Wie Gründer die monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldung erledigen

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist zwar lästig - aber nicht schwierig. Wir erklären, was es dabei zu beachten gilt.

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Stand: 1. April 2014 (aktualisiert)

Unabhängig von der Höhe ihrer Umsatzsteuerschuld müssen Gründer in den beiden ersten Geschäftsjahren monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben. So ärgerlich der unverhältnismäßig hohe bürokratische Aufwand für viele Kleinunternehmer sein mag: Grund zur Steuer-Panik gibt es nicht. Wir zeigen, worauf Sie bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung achten müssen, erläutern das elektronische Meldeformular und gewinnen der Vorschrift sogar eine gute Seite ab.

Um kriminellen Machenschaften mit fiktiven Rechnungen eigens gegründeter Scheinfirmen den Boden zu entziehen, wurde vor ein paar Jahren im Zuge des "Steuerverkürzungsbekämpfungsgesetzes" eine Bestimmung in das Umsatzsteuergesetz aufgenommen, die seitdem Monat für Monat zigtausende Gründer in Atem hält: In § 18 Abs. 2 Satz 4 UStG findet sich die filigrane Fiskalformulierung:

"Nimmt der Unternehmer seine berufliche oder gewerbliche Tätigkeit auf, ist im laufenden und im folgenden Kalenderjahr Voranmeldezeitraum der Kalendermonat."

Mit anderen Worten: In den beiden ersten Geschäftsjahren muss die monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldung jeweils bis zum 10. Tag des Folgemonats beim Finanzamt eingegangen sein - und zwar per elektronischer Datenübertragung via Internet.

Mehrarbeit für Gründer

Ausgerechnet in der ohnehin anstrengenden Startphase bedeutet das für viele Klein(st)unternehmen und Nachwuchs-Freiberufler zusätzliche Arbeit. Denn die monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldung ist ansonsten nur dann fällig, wenn die Umsatzsteuer-Zahllast (das ist die Differenz zwischen Umsatzsteuer-Einnahmen und eigenen Umsatzsteuer-Zahlungen) gegenüber dem Finanzamt im Vorjahr höher als 7.500 Euro war. Angesichts überschaubarer Umsätze in der Startphase erreichen anfangs nur wenige Unternehmen diese Größenordnung!

Nimmt man noch die oft hohen Vorsteuern aus Investitionen hinzu, wäre vielfach sogar die vierteljährliche Voranmeldung entbehrlich: Die tritt normalerweise erst ab einer jährlichen Umsatzsteuer-Höhe von 1.000 Euro in Kraft.

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Hallo Herr Chromow,
vielen Dank für Ihre sofortige und sehr hilfreiche Antwort!!! Natürlich kann ich die Domainkosten angeben ... allerdings ist jetzt schon der 13.04. (Gewerbe wurde zum 30.03.2010 angemeldet) - habe ich jetzt Probleme zu erwarten, wenn ich noch heute übermittle?
Danke und viele Grüße,
Kerstin Fuchs

Hallo Frau Fuchs,
danke für die nette Rückmeldung. Zu Ihren Fragen:
1. Im "Fragebogen zur steuerlichen Erfassung", den Sie vom Finanzamt nach der Gewerbeanmeldung bekommen (oder von sich aus ausgefüllt) haben, haben Sie ein Datum angegeben ("Neugründung zum ..."). Ab diesem Zeitpunkt sind dann auch Umsatzsteuervoranmeldungen fällig. Wenn es nichts zu melden gibt, tragen Sie in den Umsatz-/Vorsteuerfeldern halt eine 0 ein. Abgesehen davon: Sind Sie wirklich sicher, dass Sie bislang keinen Cent an Betriebsausgaben hatten!? Und seien's nur die Kosten für die Domain und den Webspace, auf dem der Online-Shop eingerichtet wird!? Ich kann's kaum glauben. :-)
2. Was den Meldezeitpunkt betrifft: Sobald der Meldezeitraum zuende ist, können Sie die Voranmeldung übermitteln - Sie müssen nicht bis zum 10. des Monats warten.
3. Mit der Umsatzsteuervoranmeldung ist es getan: Ihre Unterlagen schicken Sie nicht ans Finanzamt! Die bleiben bis zu einer eventuellen Betriebsprüfung in Ihrem Büro.
Viel Erfolg und alles Gute: Hoffentlich funktioniert Ihr Online-Shop bald!
Robert Chromow

Hallo Herr Chromow,

zu aller erst einmal vielen Dank für die Infos und Hinweise!

