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VBA für Einsteiger - MS Excel 2003 (2)

Listen auswerten

Spezialfiltern bieten grenzenlose Auswertmöglichkeiten

Wenn für die gewünschte Filteraufgabe die Autofilter nicht ausreicht, können Sie die in ihrer Kombinationsvielfalt schier unerschöpflichen Spezialfilter verwenden. Leider erfordert die Bedienung höhere Anforderung an die Konzentration des Benutzers, als die Autofilter, aber bei Automatisierung der Auswertung mit Spezialfilter durch Makros können Sie sich eine sehr bedienerfreundliche Umgebung selbst schaffen (vgl. Automatisieren von Spezialfiltern ).

Für die Anwendung von Spezialfiltern benötigen Sie drei Bereiche:

  1. den Listenbereich mit den auszuwertenden Daten,

  2. den Kriterienbereich für die Kriterien und

  3. einen Ausgabebereich für das Ergebnis.

Die letzten beiden Bereiche verwenden die Feldnamen für die Auswertung bzw. Ergebnisanzeige. Diese müssen nicht vollständig alle Feldnamen des Listenbereichs mit den auszuwertenden Daten umfassen, sie müssen aber korrekt geschrieben sein.

Die vorgestellten drei Bereiche können, aber brauchen nicht, auf unterschiedlichen Tabellenblättern platziert werden. Sie dürfen sich jedoch nicht gegenseitig überschneiden.

Wenn z.B. alle Feldnamen des Listenbereiches Abteilungsname, Vorname, Nachname, Tätigkeit, Einstellungsdatum, Durchwahl, Adresse, Ort, Postleitzahl, Geburtsdatum, Gehalt sind, kann der Kriterienbereich nur welche davon verwenden, z.B. Tätigkeit, Gehalt.

Der Ausgabebereich kann im Ergebnis diese Felder haben: Abteilungsname, Vorname, Nachname, Tätigkeit, Einstellungsdatum, Durchwahl.

Einige Bemerkungen zum Kriterienbereich

Alle Kriterien einer Zeile sind UND-verknüpft, z.B.:

Kriterienbereiche mit UND-Verknüpfungen

Alle Kriterien, die in mehr als einer Zeile formuliert werden, sind ODER-verknüpft:

Kriterienbereiche mit ODER-Verknüpfungen

Zur Anwendung von Spezialfiltern klicken Sie zuerst in das Tabellenblatt, in dem das Ergebnis stehen soll. Markieren Sie die dort die Feldbezeichnungen und mindestens eine Zeile. Achten Sie auf die angezeigte Meldung:

Meldung bei erstellen eines Spezialfilters

Je nach Excel-Version erscheint diese Meldung in unterschiedlicher Darstellung. Das Problem und dessen Lösung sind jedoch immer gleich.

Anhand der vorbereiteten Excel-Datei Personal.xls können Sie selbst Spezialfilter einrichten. Dazu haben wir bereits einige Kriterienbereiche und das Ergebnisblatt vorbereitet. Aktivieren Sie zunächst das Blatt Ergebnis und markieren Sie A1:K1. Wählen Sie "Daten" - "Filter" - "Spezialfilter", quittieren Sie die erscheinende Meldung einfach mit "OK" und danach die Option An eine andere Stelle kopieren.

Dialog für Spezialfilter

Lassen Sie sich von der jetzt folgenden etwas komplizierten Bedienung nicht entmutigen!

Der Erfolg entschädigt für alles - außerdem brauchen Sie diesen Vorgang später nur einmalig als Makro aufzeichnen und erhalten dann ein wunderbares Ergebnis.

Aktivieren Sie zunächst das Feld Listenbereich und löschen Sie eventuell darin stehende Informationen. Wechseln Sie nun in die Tabelle mit den Daten, das ist die Tabelle Liste und markieren Sie im Datenbereich ganz gewissenhaft nur alle wirklich existierenden Felder und die darunter befindlichen Datensätze.

Danach klicken Sie in das Feld Ausgabebereich, löschen eventuell darin enthaltene Informationen und markieren im Blatt Ergebnis nur die Feldbezeichnungen in A1:K1, damit anschließend auch alle Ergebnisdatensätze gezeigt werden.

Klicken Sie zuletzt in das Feld Kriterienbereich (ggf. Inhalt löschen) und markieren Sie für das erste Beispiel für Kriterien z.B. B16:C18. Nach OK erscheint das Ergebnis im Ausgabebereich.

Die Bedienung ist ziemlich kompliziert, aber denken Sie bitte daran, dass Sie diese Schritte mit Makros automatisieren können, so dass der Gebrauch der Spezialfilter ganz einfach und vor allem sicher wird.

Alle drei Bereiche müssen nicht in verschiedenen Tabellenblättern stehen. Beachten Sie aber dabei, dass Sie immer mit aktiver Zelle im Blatt mit dem Ausgabebereich beginnen.

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Über den Autor:

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Dieter Frommhold, Jahrgang 1943, Diplom-Lehrer für Physik und Mathematik, Verlagslektor und Programmierer. Seit 1971 langjährige Lehrtätigkeit über Betriebssysteme und Programmierung.

Ab 1994 arbe ...

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