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Individuelle und effektive Mahnbriefe schreiben

Wichtige Kriterien für einen wirkungsvollen Mahnbrief

Formulierungsbeispiele

Über erfolgversprechende taktische, psychologische und strategische Aspekte:

1. Grundsatz: Schuldner zu einer Reaktion animieren!

Immer versuchen, dem Schuldner die Zahlung bzw. zumindest ein Einlenken so gut wie möglich zu erleichtern ("Brücken bauen") mit dem absoluten Mindestziel, wenigstens herauszubekommen, ob der Schuldner zur Kategorie: "hartnäckig, böswillig" gehört oder nicht.

Beispiel: Formulierungsbeispiele

"Sie wissen, dass wir uns alle Mühe gegeben haben, Sie immer pünktlich und zuverlässig zu bedienen. Wir sind deshalb etwas überrascht, dass Sie die schon längst fällige Rechnung über Euro ... noch nicht beglichen haben.

Dass dies nicht mit Absicht geschehen ist, können Sie uns leicht mit Ihrer Überweisung oder einem Scheck beweisen. Wir rechnen damit bis spätestens ..."

Oder:

"In oben genannter Angelegenheit möchten wir höflich anfragen, ob der offene Saldo auf Ihrem Konto auf Richtigkeit beruht oder ob vielleicht ein Versehen unserer Buchhaltungsabteilung vorliegt?

Möglicherweise wurde der Betrag irrtümlich dem Konto eines anderen Kunden gutgeschrieben.

Für die freundliche Überprüfung der Angelegenheit bedanken wir uns im voraus recht herzlich."

Oder:

"Wir können uns die Gründe Ihres Zahlungsverzugs angesichts unserer bisher so harmonischen Geschäftsverbindung nicht erklären:

Haben Sie vielleicht selber Außenstände, die Sie nicht einbringen können und die eine vorübergehende Knappheit hervorgerufen haben oder waren Sie vielleicht mit unseren letzten Lieferungen nicht hundertprozentig zufrieden?

Schreiben Sie uns bitte offen, wie die Dinge stehen und wie die Angelegenheit - aus Ihrer Sicht gesehen - am Besten aus der Welt geschaffen werden kann. Wir werden über jeden vernünftigen und für uns einigermaßen akzeptablen Vorschlag mit uns reden lassen."

Oder:

"Wir können uns nicht vorstellen, dass eine Firma von Ihrem Ruf es nötig hat, den Kredit der Lieferanten auszunutzen. Welche Gründe mögen es also sein, die Sie bewegen mit den Zahlungen zurückzuhalten?

Sollten Sie selber Außenstände haben, die Sie nicht einbringen können und die eine vorübergehende Geldknappheit hervorgerufen haben, so schreiben Sie uns doch darüber und machen uns Vorschläge, wie Sie sich eine Regelung der Angelegenheit vorstellen können.

Sollten Sie im Augenblick nicht in der Lage sein, den ganzen Betrag aufzubringen, so werden wir es an Entgegenkommen bestimmt nicht fehlen lassen."

Oder:

"Wir können uns nicht vorstellen, dass Sie die Dinge auf die Spitze treiben wollen, sondern nehmen an, dass Sie triftige Gründe für die Zahlungsverzögerung haben.

Sollte es Ihnen z.B. im Augenblick nicht möglich sein, den vollen Betrag aufzubringen, wären wir die Letzten, die in einem solchen Fall nicht mit sich reden ließen.

Unsere grundsätzliche Kompromissbereitschaft zeigt Ihnen der anliegende Vordruck. (Hinweis: evtl. auch als Coupon!)

Bitte haben Sie die Freundlichkeit diesen im ebenfalls beigelegten Freiumschlag beantwortet an uns zurückzusenden."

Rückantwort: Zutreffendes bitte ankreuzen bzw. Nichtzutreffendes streichen:

O Zum Ausgleich Ihrer Rechnung vom ... sende ich Ihnen einen Verrechnungsscheck über Euro ...

O Ich muss den beiliegenden Verrechnungsscheck über Euro ... auf den ... vordatieren, da mir im Moment die flüssigen Mittel fehlen.

O Ich werde den fälligen Betrag spätestens bis zum ... überweisen.

O Ich möchte Ihre Rechnung in monatlichen Raten von Euro ... begleichen, beginnend am ...

O Heute übersende ich Ihnen per Verrechnungsscheck eine Teilzahlung über Euro ..., die Tilgung der Restschuld stelle ich mir wie folgt vor: ...

Ggf. kann man auch bei der ersten oder zweiten Mahnung mit originell (humoristisch) formulierten ungewöhnlichen Mahntexten versuchen zu erreichen, dass der Schuldner der Mahnung größere Aufmerksamkeit schenkt. Diese Variante sollten Sie ausnutzen, da ein vergnügt schmunzelnde Schuldner bisweilen doch eher nach dem Scheckbuch greift, als der durch einen verdrießlichen Brief verärgerte. Es kommt natürlich auch auf Ihre Branche an!

Jedoch sollten Sie derartige Formulierungen nicht anwenden bei verzugsbegründender Mahnung!