Als Neugründerin verkaufe ich Ware über einen Online-Shop (Ist-Versteuerung / kein Kleinunternehmen). Das Gewerbe habe ich bereits angemeldet, jedoch ist der Online-Shop noch nicht fertig gestellt und online (Software- und Kompatibilitärtsprobleme). Es können somit derzeit noch keine Bestellungen eingehen. Ich habe auch noch keine USt-ID-Nr. vom zuständigen FA erhalten.

Wie verhält es sich hier mit der USt-Meldung an das FA? Muss ich ab Gewerbeanmeldung eine USt-Meldung abgeben, auch wenn gar kein Umsatz getätigt wurde und es auch keine Ausgaben für mich gab? Die Elster-Formular-Software habe ich bereits vorsorglich installiert. Muss die Meldung bis spätestens 10. des Folgemonats an das FA erfolgen - also, kann auch früher?

Weiter möchte ich nachfragen, ob ich auch Unterlagen zusätzlich zur elektronischen Meldung separat an das FA senden muss? Debitorenrechnungen (Kopien) und Kreditorenrechnungen / Kassenbelege (Original oder Kopie?)?

Vielen herzlichen Dank bereits vorab für Ihre Bemühungen!
Kerstin Fuchs

Hallo,
leider ist mir nicht so ganz klar, was genau Ihre Frage ist: Grundsätzlich dürfen Sie sämtliche gezahlte und ausgewiesene Umsatzsteuer auf Betriebsausgaben als Vorsteuer geltend machen. Das gilt auch für 100 % der Umsatzsteuer auf die Ausgaben für Ihren Geschäftswagen. Die Einnahme für den privaten Nutzungsanteil (inklusive der darauf fälligen Umsatzsteuer-_Einnahme_) errechnen Sie im Gegenzug erst am Jahresende. Einzelheiten finden Sie im Beitrag
"Der Firmenwagen und das Betriebsvermögen"
http://www.akademie.de/direkt?pid=11654
Vielleicht hilft Ihnen das ja schon ein wenig weiter!?
Mit freundlichen Grüßen
Robert Chromow

Da bin ich mal froh das hier sich einiges tut... meine Frage kam erst auf als ich die Zahlen zusammengetragen habe für das Elster Formular...tja bei der Angabe der Ust (alle gesammelten Rechnungen des Monats/Einkäufe)da wollte ich die Summe meiner verausgabten Mwst. eintragen und habe mich gefragt gehört jetzt die 19% Mwst für Geschäftsmiete+ Nebenkosten und Strom mit darein, ich denke schon.Mwst für Telefonkosten in voller Höhe da Geschäftslokal, und Mwst für Benzinkosten zu 50 oder 80% angesetzt.Da der Wagen ja auch wenn auch nur wenig privat genutzt wird.

Versuch macht klug ... :-) Es kommt vermutlich darauf an, für welchen Zeitraum Sie Kopien benötigen. Am besten rufen Sie einfach an: Fragen kostet ja nichts.
Viel Erfolg und freundliche Grüße
Robert Chromow

Ich wuerde gerne wissen ob man beim Finanzamt eine Kopie der bisherigen USTVA beantragen kann?
Leider hatte ich ein Problem mit meinem Computer und die Elster Software mitsamt gespeicherter Kopien wurde geloescht...

Herzlichen Dank!

