Wie Gründer die monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldung erledigen

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist zwar lästig - aber nicht schwierig. Wir erklären, was es dabei zu beachten gilt.

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Stand: 2. April 2014 (aktualisiert)

Unabhängig von der Höhe ihrer Umsatzsteuerschuld müssen Gründer in den beiden ersten Geschäftsjahren monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben. So ärgerlich der unverhältnismäßig hohe bürokratische Aufwand für viele Kleinunternehmer sein mag: Grund zur Steuer-Panik gibt es nicht. Wir zeigen, worauf Sie bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung achten müssen, erläutern das elektronische Meldeformular und gewinnen der Vorschrift sogar eine gute Seite ab.

Um kriminellen Machenschaften mit fiktiven Rechnungen eigens gegründeter Scheinfirmen den Boden zu entziehen, wurde vor ein paar Jahren im Zuge des "Steuerverkürzungsbekämpfungsgesetzes" eine Bestimmung in das Umsatzsteuergesetz aufgenommen, die seitdem Monat für Monat zigtausende Gründer in Atem hält: In § 18 Abs. 2 Satz 4 UStG findet sich die filigrane Fiskalformulierung:

"Nimmt der Unternehmer seine berufliche oder gewerbliche Tätigkeit auf, ist im laufenden und im folgenden Kalenderjahr Voranmeldezeitraum der Kalendermonat."

Mit anderen Worten: In den beiden ersten Geschäftsjahren muss die monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldung jeweils bis zum 10. Tag des Folgemonats beim Finanzamt eingegangen sein - und zwar per elektronischer Datenübertragung via Internet.

Mehrarbeit für Gründer

Ausgerechnet in der ohnehin anstrengenden Startphase bedeutet das für viele Klein(st)unternehmen und Nachwuchs-Freiberufler zusätzliche Arbeit. Denn die monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldung ist ansonsten nur dann fällig, wenn die Umsatzsteuer-Zahllast (das ist die Differenz zwischen Umsatzsteuer-Einnahmen und eigenen Umsatzsteuer-Zahlungen) gegenüber dem Finanzamt im Vorjahr höher als 7.500 Euro war. Angesichts überschaubarer Umsätze in der Startphase erreichen anfangs nur wenige Unternehmen diese Größenordnung!

Nimmt man noch die oft hohen Vorsteuern aus Investitionen hinzu, wäre vielfach sogar die vierteljährliche Voranmeldung entbehrlich: Die tritt normalerweise erst ab einer jährlichen Umsatzsteuer-Höhe von 1.000 Euro in Kraft.

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Hallo Herr Chromow,

Informative und verständliche Seite -besonders nach dem ganzen Bürokratendeutsch..

Ich würde gerne wissen ob man auch Rechnungen angeben kann die von vor der Gewerbeanmeldung datiert sind und ohne meinen Namen-sprich als Barverkauf ausgezeichnet waren?Können Angaben zur Ustva im Nachhinein noch geändert werden?

Danke im vorhinein!
Anna

Gerade sehe ich, dass ich Ihre Zusatzfrage zur steuerlichen Absetzbarkeit eines Notebooks ganz übersehen hatte: Ja, betriebliche Ausgaben mindern den zu versteuernden Gewinn. Im Fall des Notebooks müssen Sie die Anschaffungskosten aber auf die nächsten 5 Jahre verteilen: Es gehört in den "Sammelposten geringwertige Wirtschaftsgüter - 150 bis 1.000 Euro)". Mehr zu diesem Thema finden Sie in unserem Grundlagenkurs
"Praxis der Einnahme-Überschussrechnung"
http://www.akademie.de/direkt?pid=14498
Viel Erfolg und freundliche Grüße
Robert Chromow

Guten Tag und vielen Dank für Ihre vertrauensvolle Anfrage. Welche Steuern Sie zahlen müssen und in welcher Höhe genau, das kann ich auf Grundlage Ihrer Angaben nicht sagen. Sofern Sie (und ggf. Ihr Ehepartner) keine anderen Einkünfte hatten, wird die Belastung aber bestimmt nicht allzu hoch sein: Umsatzsteuer und Gewerbesteuer fallen bei einem Jahresumsatz von 16.000 Euro nicht an.
Mit Einkommensteuer müssten Sie nur dann rechnen, wenn von den besagten 16.000 Euro nach Abzug aller Betriebsausgaben sowie sämtlicher persönlicher Freibeträge, Sonderausgaben, Steuerermäßigungen sowie außerordentlichen Belastungen mehr als der Grundfreibetrag in Höhe von 7.834 Euro als "zu versteuerndes Einkommen" übrigbleiben. Die Steuerlast eines voraussichtlich zu versteuernden Einkommens können Sie mithilfe des amtlichen Abgabenrechners ermitteln:
https://www.abgabenrechner.de/ekst/
Grundlegende Informationen zu den betrieblichen Steuern finden Sie in unserer "Übersicht: Unternehmenssteuern":
http://www.akademie.de/direkt?pid=13250
Eine Einfühung in das Thema Einkommensteuer finden Sie hier:
http://www.akademie.de/direkt?pid=40510
Alles Gute und freundliche Grüße
Robert Chromow

