Dezent, aber sehr präsent: Wenn Sie Signaturen unter Ihren E-Mails als regelmäßig aktualisierte "Textanzeigen in eigener Sache" nutzen, machen Sie die elektronische Korrespondenz zum unauffälligen, aber wirkungsvollen Werbeträger.

Merkwürdig: Alle suchen händeringend nach Möglichkeiten, das eigene Unternehmen und dessen Produkte oder Dienstleistungen vorzustellen - aber einer der elegantesten und wirkungsvollsten Werbeträger wird häufig vernachlässigt: Jede E-Mail an Kunden, Interessenten und andere Geschäftspartner kann schließlich neben den wichtigsten Kontaktdaten kurze Werbebotschaften enthalten!

In der Fußzeile von E-Mails unterbringen lassen sich zum Beispiel Hinweise auf ...

• neue Produkte und Dienstleistungen,

• besondere Aktionswochen und Sonderangebote oder auch

• aktuelle Veröffentlichungen.

Inhaltlich sind Ihrer Fantasie keine Grenzen gesetzt. In der Länge sollten Sie sich jedoch beschränken - am besten auf einen aussagekräftigen Anreißer plus Link auf eine Internetseite: Dort können interessierte Leser dann die dazugehörigen ausführlichen Informationen abrufen.

Max Mustermann: Signatur mit Werbe-Botschaft

Keine Sorge: Selbst in traditionell "wertkonservativen" Mailinglisten, in denen explizite Werbung in eigener Sache nicht geduldet werden, sind dezente E-Mail-Signaturen mittlerweile längst akzeptiert.

Allgemeine Absenderangaben: Was gehört rein?

Natürlich ist eine E-Mail-Signatur nicht nur oder in erster Linie Werbemedium. Am häufigsten finden sich dort - sinnvollerweise - Kontaktdaten und Angaben zum Absender.

Je nach Branche, Unternehmensgröße und Selbstverständnis kann eine E-Mail-Signatur sehr unterschiedliche Formen und Inhalte haben:

• Firma, Vor- und Nachname des Absenders,

• bei größeren Unternehmen: Funktions- und Abteilungs-Informationen,

• Postanschrift,

• Telefon- oder Faxnummern,

• Web- und Mail-Adresse sowie

• weitere Informationen und Kommunikationskanäle (Mobilfunk-Rufnummer, Instant-Messaging-Kennungen, Adressen von Profilseiten aus sozialen Netzwerken etc.)

Welche persönlichen Angaben und Kontaktkanäle Sie nennen, kommt auf den Einzelfall an - am besten Fragen Sie sich: Welche Informationen brauchen Empfänger meiner E-Mails, um mit mir schnell und zielgerichtet Kontakt aufnehmen zu können?

Verschärfte Informationspflichten

Seit einigen Jahren gibt es sogar rechtliche Argumente für die Nutzung aussagekräftiger E-Mail-Signaturen: Denn sobald es sich bei einer E-Mail um einen offiziellen "Geschäftsbrief" handelt, gelten dafür grundsätzlich dieselben Formvorschriften wie für die Papierpost. Elektronische Schreiben von Kaufleuten an ihre Geschäftspartner müssen demnach zumindest ...

• die Firmenbezeichnung,

• den Rechtsformzusatz,

• die Anschrift und

• die Handelsregisternummer

... enthalten. Kleinunternehmer und Freiberufler sind ebenfalls gut beraten, in geschäftlichen E-Mails zumindest Name und Anschrift zu nennen. Unter der Überschrift "Gesetzliche Formvorschriften für geschäftliche E-Mails" können Sie die Einzelheiten der verschärften Informationspflichten nachlesen.

Fragwürdige Signatur-Disclaimer

Immer häufiger werden E-Mails mit - oft gefährlich klingenden - Vertraulichkeits- und Warnhinweisen versehen. Derartige E-Mail-"Disclaimer" warnen die Adressaten zum Beispiel davor, E-Mails weiterzuleiten oder zu veröffentlichen. Sofern es sich um Irrläufer handelt, werden Empfänger oftmals sogar ultimativ aufgefordert, den Inhalt der E-Mail gar nicht erst zur Kenntnis zu nehmen (was allein deshalb absurd ist, weil der Hinweis meist am Ende des Mailtextes auftaucht), den Absender zu informieren und/oder die E-Mail zu löschen.

Im "Archiv der E-Mail-Disclaimer" finden sich inzwischen bereits 150 typische Warnungen, darunter die wahrscheinlich längste Angstklausel der Welt. Nach Ansicht von Rechtsanwalt Oliver Causse, des Betreibers von "angstklauseln.de", und vieler anderer Juristen ist die Wirksamkeit obligatorischer Warnhinweise in den meisten Fällen gleich Null.

Statt die gewünschte Abschreckung oder Absicherung zu erreichen, laufe der Absender Gefahr, sich lächerlich zu machen. Wer vertrauliche Informationen via E-Mail verschickt, sollte von vornherein durch Verschlüsselung und elektronisches Signieren tunlichst dafür sorgen, dass Unbefugte erst gar nicht Kenntnis vom Inhalt bekommen können. Wer dazu nicht in der Lage oder zu bequem sei, könne einem unfreiwilligen Empfänger anschließend nicht auch noch Vorschriften machen.

Bevor Sie also aus Gewohnheit oder aus Rücksicht auf vermeintliche geschäftliche Gepflogenheiten E-Mail-Disclaimer verwenden, sollten Sie überprüfen,

• welchen Zweck Sie damit erfüllen wollen,

• ob Sie den mit Ihrem Disclaimer überhaupt erreichen können und

• ob Sie Ihre Geschäftspartner nicht ungewollt abschrecken oder vor den Kopf stoßen.