Herzlichen Dank für die schnelle Antwort!
MfG
Katrin

Keine Sorge, Katrin,
Umsatzsteuererstattungen stellen im Rahmen der Einnahmenüberschussrechnung zwar Betriebseinnahmen dar - um _umsatzsteuerpflichtige_ Einnahmen handelt es sich dabei zum Glück aber nicht. (Bislang jedenfalls nicht - aber wer weiß, auf welche Ideen der Fiskus in der Zukunft noch kommt. :-))
Alles Gute und herzliche Grüße
Robert Chromow

Hallo Herr Chromow,
Frage: Ich habe für den Monat Februar vom FA Vorsteuer erstatt bekommen. Muss ich diese im nächsten Monat bei der Umsatzsetuer-Voranmeldung als Einnahme buchen? Dann musss ich doch dafür 19% an das FA zurückzahlen.
Danke im Voraus für die Beantwortung.
Katrin

Hallo Jens,
angesichts der bisherigen Umsätze gehe ich _nicht_ davon aus, dass Sie eigens einen Antrag auf "Berechnung der Steuer nach vereinnahmten Entgelten gemäß § 20 UStG (http://bundesrecht.juris.de/ustg_1980/__20.html) stellen müssen (dort sind drei verschiedene Voraussetzungen für die Ist-Versteuerung festgelegt, von denen Sie aus meiner Sicht mindestens die beiden ersten erfüllen - eine reicht).
Am besten rufen Sie einfach beim zuständigen Sachbearbeiter Ihres Finanzamts an (Name und Telefonnummer finden Sie auf Ihrem letzten Steuerbescheid) und fragen, ob in Ihrem Fall etwas gegen die Ist-Versteuerung spricht. Keine Sorge: Finanzbeamte beißen nicht und haben normalerweise auch kein Interesse daran, Ihnen Knüppel zwischen die Beine zu werfen.
Viel Erfolg und schöne Grüße
Robert Chromow

Noch eine kleine Ergänzung zu mir: Einzelunternehmer, bis 2009 Kleinunternehmer, ab 2010 umsatzsteuerlich geführt. Umsatz in 2009 knapp über 17.500 Euro. Habe unterdessen einige Infos zu Ist- und Soll-Besteuerung gefunden, allerdings nur, dass Ist-Besteuerung auf Antrag erteilt wird, wenn im Vorjahr Umsatz < 250.000 Euro war...

Muss ich einen Antrag stellen, oder würde das FA die Ist-Besteuerung auch ohne Antrag akzeptieren?

Danke und Gruß

Jens B.

Hallo Herr Chromow,

vielen Dank für die prompte Beantwortung meiner Frage... Woher erfahre ich, ob ich IST- oder SOLL-Versteuert werde?

Gruß

Jens B.

Hallo,
die Antwort lautet wie so oft: Es kommt darauf an. :-)
In diesem Fall hängt sie davon ab, ob Sie zur "Ist-Versteuerung" (= "Berechnung der Steuer nach vereinnahmten Entgelten") oder zur "Soll-Versteuerung" (= "Berechnung der Steuer nach ereinbarten Entgelten") verpflichtet sind. Für die meisten Selbstständigen und nicht ins Handelsregister eingetragenen Betriebe gilt die Ist-Versteuerung: In dem Fall entscheidet der Zeitpunkt der Bezahlung - in Ihrem Fall wären das also 10 im Januar bezahlten Rechnungen.
Allzeit viel Erfolg und hohe Zahllasten :-) wünscht
Robert Chromow

Hallo Herr Chromow,

mal eine kurze Frage zur Ermittlung der monatlichen Steuerlast...:

Angenommen, ich stelle 20 Rechnungen im Monat Januar aus, auf allen denen wird MwSt. ausgewiesen. Es werden bis zum 31.01. jedoch nur 10 davon bezahlt... Was ist dann die Grundlage für die Umsatz/Steuer-Berechnung? Alle 20 gestellten Rechnungen oder die 10 bezahlten Rechnungen?

Hallo Anna,
danke für die vertrauensvolle Frage: Eine Verrechnung mit inländischen Vorsteuern ist ganz bestimmt _nicht_ der richtige Weg. Bei B2B-Geschäften innerhalb der EU ist ein Mehrwertsteuer-Ausweis in der Rechnung normalerweise ganz entbehrlich.
Das Thema grenzüberschreitende innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen birgt jedoch im Einzelfall so viele Fallstricke, dass ich Ihnen dringend empfehle, sich im konkreten Einzelfall von einem Steuerberater unterstützen zu lassen oder direkt beim Finanzamt nachzufragen.
Vielen Dank für Ihr Verständnis und alles Gute
Robert Chromow

Guten Morgen Herr Chromow!