Beispiel:

"Dich schicke ich wenigstens nicht vergeblich auf die Reise", dachte unsere Mahnsachbearbeiter/-in, als sie diesen Brief absandte (evtl.: Bild eines/einer Lächelnden anfügen). Und er/sie hat sich nicht getäuscht, nicht wahr?

"Der Frau kann geholfen werden", werden Sie sagen, "heute noch werde ich die Rechnung vom ... über Euro ... begleichen."

Oder:

"Erinnern Sie sich, dass Sie Ihrem Freund ... einmal Euros geliehen haben? Nach 14 Tagen trafen Sie ihn auf der Straße und fragten: "Nun ... wie steht's denn mit meinen ... Euro ? Lief Ihr Freund da vielleicht auf der Stelle weg und gab keine Antwort? Sicherlich nicht.

Er sagte entweder: "Aber natürlich, hier sind sie, das hatte ich ja ganz vergessen, oder er sagte: "Tut mir leid, ich habe gerade nicht so viel bei mir, aber Anfang nächster Woche bekommst du das Geld", und er hielt sein Wort.

Sind Sie eigentlich nie auf den Gedanken gekommen, dass es ebenso unhöflich ist, einen Mahnbrief völlig unbeachtet zu lassen, wie wenn sich Ihr Freund ohne ein Wort von Ihnen abgewandt hätte?

Wir sind überzeugt, dass Sie nicht so unhöflich sein wollen. Deshalb sind wir sicher, dass Sie diesen Brief, mit dem wir erneut um die Zahlung unserer Rechnung über Euro ... bitten, nicht einfach beiseite legen, sondern dass Sie die Angelegenheit nunmehr durch umgehende Zahlung aus der Welt schaffen."

Oder:

"Was würden Sie wohl tun, wenn ich persönlich vor Ihnen stände, um Sie an den Ausgleich Ihres Kontos zu erinnern? Sie würden mir bestimmt sofort den Rechnungsbetrag in bar aushändigen oder Ihr Scheckbuch zücken und mir einen Scheck über den offenen Betrag ausstellen.

Nachdem ich es Ihnen leider nicht so bequem machen kann, bitte ich Sie, mir den Betrag umgehend auf mein Konto ... zu überweisen. Überweisungsformulare lege ich bei."

Oder:

"Wenn ich heute in Ihre Büro käme und fragte: Wie steht's denn mit meiner Forderung? Würden Sie dann nicht sofort einen Scheck über den offenen Betrag ausstellen? Können Sie ihn nicht gleich mit der Post schicken? Das ist viel einfacher und würde uns beiden viel Zeit ersparen."

Oder:

"Selbst wenn Sie Ihren Scheck einer Schildkröte auf den Panzer geschnallt hätten, wäre er jetzt schon hier. Da wir es sowieso vorziehen Schecks per Post zu erhalten, bitten wir um Übersendung bis spätestens ..".

Beim originellen bzw. humoristischen Mahnbrief ist Vorsicht geboten:

Es kann auch so sein, dass der Schuldner, der tatsächlich im Moment kein Geld, über Ihren humorigen Mahnbrief nicht lachen kann.

Oder, dass er zwar Geld hat, den humorigen Mahnbrief aber nicht ernst nimmt, weil er daraus schließt, dass es dem Mahnbriefschreiber nicht so wichtig ist, ob bezahlt wird oder nicht.

Erfahrungsgemäß geht allerdings auf originelle Mahnungen in der Mehrzahl der Fälle die Zahlung ein.

Hierzu gibt es einen echten Gerichtsfall:

Ein Makler hatte eine Mahnung in Versen verfasst und zwar u.a. wie folgt:

"Das Mahnen, Herr, ist eine schwere Kunst! Sie werden's oft am eigenen Leib verspüren.

Man will das Geld, doch will man auch die Gunst des werten Kunden nicht verlieren.

Allein der Stand der Kasse zwingt uns doch, ein kurz' Gesuch bei Ihnen einzureichen .....

Sie möchten uns, wenn möglich heute noch, die unten aufgeführte Schuld begleichen."

Der Kunde hatte offenbar keinen Humor (oder kein Geld) und musste deshalb verklagt werden. Das Landgericht Frankfurt/a.M. verfasste daraufhin das Gerichtsurteil ebenso in Versen:

" ... Ist zum Eintritt des Verzug' der Wortlaut obigen Schreibens deutlich genug?

Oder kommt eine Mahnung nicht in Betracht, wenn ein Gläubiger den Anspruch in Versen geltend macht? Die Kammer jedenfalls stört sich nicht dran und meint, nicht auf die Form, den Inhalt kommt's an.

Eine Mahnung bedarf nach ständiger Rechtsprechung weder bestimmter Androhung noch Fristsetzung. Doch muss der Gläubiger dem Schuldner sagen, das Ausbleiben der Leistung werde Folgen haben ...."

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Über den Autor:

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Dr.Thomas Wedel ist Rechtsanwalt sowie Experte auf den Gebieten Mahnwesen, Forderungsmanagement, Inkasso. Er hat zwei Fachbücher in diesen Gebieten veröffentlicht: Mahnbriefe geschickt formulieren un ...

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