Wie werden Datensätze bearbeitet? Was ist die Datenblattansicht? Was ist der Datensatznavigator? Was ist der Zweck von Untertabellen?

Um eine Tabelle oder ein Formular zu verwenden, müssen Sie es öffnen. Sie öffnen eine Tabelle bzw. ein Formular durch einen Doppelklick im Datenbankfenster. Das gleiche passiert bei einem Doppelklick auf eine Auswahlabfrage.

Ein Datenblatt mit Unter-Datenblatt - unten der Datensatznavigator

Das Ergebnis ist die Darstellung dieser Objekte in der Datenblattansicht. In dieser Ansicht können Sie Daten sehen und (meist) auch eingeben und bearbeiten. Folgende Möglichkeiten haben Sie in der Datenblattansicht:

• TAB- oder EINGABE-Taste bewegt die Einfügemarke von links nach rechts (= von Feld zu Feld)

• UMSCHALT+TAB-Taste: Entgegengesetzte Richtung. Auch die PFEIL-Tasten können benützt werden.

Am unteren Bildschirmrand befindet sich außerdem der so genannte Datensatznavigator. Hier wird die Nummer des aktuellen Datensatzes sowie die Gesamtzahl der Datensätze angezeigt. Ein Klick auf das Dreieck, das nach links bzw. rechts weist, springt zum vorherigen bzw. nächsten Datensatz. Die beiden Dreiecke mit den vertikalen Linien stellen den Cursor in den ersten bzw. letzten Datensatz im Datenblatt. Das Dreieck mit dem Stern bewirkt einen Sprung der Einfügemarke zu einem neuen Datensatz.

Oft steht ein Datensatz in einer Tabelle oder Abfrage in Beziehung zu mehreren anderen Datensätzen in anderen Tabellen oder Abfragen (1:n-Beziehung). In diesem Fall zeigt MS Access links neben dem Datensatz ein kleines Plus-Zeichen an.

Ein Klick darauf zeigt eine Untertabelle innerhalb der Tabelle an. Das Plus-Zeichen verwandelt sich dann in ein Minus-Zeichen. Ein Klick auf das Minus blendet die Untertabelle dann wieder aus. Es ist auch möglich, die Untertabellen zu mehreren Datensätzen gleichzeitig zu sehen (Gehen Sie im Format-Menü über Unterdatenblatt zu Alles einblenden). Eine Untertabelle kann auch wiederum Datensätze enthalten, zu denen Untertabellen eingeblendet werden können.