Ich würde gerne wissen wie die Sachlage ist bei einer Ustva wo eine Rechnung aus Italien (20%Mwst) dabei ist.
Wird der Betrag der 20% Mwst aus Italien ganz normal zu den restlichen Mwst Ausgaben addiert (Zeile 66) oder gibt es da noch eine gesonderte Zeile?

Schonmal herzlichen Dank im vorhinein!! Anna

Hallo Angela,
wenn sie von Anfang an wissen, dass ein Teil einer Bestellung für private Zwecke verwendet werden soll, erfassen sie die betreffenden Rechnungs-Positionen gar nicht erst als Betriebsausgabe / Vorsteuer. Falls Sie das bereits getan haben und die Waren später aus dem Lager entnehmen, handelt es sich um "sonstige Sach-, Nutzungs- und Leistungsentnahmen", die aus Sicht Ihres Betriebes eine Betriebseinnahme darstellen und außerdem der Umsatzsteuer zu unterwerfen sind (vergleichbar mit den privaten Nutzungsanteilen am Geschäftswagen oder an den Telefongebühren).
Viel Erfolg und freundliche Grüße
Robert Chromow

Guten Morgen Herr Chromow!

Ich hätte mal eine Frage bezüglich Verbuchungen von Waren die auf einer Rechnung stehen- aber zum Privatkonsum genutzt werden.Insbesondere Schmuck.
Wenn man ein Schmuckstück privat "behält" und verwendet - muss dieses Stück dann bei USTVA komplett rausgerechnet werden oder kann man das einfach so in der Rechnung belassen und nachher bei der Buchhaltung einfach auf "Null" setzen sprich aus dem Warenlager rausnehmen?

Herzlichen Dank!
Angela

Hallo Astrid,
dass Sie "2x Mehrwertsteuer bezahlen", trifft nicht ganz zu: Bezahlt haben Sie "nur" den Umsatzsteuersteueranteil der Lieferantenrechnungen des Jahres 2009. Den konnten Sie sich zwar nicht als Vorsteuer zurückholen, machen die Bruttobeträge Ihrer Einkuafsrechnungen - also inklusive Umsatz-/Vorsteuer - aber hoffentlich als Betriebsausgaben im Rahmen Ihrer EÜR für das Jahr 2009 geltend, oder?
Ansonsten kann ich Ihnen leider wenig Mut machen: Nach dem Wechsel von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung dürfen Sie im Vorjahr gezahlte Umsatzsteueranteile nicht als Vorsteuern von Ihren Umsatzsteuereinnahmen im neuen Jahr abziehen.
Trotzdem viel Erfolg und freundliche Grüße
Robert Chromow

Hallo Herr Chromow,

vielleicht können Sie mir bei folgender Frage weiterhelfen:

Letztes Jahr galt ich noch als Kleinunternehmerin und musste somit keine Umsatzsteuervoranmeldung tätigen und auch keine Mehrwertsteuer abführen. Dies hat sich ab 2010 geändert!

Nun habe ich in meinem Lager noch Ware aus dem letzten Jahr, auf die ich im natürlich bereits Mehrwertsteuer gezahlt habe. Wenn ich diese Ware in diesem Jahr verkaufe, muss ich Mehrwertsteuer an das Finanzamt abführen. Somit hätte ich 2x Mehrwertsteuer bezahlt. Ist dies so richtig oder kann man eine andere Regelung finden?

Vielen lieben Dank,

schönen Gruß,

Astrid

Hallo Oliver,
Ihre Überlegung ist völlig richtig: Die Tatsache, dass Sie nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, ändert ja nichts daran, dass es sich beim Umsatzsteueranteil um einen Teil Ihrer Betriebsausgaben handelt. Bei der Gewinnermittlung dürfen Sie daher grundsätzlich den Bruttobetrag ansetzen. Andernfalls wäre die Vorsteuer ja Ihr Privat(miss)vergnügen. Weil ich aber kein Steuerberater bin und nicht ausschließen kann, dass in Einzelfällen nicht doch nur der Nettoanteil als Betriebsausgabe anerkannt wird, empfehle ich Ihnen, sicherheitshalber einen Steuerberater hinzuzuziehen oder direkt beim Finanzamt nachzufragen. Dafür sind die - unter anderem - da. :-) Kosten kommen nicht auf Sie zu und Nachteile habe Sie ja eigentlich auch nicht zu befürchten.
Freundliche Grüße
Robert Chromow

