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So bringen Sie Ihr Mahnwesen auf Vordermann und säumige Zahler in Schwung!

Der Weg zum Erfolg besteht aus vielen kleinen Schritten

Mahnstufen und Mahnungen

Steht auf Ihrer To-Do-Liste das Thema "Säumige Schuldner mahnen" ganz oben? Hier finden Sie konkrete Tipps, um Ihr Mahnwesen in Schwung zu bringen, eigene Mahnschreiben aufzusetzen und einen systematischen Mahn-Rhythmus einzuführen. Denn auch im Mahnwesen besteht der Weg zum Erfolg aus vielen kleinen Schritten.

Zuerst müssen wir uns Klarheit darüber verschaffen, wer uns Geld schuldet und wer davon wie oft gemahnt wurde. Dann müssen wir ein systematisches Mahnwesen mit klar geregeltem Mahnrhythmus zum festen Bestandteil der Arbeit machen. Und bei der Gelegenheit sollten wir auch über die Mahntexte nachdenken, die wir einsetzen.

Einen Überblick verschaffen

Wer seine säumigen Kunden zum Zahlen bringen will, der muss sich zwangsläufig erst einmal einen Überblick darüber verschaffen, was wann und wie bisher schon unternommen worden ist, um den Kunden zum Zahlen zu bringen. Das lässt sich in der Regel am Mahnstatus erkennen. Auch wenn Sie ein einfaches Buchhaltungssystem nutzen, verfügt es meist über einen eingerichteten Mahnrhythmus.

Vermutlich werden Sie feststellen, dass sich die Vorgänge unabhängig vom Rechnungsdatum in ganz unterschiedlichen Mahnstufen befinden. Einige säumige Kunden sind möglicherweise nur ein einziges Mal gemahnt worden und haben danach nie wieder etwas von Ihnen gehört.

Text der Mahnung

Bei einer Mahnung handelt es sich um nichts anderes als eine eindeutige Zahlungsaufforderung an säumige Kunden. Diese muss einen Zweck erfüllen: Aus der klaren und eindeutigen Formulierung muss der Kunde sofort erkennen, dass Sie die Forderung jetzt ernsthaft von ihm verlangen.

Es ist nicht erforderlich, die Mahnung in der Betreffzeile Ihres Schreibens als solche zu bezeichnen. Wenn Sie Ihr Schreiben dennoch als "Zahlungserinnerung" oder "Mahnung" bezeichnen wollen, dann zügeln Sie zumindest Ihren Ordnungssinn und nummerieren Sie Ihre Mahnungen nicht durch: Nach einer "zweiten Mahnung" rechnet der Kunde mit einer "dritten" und rechnet sich aus, wie viel Zeit er sich weiterhin mit dem Bezahlen lassen kann.

In mehreren Schritten zur individuellen Mahnung

Meist sind in einer Standard-Buchhaltungssoftware bereits Mahnschreiben integriert, die mehr oder weniger ihren Zweck erfüllen. Wie wäre es aber mit einem individuellen Mahntext?

Sie können auch verschiedene Textbausteine entwerfen, die Sie je nach Bedarf einsetzen. Vermutlich handelt es sich bei Ihren Kunden nicht um eine einheitliche Kundengruppe. Selbst wenn Sie nur Privat- oder nur Geschäftskunden haben, gibt es innerhalb dieser Gruppen Unterschiede im Zahlungsverhalten. Menschen sind nun mal verschieden. Die Resonanz verschiedener Kundengruppen auf den gleichen Mahntext fällt oft recht unterschiedlich aus.

Damit Sie "den roten Faden" bei der Formulierung eines individuellen Mahnschreibens nicht verlieren, können Sie einem einfachen und wirkungsvollen Schema folgen:

  1. Die Lieferung oder Leistung nennen:

    ".....wir haben am ..... geliefert ..."

  2. Auf die vereinbarten Zahlungsbedingungen verweisen:

    "der Rechnungsbetrag war spätestens am ...fällig"

  3. Klar sagen, was Sie vom Kunden erwarten:

    "Wir fordern Sie auf, den fälligen Betrag in Höhe von .... Euro bis spätestens ...... auf unser Konto zu überweisen.

Nun werden Sie beim ersten Schreiben nicht gleich die schärfsten Worte verwenden, sondern es freundlich gestalten und den Kunden an die ausstehende Zahlung höflich erinnern.

Formulierungsweise

Spätestens bei der dritten Mahnung sollten Sie allerdings unmissverständlich zum Ausdruck bringen, dass Sie jetzt nicht mehr gewillt sind, weiterhin auf den Zahlungseingang zu warten. Je älter die Forderung wird, umso mehr sinken erfahrungsgemäß die Chancen, dass Sie zu Ihrem Geld kommen.

Ob Sie bei der Formulierung Ihrer Mahnschreiben eher die klare kaufmännische Sprache oder eine witzige Variante bevorzugen, hängt im Wesentlichen von Ihrem persönlichen Stil und der Art des Unternehmens ab, welches Sie führen. Ihrer Kreativität sind hier keine Grenzen gesetzt.

Selbst der Gesetzgeber und die Rechtsprechung sehen keinen Hinderungsgrund für ein eher "ungewöhnliches" Mahnschreiben, wie ein Urteil des LG Frankfurt am Main vom 17.02.1982 (2/22 O 495/81) belegt. Die Richter mussten sich mit der Frage auseinandersetzen, ob eine in Verse gefasste Mahnung einen Schuldnerverzug begründen könne. Sie haben sich mit der Urteilsbegründung sehr viel Mühe gegeben: Tatbestand und EntscheidungsgründeAnzeigen (öffnet sich in einem Popup-Fenster).

Mit dem Kunden ins Gespräch kommen!

Nutzen Sie das Mahnschreiben zudem, um mit Ihrem Kunden ins Gespräch zu kommen. Signalisieren Sie ihm, dass Sie kontakt- und kooperationsbereit sind. Formulieren Sie beispielsweise so: ".... Falls es ein Problem mit der Lieferung/Leistung geben sollte, rufen Sie mich bitte unter der Telefonnummer 12 345 67 an, damit wir gemeinsam eine Lösung finden...". Das Mahnschreiben ist auch eine hervorragende Möglichkeit, die Gründe für die Zahlungsverzögerung herauszufinden und gleichzeitig Lösungsvorschläge zu erarbeiten. Aber Vorsicht, nehmen Sie sich vor den Gläubiger-Fallen in Acht, die Ihnen der eine oder andere "Profi-Schuldner" stellt.

Statt eines konventionellen Mahnschreibens können Sie auch einen Fragebogen übermitteln, den der säumige Kunde ausfüllen und zurückschicken oder -faxen kann. Sie können den Kunden beispielsweise fragen, ob er

  • "...mit dem Produkt oder der Dienstleistung nicht zufrieden ist",

  • "...selbst hohe Außenstände hat, die er nicht einbringen kann, und deshalb vorübergehend nicht zahlen kann"

  • "...ein EDV-Problem hat" usw.

Der Fantasie sind nur insoweit Grenzen gesetzt, als das Vorhaben die Schranken der Sittenwidrigkeit nicht überschreiten darf. Gleichzeitig können Sie im Fragebogen dem Kunden auch die Möglichkeit geben, Ihnen einen Zahlungsvorschlag zu unterbreiten.

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