Ich hätte eine Frage: wenn ich im Jahr 2009 Kleinunternhemer war, und ca 16.000 € Umsatz hatte, bin ja von Umsatzsteuer befreit, aber mit welche anderen Steuern soll ich rechnen?
also ca wieviel, oder muss ich Steuer nach diesem Umsatz bezahlen?? zb Einkommenstuer,
wenn ich ca. 500 € wert investiere zB. Notebook, kann ich dann irgendwie von Steuer absetzen??
danke im voraus

Vielen Dank für die nette Rückmeldung. Zu Ihrer Frage: Ja, es gibt gute Gründe, nicht am Ende eines laufenden Jahres auf die Anwendung des §19 UStG
http://bundesrecht.juris.de/ustg_1980/__19.html
zu verzichten: Erlaubt ist der Wechsel theoretisch zwar sogar "bis zur Unanfechtbarkeit der Steuerfestsetzung" - sie müssen dann aber auf alle Verkaufserlöse nachträglich die Umsatzsteuer abführen! Bei einer erwarteten Vorsteuererstattung von rund 400 Euro (mehr Umsatzsteuer steckt in den 2.500 Euro Anschaffungskosten ja nicht drin), dürfte das kein gutes Geschäft sein. Und der Versuch, von Ihren Kunden nachträglich noch die Umsatzsteuer zu erheben, dürfte für wenig Begeisterung sorgen: bei Privatkunden, wegen den damit einhergehenden echten Zusatzkosten, bei Geschäftskunden wegen der damit verbundenen Merharbeit.
Ein Blick auf den Kalender zeigt, dass das neue Jahr schon in gut 5 Wochen beginnt: Warum warten Sie mit der Anschaffung nicht einfach noch bis Januar!?
Freundliche Grüße
Robert Chromow

Eine Super Übersicht!

Ich hätte eine Frage: Ich bin derzeit Kleinunternehmer und weise keine UST aus. Nun möchte ich allerdings einige Ausrüstung anschaffen (ca. 2500 Euro). Daher denke ich, dass sich die Anmeldung zur Umsatzsteuer und die resultierenden Erstattungen rechnen werden. Meine Frage: Gibt es eventuell einen Grund, den Wechsel vom Klein- zum 'Normal'unternehmer nicht im laufenden, sondern erst im nächsten Kalenderjahr zu machen?

Hallo,
wenn Sie auf Dauer keine bösen Überraschungen erleben wollten, sollten Sie im Fall einer englische LTD. m. E. auf jeden Fall einen Steuerberater hinzuziehen - und das nicht nur wegen der vorweggenommenen Betriebsausgaben.
Abgesehen davon: Ein guter Steuerberater sollte sein _Beratungs_honorar in den meisten Fällen durch Optimierungen Ihrer Steuererklärungen locker wieder hereinholen. Sie brauchen ihm oder ihr ja nicht gleich die ganze Buchführung zu übertragen. (_Das_ macht die Sache oft unnötig teuer.) Tipp: Einzelheiten entnehmen Sie unserem Beitrag
"Brauche ich einen Steuerberater?"
http://www.akademie.de/direkt?pid=15980
Zu Ihren übrigen Fragen: Nein, ich würde meine Umsatzsteuervoranmeldungen und -erklärungen nicht per "Versuch & Irrtum" erledigen: Bei der Umsatzsteuer ist der Fiskus ziemlich pingelig - auch wenn es eine Pflicht zur Vorlage sämtlicher Rechnungen nicht gibt. Im Zweifelsfall findet bei Ihnen stattdessen im Handumdrehen eine "Umsatzsteuernachschau" statt. Mehr dazu unter:
"Umsatzsteuer-Nachschau: Steuerfahndung ohne Anfangsverdacht"
http://www.akademie.de/direkt?pid=44060
Viel Erfolg wünscht
Robert Chromow

Hallo Herr Chromow,
vielen Dank für die Rasche antwort. Einen Steuerberater möchte man aus Kostengründen vorerst nicht einschalten. Ggf. kommt man aber eh nicht drum herum, weil es sich bei der Firma um eine englische Limited mit Zweigniederlassung in Deutschland handelt.