Hallo Herr Chromow,
ich lese als Gründer fleißig Ihre Beiträge aber auf eine Frage habe ich noch keine Antwort gefunden:
Umsatzsteuer von Aufwendungen im Zusammenhang mit eigenen (überwiegend) umst-freien Dienstleistungen kann ich nicht als Vorsteuer beim FA geltend machen. Bleibe also bei den Ausgaben auf Netto plus Umst. sitzen. Nehme ich denn nun für die Gewinnermittlung den Netto- oder den Brutto-Betrag dieser Betriebsausgaben um sie meinen Einnahmen gegenüber zu stellen? Normal wäre ja Netto, aber für mich ist allerdings der Bruttobetrag ausgabenrelevant.
vielen Dank und herzliche Grüße
Oliver

Hallo Anna,
bei Kleinbetragsrechnungen (bis 150 Euro) sollte das eigentlich kein Problem sein: Angenommen, Sie haben den Wocheinkauf beim Discounter genutzt, um neben Konserven und Waschmittel ein paar Prospekthüllen fürs Büro zu kaufen. Wenn Sie in der Eile versäumen, sich eine separate Quittung geben zu lassen, dann machen Sie aus dem Vorgang einfach eine "Split-Buchung": Nehmen wir an, die Rechnung lautet insgesamt über 39,75 Euro (brutto), dann buchen Sie die Prospekthüllen-Position über 2,99 Euro als Büromaterial. Sofern Ihr Programm aus dem Bruttobetrag nicht automatisch den Netto- und den Umsatzsteueranteil herausrechnet (in diesem Fall 19 % USt. auf 2,51 Euro = 0,48 Euro), erledigen Sie das von Hand. Hilfestellung leistet dabei notfalls unser Beitrag
"Vom Brutto zum Netto und zurück"
http://www.akademie.de/direkt?pid=57503
Die restlichen 36,76 Euro kennzeichnen Sie auf dem Beleg einfach als private Ausgabe - fertig. In die Buchführung müssen den privaten Anteil grundsätzlich nicht aufnehmen. Es sei denn, es handelt sich um eine bargeldlose Zahlung über ein betriebliches Konto. In dem Fall buchen Sie den Vorgang als "Privatentnahme".
Hoffentlich hilft Ihnen das ja ein wenig weiter!?
Alles Gute und freundliche Grüße
Robert Chromow

Guten Morgen Herr Chromow,

Ich habe eine Frage bezüglich Rechnungen und Ustva:

Ich weiss das Materialien zum Eigenbedarf eigentlich auf einer getrennten Rechnung stehen sollten- habe jedoch ein oder zwei wo das nicht der Fall ist. Verwende ich dann nun alle Positionen auf der Rechnung und verbuche die in späteren Bestandsaufnahmen mit Null oder kann man das irgendwie "rausrechnen"?

Vielen Dank im vorhinein!

Herzlichen Gruss ,Anna

Hallo,
Umsatzsteuervoranmeldungen müssen grundsätzlich "auf elektronischem Weg" abgegeben werden - die Abgabe per Post ist nur noch in seltenen Ausnahmefällen möglich. Wenn die Abgabe mit einer Elster-Software nicht (mehr) funktioniert, müssen Sie sich um ein Update kümmern. Hintergrund: Die Elster-Schnittstelle wird im Januar immer aktualisiert:
------------ Zitat ----------------
ElsterFormular für 2009/2010 steht seit dem 20.01.2010 für Einkommensteuererklärung 2009, Umsatzsteuererklärung 2009, Umsatzsteuer-Vorauszahlungen, Dauerfristverlängerungen und Lohnsteuer-Anmeldungen 2010 zum Herunterladen bereit.
----------Zitat-Ende --------------
https://www.elster.de/elfo_home.php
Viel Erfolg und freundliche Grüße
Robert Chromow

Hallo Herr Chromow,

Ich wollte meine Ustva online über Elster Formular abgeben- musste aber feststellen das es nicht für den aktuellen Zeitraum gilt sondern nur bis einschliesslich Oktober...Heisst das ich muss die Ustva immer "handgeschrieben" abgeben? Oder kann man sowas auch faxen?

