eine Zelle. Soll das Abfrageergebnis ab A1 geliefert werden, wähle man diese Zelle, danach "Daten" - "externe Daten importieren" - "Neue Abfrage erstellen...".

Aus der Dialogbox wählen Sie bitte die Datenquelle aus, z.B. Microsoft Access-Datenbank, wenn die Daten von einer Access-Datenbank geliefert werden sollen. Damit ist der notwendige Treiber installiert.

Treiber installieren

"OK". Als nächstes wird die Datenquelle ausgewählt.

Datenbank auswählen

z.B. die Datenbank "NWIND.mdb". Danach werden die gewünschte Tabelle und über ">" die Felder gewählt, die für die Exceltabelle bereitgestellt werden sollen.

Spalten (Felder) auswählen

Klicken Sie drei Mal "Weiter".

Jetzt können Sie sich entscheiden, wie Sie fortfahren möchten. Entweder
a) die ausgewählten Daten werden ungefiltert an das ausgewählte Arbeitsblatt zurückgegeben, oder
b) es soll noch zusätzlich bestimmte Kriterien für eine Datenauswahl definiert werden.
Entscheiden Sie sich für "Daten in Microsoft Query bearbeiten oder ansehen" und "Fertig stellen".

Weiter im Fenster von Microsoft Query mit "Ansicht" - "Kriterien". Ziehen Sie jetzt aus dem Container Customers alle gewünschten Felder, die im Ergebnis kriterienbestimmend sein sollen, in den Kriterienbereich, z.B. Country.

Auswahlkriterien definieren

Tragen Sie Germany als Auswahlkriterium darunter ein, damit nur die Kunden aus Deutschland ausgewählt werden. Wenn Sie dann das Symbol ! anwählen, sehen Sie das Ergebnis.

Abfrageergebnis

Die ermittelten Daten werden an Excel übergeben durch "Datei" - "Daten an Microsoft Excel zurückgeben". Weiter mit ...

Daten in Arbeitsblatt importieren

"OK", und die Daten stehen in Excel.

Bild vergrößernDie importierte Liste(Ausschnitt)

Im Arbeitsblatt können Sie die Daten jetzt jederzeit mit "Daten" - "Daten aktualisieren" auf den neuesten Stand bringen - wenn vorher eine Zelle der Liste aktiviert wurde.

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Über den Autor:

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Dieter Frommhold, Jahrgang 1943, Diplom-Lehrer für Physik und Mathematik, Verlagslektor und Programmierer. Seit 1971 langjährige Lehrtätigkeit über Betriebssysteme und Programmierung.

Ab 1994 arbe ...

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