Weiterführende Frage: Kann man nun bei der ersten Umsatzsteuervoranmeldung erstmal "versuchen" die Umsatzsteuer zurückzubekommen und dann im Nachhinein, bei Bemängelung durch das Finanzamt, einen Steuerberater hinzuziehen, oder plädieren Sie für das sofortige Einschalten eines Steuerberaters in dieser Hinsicht? Vielleicht geht der Posten ja auch ohne weiteres "durch", da die Auskunftsstelle im Finanzamt ggf. nicht die / der zuständige Sachbearbeiter ist.
Weitere Frage: Muss man eigentlich alle Rechnungen der Umsatzsteuervoranmeldung beifügen? (geht doch bei der elektronischen Variante nur schwer).

Vielen Dank im Voraus.

Hallo,
vorausgesetzt, die betriebliche Veranlassung ist unstrittig und der zeitliche Zusammenhang ist plausibel, ist die Rechtsauffassung Ihres Finanzamts zweifelhaft. Der Bundesfinanzhof kam in seinem Urteil vom 18.4.1990 (Az.: III R 5/88) jedenfalls zu einer grundsätzlich anderen Einschätzung. Demnach mindern "vorweggenommene Betriebsausgaben" den Gewinn und der Vorsteueranteil die Umsatzsteuerzahllast. Mehr noch: Selbst die Aufwendungen eines gescheiterten Gründungsprojekts dürfen als "vergebliche Aufwendungen" geltend gemacht werden. Falls sich Ihr Finanzamt weiter querstellt, sollten Sie sich an einen Steuerberater wenden.
Viel Erfolg und freundliche Grüße
Robert Chromow

Hallo,
zunächst mal finde es es super,dass es diese Seite gibt.
Meine Frage: Wenn jemand im Monat September 09 eine Firma gegründet hat, vorher aber schon Anlagen eingakauft hat (z.B. schon im Juni 09), kann er dann bei der allerersten Umsatzsteuervoranmeldung (November 09) noch die Umsatzsteuer für diese Anlagen zurückerhalten?
Das Finanzamt meinte bisher: "Nein, erst wenn die Firma vorhanden ist kann/darf man auch Anlagen für diese beschaffen und die Umsatzsteuerrückerstattung geltend machen."

Besten Dank für die Antwort.

Hallo Markus,
ja, die Vorsteuer aus den Vorlaufkosten können Sie sich in voller Höhe vom Finanzamt erstatten lassen. Wenn die Gründung erst im nächsten Jahr stattfindet, müssten Sie dafür allerdings eigentlich eine separate Umsatzsteuererklärung für 2009 abgeben. Solange es sich jedoch nur um überschaubare Beträge (von z. B. ein paar Hundert Euro) handelt, können Sie den Vorsteueranteil Ihrer Vorlaufkosten in Absprache mit Ihrem Finanzamt aber auch ins Gründungsjahr übernehmen. In dem Fall machen Sie die gezahlten Vorsteuerbeträge einfach bei Ihrer ersten Umsatzsteuervoranmeldung geltend. Die verbliebenen Netto-Betriebsausgaben finden ebenfalls Eingang in Ihre erste Einahmenüberschussrechnung.
Am besten rufen Sie bei Ihrem Finanzamt oder Ihrem Steuerberater an und besprechen die Einzelheiten.
Viel Erfolg und freundliche Grüße
Robert Chromow

Hallo ich hab da mal ne Frage:

Ich mache mich zum 01.12., wa Nun meine Frage:
Ist es möglich für Ausgaben die zur Existenzgründung gehören wie (Telefon, Büromaterial, Fachliteratur, Telefongebühren, EDV- Hard und Software etc.) die Vorsteuer im Nachhinein (Nach der offiziellen Gewerbeanmeldung zum 01.01.09) gültig zu machen?

Vielen Dank

Markus

Hallo Hagen,
die von Ebay in Rechnung gestellte Umsatzsteuer koennen Sie m. W. nicht als Vorsteuer geltend machen. Mit einer UStIdNr. koennen Sie aber umsatzsteuerfreie Rechnungen bekommen. Eine UStIdNr. erhalten Sie schnell und unbuerokratisch beim Bundeszentralamt für Steuern: http://www.bzst.bund.de/
Im Zweifel sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater.
Alles Gute und herzliche Gruesse
Robert Chromow

Vielen Dank für die Ausführung, da hab ich auch gleich noch ne Frage.

