Wie Gründer die monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldung erledigen

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist zwar lästig - aber nicht schwierig. Wir erklären, was es dabei zu beachten gilt.

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Stand: 1. April 2014 (aktualisiert)

Unabhängig von der Höhe ihrer Umsatzsteuerschuld müssen Gründer in den beiden ersten Geschäftsjahren monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben. So ärgerlich der unverhältnismäßig hohe bürokratische Aufwand für viele Kleinunternehmer sein mag: Grund zur Steuer-Panik gibt es nicht. Wir zeigen, worauf Sie bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung achten müssen, erläutern das elektronische Meldeformular und gewinnen der Vorschrift sogar eine gute Seite ab.

Um kriminellen Machenschaften mit fiktiven Rechnungen eigens gegründeter Scheinfirmen den Boden zu entziehen, wurde vor ein paar Jahren im Zuge des "Steuerverkürzungsbekämpfungsgesetzes" eine Bestimmung in das Umsatzsteuergesetz aufgenommen, die seitdem Monat für Monat zigtausende Gründer in Atem hält: In § 18 Abs. 2 Satz 4 UStG findet sich die filigrane Fiskalformulierung:

"Nimmt der Unternehmer seine berufliche oder gewerbliche Tätigkeit auf, ist im laufenden und im folgenden Kalenderjahr Voranmeldezeitraum der Kalendermonat."

Mit anderen Worten: In den beiden ersten Geschäftsjahren muss die monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldung jeweils bis zum 10. Tag des Folgemonats beim Finanzamt eingegangen sein - und zwar per elektronischer Datenübertragung via Internet.

Mehrarbeit für Gründer

Ausgerechnet in der ohnehin anstrengenden Startphase bedeutet das für viele Klein(st)unternehmen und Nachwuchs-Freiberufler zusätzliche Arbeit. Denn die monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldung ist ansonsten nur dann fällig, wenn die Umsatzsteuer-Zahllast (das ist die Differenz zwischen Umsatzsteuer-Einnahmen und eigenen Umsatzsteuer-Zahlungen) gegenüber dem Finanzamt im Vorjahr höher als 7.500 Euro war. Angesichts überschaubarer Umsätze in der Startphase erreichen anfangs nur wenige Unternehmen diese Größenordnung!

Nimmt man noch die oft hohen Vorsteuern aus Investitionen hinzu, wäre vielfach sogar die vierteljährliche Voranmeldung entbehrlich: Die tritt normalerweise erst ab einer jährlichen Umsatzsteuer-Höhe von 1.000 Euro in Kraft.

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Hallo,
stehe vor meiner ersten Umsatzsteuervoranmeldung.

Ich habe im Januar mehrere tausend Euro als Abschläge auf zwei Honorare bekommen. Die Rechnungen dazu mit ausweisen der Umsatzsteuer werde ich aber erst nach Abschluss aller Arbeiten im Februar und März ausstellen. Muss ich jetzt in der Januarmeldung die Abschläge schon als Beträge angeben und davon 19% Umsatzsteuer abführen oder kann das warten bis zur Endrechnung?

Herzliche Grüße
Smiley

Vielen Dank für Ihre engagierte Rückmeldung ... :-)
Sie haben natürlich vollkommen recht, dass die vereinfachte Überschlagsrechnung einer seriösen Umsatzsteuerverprobung nicht standhält. Das gilt vor allem dann, wenn ein relevanter Teil der Betriebsausgaben überhaupt nicht der Umsatzsteuer unterliegt (z. B. Gehälter).
Davon abgesehen, ist die Rechnung sehr wohl in sich stimmig: Denn der von Ihnen zu Recht ins Feld geführten Differenz zwischen Umsatz- und Vorsteuer entspricht die ertragssteuerliche Differenz zwischen Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben. Also bitte: Rechnen Sie nach. :-)
Noch einmal: Es ging an dieser Stelle lediglich um einen Anhaltspunkt aus Sicht von Kleinunternehmen und Selbständigen: Die "überschlägige" Hausnummer soll eine ganz grobe Vorstellung von der Gewinndimension vermitteln.
Freundliche Grüße
Robert Chromow

>Denn die monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldung ist ansonsten nur dann fällig, wenn die Umsatzsteuer-Zahllast (das ist die Differenz zwischen Umsatzsteuer-Einnahmen und eigenen Umsatzsteuer-Zahlungen) gegenüber dem Finanzamt im Vorjahr höher als 6.136 Euro war. Beim allgemeinen Steuersatz von 19 Prozent entspricht das überschlägig einem Gewinn von über 32.000 Euro, den nur wenige Unternehmen von Anfang an erwirtschaften!

