Rasche Rechnungserstellung, höhere Zahlungswahrscheinlichkeit

Erstellen Sie die Rechnung unverzüglich, wenn Sie die vertraglich vereinbarte Leistung erbracht haben. Wenn Sie sich mit der Rechnungslegung drei Monate Zeit lassen, signalisieren Sie dem Patienten unbewusst, dass Sie den Rechnungsbetrag gar nicht benötigen. Erstellen Sie deshalb die Rechnung zeitig und mahnen Sie umgehend, wenn diese nicht nach einem angemessenen Zeitraum beglichen wird!

Außerdem gilt: Je mehr Zeit zwischen Behandlungsende und Rechnungsstellung vergeht, umso weniger kann sich der Patient an Details erinnern und die Rechnung nachprüfen - und umso schneller kommen Zweifel an einer korrekten Rechnungsstellung auf. Stellen Sie daher Rechnungen zeitnah, spätestens am Monatsende nach Abschluss der Behandlung.

Im Extremfall risikieren Sie eine Verjährung der Forderung, wenn Sie sich zu viel Zeit lassen (weitere Informationen zu diesem Punkt im nächsten Abschnitt).

Bei längerfristigen Behandlungen empfiehlt es sich, regelmäßig Behandlungsabschnitte in Rechnung zu stellen. Richten Sie sich bei der Rechnungslegung auch nicht nach dem Abrechnungsrhythmus für Kassenleistungen!

Worauf Sie bei der Rechnungsstellung achten müssen

Achten Sie darauf, dass Sie eine ordnungsgemäße und vollständige Rechnung erstellen. Die Gebührenordnungen der Ärzte und Zahnärzte stellen besondere Anforderungen an eine korrekte Honorarabrechnung.

• Durch die Leistungsbeschreibung sollen die erbrachten Leistungen so beschrieben werden, wie dies die einschlägige Gebührenordnung (GOÄ, GOZ, GOP oder GebüH) vorsieht.

• Neben der Leistungsbeschreibung muss in der Rechnung die entsprechende Gebührenposition aufgeführt werden.

• Des Weiteren müssen Sie das Datum angeben, zu dem die entsprechende Leistung erbracht worden ist.

Für jede ärztliche Leistung wird eine Punktezahl gewährt. Die Punktezahl ist mit dem Punktwert zu multiplizieren. Das ergibt den Einfachsatz. Dieser kann wiederum mit unterschiedlich hohen Steigerungssätzen multipliziert werden. In der Regel wird für persönliche Leistungen ein einfacher und bis 2,3-facher Steigerungssatz veranschlagt. Das Ergebnis aus der Multiplikation von Einfachsatz mit dem maximal zulässigen Steigerungssatz ergibt den Regelhöchstsatz. Dieser darf in Abhängigkeit des Schwierigkeitsgrades, des Zeitaufwandes und den Umständen bei der Ausführung überschritten werden, bei persönlichen ärztlichen Leistungen beispielsweise bis zum 3,5-fachen.

Außerdem sollten weitere in Rechnung zu stellende Gebühren(-positionen), wie Entschädigungen (§ 7 GOÄ) oder Auslagen (§ 10 GOÄ/§ 9 GOZ), angegeben werden.

Übersehen Sie bei der Rechnungsausstellung einen dieser Mindestbestandteile, dann ist die Rechnung - rechtlich gesehen - nicht in Ordnung.

Die Umsatzsteuer: Wann sind ärztliche Leistungen umsatzsteuerpflichtig?

Falls Ihre Leistungen umsatzsteuerpflichtig sind, muss der Umsatzsteuer-Anteil natürlich ebenfalls auf der Rechnung ausgewiesen werden. Denn Umsatzsteuer schulden Sie in diesem Fall dem Finanzamt ohnehin - deshalb sollte sie tunlichst vom Rechnungsempfänger auch bezahlt werden.

Die Umsatzsteuer ist ein Thema, das nach wie vor von vielen Ärzten gerne verdrängt wird. Dabei hat bereits das Jahressteuergesetz 2009 gerade für Ärzte eine erhebliche Veränderung gebracht, weil darin § 4 Abs. 14 UStG geändert wurde. Von der Umsatzsteuer befreit sind seither "Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin, die im Rahmen der Ausübung der Tätigkeit als Arzt, Zahnarzt, Heilpraktiker, Physiotherapeut, Hebamme oder einer ähnlichen heilberuflichen Tätigkeit durchgeführt werden". Im Vordergrund steht also das therapeutische Ziel der Behandlung, nicht mehr die ärztliche Tätigkeit als solche.

Dient eine ärztliche Behandlung nicht einem therapeutischen Zweck, wie beispielsweise eine rein aus ästhetischen Gründen vorgenommene Operation ("Schönheitsoperation"), dann unterliegt diese Leistung der Umsatzsteuer. Genauso handelt es sich bei Umsätzen aus

• schriftstellerischer oder wissenschaftlicher Tätigkeit

• einer Vortrags- oder Lehrtätigkeit

• der Lieferung von Hilfsmitteln, wie z. B. Kontaktlinsen

• der Erstellung von Gutachten, z. B. über das Sehvermögen, die Berufstauglichkeit, zu Versicherungsangelegenheiten oder zum Thema Alkohol

jeweils nicht um Heilbehandlungen. Diese Umsätze sind deshalb steuerpflichtig.

Bei ärztlichen Leistungen, die im Zusammenhang mit einem Schwangerschaftsabbruch oder der Empfängnisverhütung erbracht werden, handelt es nach einer Klarstellung durch das Bundesfinanzministerium übrigens um umsatzsteuerfreie Heilbehandlungsleistungen.

Wenn Sie eine oder mehrere der genannten umsatzsteuerpflichtigen Leistungen erbringen, dann überschreiten Sie damit schnell die "Kleinunternehmergrenze" in Höhe von 17.500 Euro. So lange Sie darunter bleiben (wohlgemerkt mit steuerpflichtigen Umsätzen), können Sie diese Regelung für sich in Anspruch nehmen, müssen keine Umsatzsteuererklärung abgeben und keine Umsatzsteuer abführen.

Muss ein Hinweis zur Umsatzsteuerpflicht oder Umsatzsteuerfreiheit auf die Rechnung?

• Solange umsatzsteuerfreie Leistungen erbracht werden, regelt § 12 GOÄ abschließend den Inhalt, der auf einer Rechnung enthalten sein muss. Ein Hinweis auf die Steuerbefreiung ist darin nicht vorgesehen.

• Sobald jedoch (auch) umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbracht worden sind, muss die Rechnung den Anforderungen des § 14 Abs. 4 UStG entsprechen. Sie müssen dann also angeben, welche Leistungen umsatzsteuerbefreit und welche nicht befreit sind. Für die umsatzsteuerfreien Leistungen können Sie dabei den Zusatz "Umsatzsteuerbefreiung gemäß § 4 Nr. 14 - Heilbehandlung" verwenden.