Ich bekomme von ebay eine monatliche Rechnung mit 15% Mwst., da ich keine Ust-ID habe.
Wie muss ich diese Rechnung in der UVA verbuchen?

vielen Dank
Hagen

Hallo Hagen,
entscheidend ist der Zeitpunkt, an dem Sie die Telefonrechnung bezahlen (Überweisung / Abbuchung vom Konto) - in diesem Fall gehört die Betriebsausgabe also vermutlich in den September. Die UVA für September machen Sie dann bis zum 10. Oktober - oder bei Dauerfristverlängerung bis zum 10. November.
Freundliche Grüße
Robert Chromow

Hallo, der Thread ist schon älter, aber dennoch eine Frage.

Wenn ich eine Rechnung habe (bei mir ist es eine Telefonrechnung) die von einem Monat bis in den nächsten Monat geht, also in meinem Bsp. vom 5.08.-4.9.09 (Telefongebühren), in welchem Monat mache ich dann die UVA?

Hagen

Hallo Peter,
die Umsatzsteuer wird grundsätzlich jahresweise mit dem Fiskus abgerechnet. Ein unterjähriger Wechsel zur "Regelbesteuerung" ist meines Wissens nicht möglich. Am besten sprechen Sie wegen der Details mit einem Steuerberater oder direkt mit Ihrem Finanzamt.
Viel Erfolg bei Ihren Invesitionen wünscht
Robert Chromow

Vielen Dank für den informativen Artikel.

Ich hätte aber noch eine Frage dazu:

Ich bin seit dem Jahr 2006 Kleinunternehmer. Umsatzsteuer habe ich bisher nie ausgewiesen. Nun möchte ich ab diesem Jahr eventuell auf Umsatzsteuer optionieren (wegen Investitionen). Kann ich dies mitten im Jahr tun oder geht dies nur kalenderjahrweise? Muss da etwas beachtet werden?

Vielen Dank und viele Grüße,
Peter

Danke abermals. Ihr habt Recht, die Fragen sind beantwortet, doch sieht man manchmal den Wald vor lauter Bäumen nicht und dann sind all diese Begriffe so neu, dass es nicht einfach ist, die Erklärungen zu verstehen.
Mir würde gerade so etwas wie ein flow-chart helfen, nach dem Modell wenn-dann in ganz kurzen Worten, wobei die detaillierten Erklärungen dann extra wären.
Ich bin unheimlich froh auf eure Webseite gestoßen zu sein. Spitze Arbeit!

Viele Grüße aus Kopenhagen,
Dagmar

So, und jetzt der Hinweis, dass auch diese Fragen lange schon von dem unermüdlichen Robert Chromow beantwortet wurden. :-)

"Umsatzsteuer: Dauerfristverlängerung nutzen"
http://www.akademie.de/direkt?pid=10034
(da steckt die Antwort schon in der Überschrift)

und

"Alternative: Besteuerung nach "vereinbarten" oder "vereinnahmten" Entgelten?"
http://www.akademie.de/direkt?pid=5113&tid=11598

Auch hier hatten Sie schon die richtige Antwort - die Ist-Besteuerung ist in Bezug auf den "Cash-Flow" wesentlich günstiger.

schöne Grüße

Simon Hengel
Redaktion akademie.de

Hallo Dagmar,

zunächst: Das folgende Posting von Dir wurde leider zerschossen und nicht angezeigt, ich stelle es deshalb so hier ein:

*****
Danke, Simon. Das hilft.

Wie ist es mit der Soll/Ist-Versteuerung? Welche sollte man wählen?
Und die Dauerfristverlängerung? Haben oder nicht haben?

Es ist eigentlich hart, dass man gleich bei der Neugründung alle diese Entscheidungen treffen soll, die dann auch noch für einige Zeit bindend sind - zu einem Zeitpunkt, wo man das Vorgehen und die Folgen der Entscheidungen noch nicht absehen kann.

Danke und Gruß,
Dagmar
****

... und dass man die Dauerfristverlängerung aktivieren sollte.
Bitte korrigieren, falls ich es falsch sehen sollte.

Ihr und eure Webseite seid ein richtig coole Hilfe.
Danke.
Dagmar

Ich habe nun gefunden, dass für Kleinunternehmer die Ist-Versteuerung besser ist. Und die kann angewendet werden, wenn der Gesamtumsatz unter 125.000 EUR ist.