Gewinn??? Was ist denn das bitte für ein Quatsch?? Seit wann kann aus dem Umsatz auf den Gewinn geschlossen werden? Hier ist wohl der Netto-Umsatz gemeint, da 19 % von 32.000 etwa 6.100 ausmachen. Aber selbst dann ist die Rechnung ja falsch, da sich die 6.100 Euro auf die Differenz (!) von Umsatzsteuer und Vorsteuer beziehen!! Also, bitte :-(

Hallo Mischa,
die fünfjährige Bindungsfrist gilt m. W. nur, wenn Sie feiwillig auf die Anwendung der Kleinunternehmer-Regelung gemäß § 19 UStG
http://bundesrecht.juris.de/ustg_1980/__19.html
verzichten. Nachzulesen in Abschnitt 247 der Umsatzsteuer-Richtlinien 2008
http://tinyurl.com/d2mfyf
Wenn die Kleinunternehmerregelung aufgrund der Vorjahresumsätze nicht mehr gilt, Ihr Jahresumsatz in einem der Folgejahre dann aber wieder unter 17.500 Euro sinkt, müsste die Kleinunternehmerregelung aus meiner Sicht auch vor Ablauf der 5-Jahresfrist greifen (nämlich direkt im darauffolgenden Jahr). Das ist aber nur meine ganz unmaßgebliche Meinung. Wenn Sie keinen Steuerberater haben, rufen Sie am besten bei Ihrem Finanzamt an und lassen sich mit dem "Sachgebietsleiter Umsatzsteuer" verbinden. Der solte Ihnen das verbindlich beantworten können.
Eine Bitte: Lassen Sie uns wissen, was dabei herausgekommen ist. Danke.
Freundliche Grüße
Robert Chromow

Das erste Jahr der Selbständigkeit ist um. Komme mit der Kleinunternehmerregelung nicht mehr hin. Verdiene mehr als 17.500,- Muss ab 2009 Ustatzsteuer anmelden. Erlsterformular downgeladen. Der Typ vom Finanzamt hat am Telefon gesagt, dass ich mich damit für 5 Jahre verpflichte, UmSteuer zu nehmen. Ich habe das aber nirgendwo gefunden. Weiß jemand, ob das stimmt?

Vielen Dank,

Mischa Demidov

Hallo Fabian,
leider habe ich in der Praxis nie mit dem SKR04 gearbeitet und überhaupt liegt die Buchhaltungsepisode meines Lebens schon fast zwanzig Jahre zurück - trotzdem wage ich einen Tipp:
* Überweisung der Zahllast ans FA:
3820 an 1800 (Bank)
* Erstattung eines Vorsteuerüberhangs durch FA:
1800 an 3820.
Viel wichtiger aber: Sind Sie sicher, dass Sie zur doppelten kaufmännischen Buchführung verpflichtet sind? Und wenn ja: Haben Sie keinen Chef, Buchhalter oder Steuerberater, den Sie fragen können? Die Buchhaltung als "Anfänger" komplett in Eigenregie zu machen, halte ich nicht wirklich für eine gute Idee! :-)
Viel Erfolg und schöne Grüße
Robert Chromow

Hab als Anfänger eine Frage: Ich mache Doppik und benutze SKR04. Wie sehen die Buchungssätze für die Zahllast und den Vorsteuer-Überhang?

Danke im Voraus!
Fabian

Hallo Thomas,
ja, sofern Sie eine Einnahmeüberschussrechnung machen, gelten Umsatzsteuerzahlungen ans Finanzamt ebenso wie gezahlte Vorsteuern als Betriebsausgaben. Umgekehrt sind Umsatzsteuereinnahmen von Kunden und Umsatzsteuererstattungen vom Finanzamt Betriebseinnahmen.
Viel Erfolg und freundliche Grüße
Robert Chromow

Hallo,
ich habe eine Frage und zwar habe ich die UStVA für den Monat Septenmber getätigt und dem Finanzamt einen Betrag überwiesen.
Dieser Betrag den ich dem Finanzamt geschuldet habe, wird dieser in der nächsten UStVA berücksichtigt?
MfG und vielen Dank
Thomas

