So legen Sie E-Mail-Signaturen an

Zurück zum sinnvollen Einsatz einfacher E-Mail-Signaturen als Informations- und Werbeträger. Alle modernen E-Mailprogramme bieten die Möglichkeit, eine oder mehrere Signaturen anzulegen:

• Bei MS Outlook erreichen Sie das Signatur-Modul zum Beispiel über den Menüpunkt "Extras" - "Optionen" in der Registerkarte "E-Mailformat" per Mausklick auf die Schaltfläche "Signaturen". Je nachdem, mit welcher Outlook-Version Sie arbeiten, sieht das zum Beispiel so aus:

  Das Signatur-Modul von Outlook 2003

  Das Signatur-Modul von Outlook 2007

• Beim kleinen Bruder "Outlook Express" gibt es unter "Extras" - "Optionen" eine separate Registerkarte:

  E-Mail-Signaturen mit Outlook Express einrichten

• Beim Vista-Mailprogramm "Windows Mail" nehmen Sie die erforderlichen Einstellungen ebenfalls unter "Extras" - "Optionen" im Register "Signaturen" vor:

  E-Mail-Signaturen mit Windows Mail einrichten

• Anwender des OpenSource-Mailprogramms Thunderbird finden die Signatureinstellungen unter "Extras" - "Konten": Dort können Sie eine Textdatei auswählen, deren Inhalt standardmäßig als Signatur angehängt werden soll:

  E-Mail-Signaturen beim Donnervogel

Ob Sie eine bestimmte Standard-Signatur festlegen oder verschiedene Textbausteine bei Bedarf je nach Adressat und Einsatzzweck einfügen, entscheiden Sie selbst. In neuen E-Mails greifen Sie über den Menüpunkt "Einfügen" - "Signatur" blitzschnell auf Ihre vorbereiteten Infoblöcke zu.

Praktische Signatur-Tipps

Einige bewährte Tipps zu Form und Inhalt von Mail-Signaturen:

• Verwenden Sie einen "Signatur-Trenner" in der Zeile vor dem Beginn des Info-Blocks - bestehend aus zwei Bindestrichen und einem Leerzeichen "-- ": Auch wenn der sachliche Hintergrund (Möglichkeit der Verringerung des Datenaufkommens) mittlerweile weitgehend hinfällig ist, gehört die Trennzeile in vielen Mailinglisten und manchen Foren noch zum guten Ton.

• Die Signaturbreite sollte 70 Zeichen nicht überschreiten. Ansonsten laufen Sie Gefahr, dass der Textblock am Bildschirm des Empfängers durch automatische Zeilenumbrüche zerrissen wird. Wer auf Nummer sicher gehen will, beschränkt sich sogar auf 60 bis 65 Zeichen pro Zeile.

• Auch wenn die E-Mailadresse auf den ersten Blick wegen der "Antworten"-Automatik entbehrlich erscheint, sollte sie in die Signatur aufgenommen werden. Schließlich werden E-Mails oft weitergeleitet, zitiert oder erreichen ihre Empfänger auf anderen verschlungenen Pfaden.

• Verzichten Sie auf umfängliche "ASCII-Art"-Kunstwerke und ausführliche, marktschreierische Reklame-Botschaften: Sie zerstören damit die seriöse Werbewirkung.

• Nutzen Sie Hyperlinks: Die meisten modernen E-Mailprogramme stellen Web- oder Mail-Links (wie "http://www.mustermann.de" oder "mailto:vertrieb@mustermann.de") als klickbare Einheiten dar. Sie bieten Interessenten und Kunden damit den Direktzugriff auf weiterführende Informationen. Übrigens: Auch wenn Ihre eigene Software bereits auf das Präfix "www..." anspringt, sollten Sie immer die Protokollangabe (z. B. "http://" oder "ftp://") voranstellen. Ansonsten nehmen Sie vielen Empfängern die Möglichkeit, die angegebenen Ziele einfach per Mausklick aufzurufen.

Testlauf nicht vergessen

Bevor Sie Ihre Signaturen zum Dauereinsatz bringen, sollten Sie einen Test durchführen: Fügen Sie sämtliche Textbausteine in eine E-Mail ein und schicken Sie diese an sich selbst. Auf diese Weise prüfen Sie zumindest ansatzweise, ob die Formatierung beim Empfänger richtig ankommt.

Nehmen Sie außerdem die Rechtschreibung sowie sämtliche Adress- und Kontaktdaten gründlich unter die Lupe: Schließlich bringen Sie Ihre Info- und Werbeblöcke ab sofort zusammen mit jeder E-Mail unter die Leute - oft landen sie sogar auf einen Schlag bei Hunderten von Empfängern (zum Beispiel bei Mailinglisten): Fehler in Signaturen sind da ein Zeichen von Nachlässigkeit und wirken unprofessionell.

Fazit

Wer E-Mail-Signaturen als "Textanzeigen in eigener Sache" verwendet, nutzt den wichtigsten modernen Kommunikationskanal als dezenten, aber äußerst präsenten Werbeträger. Auf diese Weise werden Sie zwar nicht auf Anhieb neue Kunden und Aufträge in großer Zahl finden - die dauerhafte Wirkung ist aber kaum hoch genug einzuschätzen.

Zusätzliches Plus von E-Mails als Werbeträger: Signaturen lassen sich mit wenig Aufwand täglich, wöchentlich, monatlich oder halt bei Bedarf auf aktuelle Angebote oder neue Produkte und Dienstleistungen abstellen.