Hallo Dagmar,

vorab schon einmal zwei Lese-Empfehlungen von mir: Mehr dazu, wann die Option "Umsatzsteuer" auch für Kleinunternehmer Sinn macht, finden Sie im Abschnitt

"Wahlrecht: Wann Kleinunternehmen für die Umsatzsteuer optieren können bzw. sollten"
http://www.akademie.de/direkt?pid=5104

aus Robert Chromows "Umsatsteuer-Basiskurs". Und zu grenzüberschreitenden Rechnungen ins EU-Ausland hat er hier Tipps:

"Rechnung ohne Grenzen: So schreiben Sie Rechnungen in EU-Länder"
http://www.akademie.de/direkt?pid=5942&tid=11598

Ich hoffe, das hilft Ihnen bereits weiter.

Beste Grüße und viel Geschäftserfolg!

Simon Hengel
Redaktion akademie.de

Hi Robert, danke für deine Unterstützung auf dieser Webseite.
Meine Frage: ich bin brandneue Kleinunternehmerin und werde in den nächsten Monaten (Jahren) nicht viel Überschuss machen, weiss also nicht ob ich die Kleinunternehmer Regelung in Anspruch nehmen soll und mich von der Umsatzsteuer befreien lassen soll. Gibt es irgendeine Checkliste, die einem hilft die Entscheidung zu treffen?
Ich habe gelesen, dass, wenn das Geschäft grenzübergreifend in der EU agiert, man eine Umsatzidentifikationsnummer braucht damit die Lieferung steuerfrei ist.

Danke für deine Hilfe,
Dagmar

Moin, Mischa,
zu 1: Nein, deine Kunden sind nicht berechtigt, von dir einen Nachweis über die Erfüllung der Umsatzsteuerpflicht zu verlangen. Das beweist du mit dem Abrechnungs-Dokument genannt "Rechnung". Wenn sie die anzweifeln, steht es um eure Geschäftsbeziehung nicht zum Besten. :-)
zu 2: Bei einer UStVA ohne eigene Umsatzsteuer-Einnahmen gibst du auf S. 2 des Voranmelde-Formulars in Zeile 55 (bzw. neben Ziffer 66) die gezahlte Vorsteuer an - fertig.
Viel Erfolg und schöne Grüße
Robert Chromow

Hallo Robert!

Ich habe eine vierteljährliche Abgabe der Umstatzsteuer seit 01.09 via Elster angegeben. Bis her habe ich aber noch keine Umsatzsteuer eingenommen, nur selbst welche ausbezahlt. (Meine Kunden wollen zuerst einen Nachweis über meine Umsatzsteuerpflicht sehen.)Zwei Fragen:
1) Sind Kunden überhaupt berechtigt, so ne Art Nachweis von mir zu verlangen?
2)Wie fülle ich das erste Abgabeformular aus? Ich muss die Umsatzsteuer nicht abführen, da ich ja keine genommen habe, sondern welche einziehen, weil ich sie selbst bezahlt habe.

Vielen herzlichen Dank,

Mischa.

P.S. Jonglieren ist ein Muss!

Gute Nachrichten, Marieke,
eine der wenigen angenehmen Seiten des Umsatzsteuerrechts ist, dass Sie Ihre Umsatzsteuervoranmeldungen auch dann machen (müssen), wenn Sie wenige oder noch gar keine Umsatzerlöse hatten, aber schon Vorsteuer gezahlt haben. Auf diese Weise entsteht ein sogenannter Vorsteuerüberhang, den Sie vom Finanzamt anstandslos erstattet bekommen.
Einzelheiten entnehmen Sie unserem Einsteigerkurs
"Online-Kurs: Steuer-Grundlagen lernen - Umsatzsteuer, Vorsteuer und Mehrwertsteuer"
http://www.akademie.de/direkt?pid=4955
Viel Erfolg und herzliche Grüße
Robert Chromow

hallo ,
ich habe eine frage zur umsatzsteuervornameldung.
ich bin als modedesignerin selbstständig und daher sind meine einnahmen /ausgaben sehr saisonal.
jetzt in den ersten monaten habe ich nur ausgaben bis nach der ganzen produktionsphase dann nach monaten einnahmen
kommen.
fülle ich dann die umsatzsteuervornameldugn einfach mit null aus?
und wann mache ich dann die ausgaben die jetzt habe bemerkbar? im aktuellen monat oder erst wenn es einnahmen gibt,
um diese zu verrechnen?
vielen dank im vorraus für ihre antwort
Marieke

Hallo Smiley,
steuerpflichtige Umsatzerlöse enthalten auch dann die Umsatzsteuer, wenn Sie sie (noch) nicht auf der Rechnung ausgewiesen haben. Im Interesse Ihres Auftraggebers sollten Sie aber bald eine Rechnung schreiben: Der darf die Vorsteuer erst dann geltend machen, wenn er eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer in Händen hält.
Viel Erfolg und freundliche Grüße
Robert Chromow

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