Zur Frage vom 13.10.: Mit einem Jahresumsatz von 6.000 Euro liegen Sie deutlich unterhalb der "Kleinunternehmer"-Umsatzgrenze von 17.500 Euro pro Jahr. Daher brauchen Sie keine Umsatzsteuer in Rechnung zu stellen, können sich im Gegenzug aber auch keine Vorsteuer zurückholen. Falls Ihnen das wichtig ist, dürfen Sie freiwillig für die Umsatzsteuer "optieren". Daran sind Sie dann aber fünf Jahre lang gebunden. Einzelheiten finden Sie in unserem Umsatzsteuer-Grundkurs:
http://www.akademie.de/direkt?pid=4955
Viel Erfolg und freundliche Grüße
Robert Chromow

Hallo,
die Links zu den einschlägigen UStG-Paragrafen sowie BMF-Schreiben finden Sie im Beitrag weiter oben. Welche darüber hinausgehende "Theorie" meinen Sie?
Freundliche Grüße
Robert Chromow

Es ist gut in der Praxis so zu wissen, aber ich brauche die Theorie dazu! kann mir bitte jemand helfen?

Mfg

Guten Tag zusammen,

ich habe heut eine Frage an Sie bezüglich der Umsatzsteuer. Seit Anfang des Ajhres betreibe ich mit einem Arbeitskollegen nebenbei eine Internseite mit Hinweisen und Tipps für eine bestimmte Berufsgruppe. Die Einnahmen sind sehr gering, deutlich unter 6.000,- / Jahr. Es ist auch nicht unser Anliegen, mit der Seite schnelles Geld zu verdienen. Die Frage die wir haben bezieht sich auf die Umsatzsteuern, die wir z.B. für den Bau der Internetseite bezahlt haben, etc. Kann man diese Steuer zurückerstatten, und wenn ja, wie geht das von Statten?

Wir würden uns sehr über eine kurze Rückantwrot freuen und verbleiben.

Mit freundlichen Grüssen.

Hallo Ruth,
nein, das ist nicht nötig. Elster-Voranmeldung plus Überweisung reicht. Wenn Ihr Chef das nicht glaubt, kann er ja sicherheitshalber beim Finanzamt anrufen.
Freundliche Grüße
Robert Chromow

Hallo zusammen.
Hab da kurz ne Frage zur Steuervoranmeldung bzw. der Bezahlung ans Finanzamt.
Bisher wurde die Steuer via Scheck und Buchungsauftrag beim Finanzamt eingeworfen.
Seit kurzen überweist mein Chef die Steuer direkt aufs Konto des Finanzamtes.
Er ist nun der Meinung, das er trotzdem den Scheckeinreicher beim Finanzamt einwirft mit der Kopie der Überweisung.
Ist dies denn notwendig? Die Steuervoranmeldung tätige ich per Elster.
Für eine Antwort wäre ich echt dankbar.
Gruß Ruth

Hallo,
leider haben Sie es mit der Pflicht zur Abgabe der monatlichen Umsatzsteuervoranmeldung als Gründer zu genau genommen: Die besteht nur dann, wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind und also überhaupt Umsatzsteuereinnahmen haben. Im Text heißt es dazu ausdrücklich:
------------ Zitat ----------------
Umsatzsteuerbefreite Kleinunternehmer gemäß Paragraf 19 Umsatzsteuergesetz, Land- und Forstwirte sowie andere Unternehmer mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen sind nicht von dieser Vorschrift betroffen.
----------Zitat-Ende --------------
Sofern Sie in den beiden ersten Jahren keine hohen Vorsteuererstattungen bekommen haben, sondern nur brav Ihre geringfügigen Umsatzsteuereinnahmen abgeführt haben, müsste sich das Missverständnis mit dem Finanzamt aber noch aufklären lassen. Von einer bewussten "Option" für die freiwillige Umsatzbesteuerung kann dann ja nicht die Rede sein. Zumal das Finanzamt Sie schon im Jahr 2005 auf den Irrtum hätte hinweisen können (und wie ichfinde: müssen!)
Am besten fragen Sie einfach einmal bei Ihrem Finanzamt nach. Lassen Sie sich im Zweifel mit dem Sachgebietsleiter für Umsatzsteuer verbinden. Wenn sich auf Anhieb keine unbürokratische Lösung findet, sollten Sie sich unbedingt an einen Steuerberater wenden: Anderenfalls könnte die nachträgliche Versteuerung Ihrer Einnahmen ja ziemlich teuer für Sie werden.
Eine Bitte: Lassen Sie uns wissen, wie's weitergegangen ist? Danke!
Alle Gute und herzliche Grüße
Robert Chromow

Im Jahre 2003 habe ich ein Gewerbe eröffnet und für das Jahr 2003 und 2004 Umsatzsteuer entrichtet.

Es heisst ja: Unabhängig von der Höhe ihrer Umsatzsteuerschuld müssen Gründer in den beiden ersten Jahren monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben.