Vielen Dank für das nette Feedback. Zu Ihren Fragen:
1. Um eine Umsatzsteuervoranmeldung zu machen, brauchen Sie noch keine Einnahmen (=Umsatzerlöse) zu haben. Auf dem Steuerformular tragen Sie dann nur die Summe der von Ihnen gezahlten Vorsteuerbeträge ein. Den Gesamtbetrag bekommen Sie dann vom Finanzamt in voller Höhe erstattet. Der Stichtag 10.1.2010 gilt für den Dezember 2009 bzw. das 4. Quartal 2009. Für Sie ist die Januarmeldung nur dann von Bedeutung, wenn Sie im Vorjahr Gründungs-Vorlaufkosten hatten. Deren Vorsteueranteil bekommen Sie vom Finanzamt erstattet - vgl.
den Beitrag
"Quittungen sammeln! Vorlaufkosten sind Betriebsausgaben "
http://www.akademie.de/direkt?pid=39694
2. Die Lohnzahlungen haben mit der Umsatzster nichts zu tun: Als Umsatz gilt, grob gesagt, die Summe Ihrer Netto-Betriebseinnahmen (Kundenverkäufe). Darauf rechnen Sie in jedem Einzelfall den für Ihre Produkte bzw. Dienstleistungen geltenden Umsatzsteuersatz.
Soviel in aller gebotenen Kürze - als "totaler Anfänger" im Bereich der Umsatzsteuer lesen Sie am besten zuallererst unseren Grundlagenkurs:
"Steuer-Grundlagen lernen - Umsatzsteuer, Vorsteuer und Mehrwertsteuer"
http://www.akademie.de/direkt?pid=4955
Anschließend erfahren Sie im Beitrag
"Umsatzsteuervoranmeldung: Wann, wie oft - und wie die Daten ans Finanzamt übermitteln?"
http://www.akademie.de/direkt?pid=52087
unter der Überschrift
"Viele Wege führen zum Finanzamt"
wie Sie Ihre Umsatzsteuervoranmeldung ganz praktisch via Internet und / oder mit kostenloser Software ans Finanzamt übertragen.
Alles Gute und viel Erfolg!
Robert Chromow

Totaler Anfänger mit Gewerbe ab 01.01.2010 hat Fragen:
1. Wie wird der Vorsteuerabzug gemacht? Ich meine, ich habe doch bisher keine Einnahmen, für die ich einen Vorsteuerabzug machen kann bzw. habe einen Kunden erst seit 16.01.2010. Der Vorsteuerabzug musste ja bis 10.01. erledigt werden. Was tue ich am besten und schnellsten?
2. Ich erwarte einen Jahresumsatz von max. 30.000 Euro. Allerdings müssen davon ja auch noch die Löhne und andere Ausgaben gezahlt werden. Wird die Umsatzsteuer vom Gesamtjahresumsatz ohne Lohnzahlungen gerechnet?
Vielen Dank im voraus und es ist super, dass es diese Seite gibt, auch wenn ich sie erst jetzt gefunden habe.

Hallo Anna,
danke für die nette Rückmeldung. Zu Ihren Fragen:
1. Ja, Ausgaben vor der Gewerbeanmeldung können grundsätzlich als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Einzelheiten finden Sie im Beitrag
"Quittungen sammeln! Vorlaufkosten sind Betriebsausgaben"
http://www.akademie.de/direkt?pid=39694
2. Betriebsausgaben müssen jedoch auf die Firma bzw. den den Namen des / der Selbstständigen ausgestellt sein. Bei Kleinbetragsrechnungen (bis 150 Euro brutto) dürfte das Fehlen im Ausnahmefall aber kein Beinbruch sein. Sie müssen bei einer eventuellen Betriebsprüfung aber plausibel und glaubhaft machen können, dass die Ausgabe "betrieblich veranlasst" war.
3. Ja, UStVA können problemlos nachträglich korrigiert werden. Zu diesem Zweck setzen Sie ein Kreuz im Feld "Berichtigte Anmeldung".
Viel Erfolg bei Ihrem Vorhaben und herzliche Grüße
Robert Chromow

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