Im Jahre 2006 habe ich mich als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreien lassen, was mir auch von meinem Finanzamt bestätigt wurde und ab 2005 konnte ich keine Umsatzsteuer mehr abgeben, da das Finanzamt dies nicht für notwendig hielt und diese auch nicht annahm, was ich auch schriftlich habe.

Mit Abgabe der Einkommensteuer 2007 werde ich auf einmal aufgefordert die Umsatzsteuer von 2005 – 2007 abzugeben, mit folgendem Wortlaut, nachdem ich wie o.g. das Finanzamt darauf hingewiesen habe, das ich Kleinunternehmer bin und ich keine Umsatzsteuer abgeben müsse:

(….da Sie in den Jahren 2003 und 2004 einen Gesamtumsatz von weniger als 17.500 € hatten, hätten Sie gem. § 19 Abs.1 UStG die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen können. Sie waren demnach nicht verpflichtet Umsatzsteuer auszuweisen und abzuführen.

Durch die Abgabe der Umsatzsteuer 2003 am 23.12.2004 haben sie daher gem § 19 Abs.2 S.1 UStG auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung verzichtet Mit Unanfechtbarkeit der Steuerfestsetzung für 2003 (24.01.2005) bindet Sie diese Erklärung für mindesten 5 Jahre (§ 19 Abs.2S2. UStG). Das Sie keine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben mussten ist dafür unerheblich.

Da sie in den letzen Jahren 2005 – 2007 weiterhin Umsätze getätigt haben sind Sie verpflichtet für diese Jahre noch eine Umsatzsteuererklärung abzugeben…)

Meine Frage: Wie kann ich auf die Kleinunternehmerregelung verzichten wenn ich in den ersten beiden Jahren zur Umsatzsteuer verpflichtet bin?

Komme mir irgendwie vom Finanzamt veräppelt vor.

Wer kann mir hier einen Rat geben?

Die Tipps finde ich gut. Umsatzsteuer ist eigentlich ganz einfach und man ist gezwungen mit seinen Buchungen auf dem Laufenden zu sein. Das schafft auch Übersicht über den aktuellen Unternehmungsstand ! Wichtig ist noch, dass Jahreszahler auch einen wesentlichen Nachteil haben. Da die Umsatzsteuer erst im Folgejahr gezahlt wird, steht diese auf der Einnahmenseite und kann erst im FolgeFolgejahr wieder auf der Kostenseite amortisiert werden.
Gruss Christian

Ja, da haben Sie natürlich vollkommen recht. Es ging an dieser Stelle lediglich um einen Anhaltspunkt. Die "überschlägige" Hausnummer soll lediglich eine ganz grobe Vorstellung von der Gewinndimension vermitteln.
Vielen Dank für Ihren Hinweis und schöne Grüße
Robert Chromow

Gut erklärt, doch: wieso entspricht die Zahllast von "6.136 Euro (...) überschlägig einem Gewinn von über 32.000 Euro"? Umsatzsteuerzahlungen sind umsatzbezogen. Bei der Gewinnermittlung gehen vom Umsatz auch nicht USt-pflichtige Aufwendungen ab, so dass schon bei einem erheblich niedrigeren Gewinn die USt-Zahllast-Schwelle überschritten werden kann.

Hallo und: Danke für die netten Kommentare!
Zur Ehrenrettung des Fiskus sei allerdings gesagt, dass viele Mitarbeiter der Finanzämter ausgesprochen geduldig Auskunft und Hilfestellungen geben. Auch und gerade, wenn "Nachwuchs-Unternehmer" grundsätzliche Fragen zur Gewinnermittlung, zu Steuererklärungen, Terminen etc. haben. Einen Steuerberater ersetzt das zwar nicht, oft lassen sich Zweifelsfragen durch einen Anruf beim Finanzamt aber schneller klären als mit stundenlangen Internetrecherchen. Also: Ruf' doch mal an! :-)
Alles Gute und freundliche Grüße
Robert Chromow

super einfache verständliche und einfache Erklärung. Vielen Dank! Und - wie mein Vorredner schon sagte - nervig, dass das Finanzamt einem dazu gar nicht weiterhilft.

Vielen Dank für diesen Hinweis und die verständlichen, leicht zu lesenden Erläuterungen.

Nur Schade, das man selber danach "googl´n" muß und solche Hinweise nicht vom Finanzamt direkt bekommt.

Also, weiter so .... ;o)

Herzlichst,
Thomas

Hat mir sehr geholfen!! :-)

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