MS Outlook 2003 - Einführungskurs

Wie kann ich meine Tätigkeiten protokollieren? Wie kann ich Outlook dazu verwenden, automatisch den Zeitaufwand eines Telefonats zu erfassen?

Ein Journaleintrag entsteht

Das Journal von MS Outlook bietet zwei Möglichkeiten:

• Sie können Tätigkeiten, die Sie in Outlook - aber auch in MS Office - durchführen, protokollieren lassen.

• Darüber hinaus können Sie auch manuelle Journal-Einträge erstellen, z. B. Telefonprotokolle, Gesprächsprotokolle etc.

Für welche Tätigkeiten bzw. für welche Kontakte Sie automatische Protokolleinträge wünschen, können Sie mit den Optionen des Extras-Menü im Register Einstellungen mit der Schaltfläche Journaloptionen... einstellen.

So erstellen Sie einen manuellen Journaleintrag:

• Klicken Sie mit der Maus auf Journal in der Navigationsleiste.

• Symbol Neu (Standard-Symbolleiste).

• In dem folgenden Dialogfenster können Sie die Tätigkeit bezeichnen (Feld Betreff) bzw. können Sie einen Eintragstyp und einen Kontakt angeben. Zusätzlich lässt sich ein Timer aktivieren (Schaltfläche Zeitmessung beginnen), um von der eingegebenen Tätigkeit die Zeit zu nehmen (Unterbrechung: Zeitmessung anhalten - Wiederaufnahme: Erneutes Klicken auf Zeitmessung beginnen).

• Zum Fertigstellen klicken Sie Speichern und Schließen.

Mit den Optionen aus dem Bereich Aktuelle Ansicht können Sie bestimmen, wie das Journal dargestellt werden soll (die Ansichten sind teilweise Zeitskala-Ansichten mit gruppierten Elementen). Aktuelle Ansichten anpassen ermöglicht, dass Sie die Darstellung Ihren Wünschen entsprechend einstellen können.

Wenn im Journal Tätigkeiten mit anderen Office-Produkten protokolliert werden, können kürzlich bearbeitete Dokumente schnell gefunden werden. Wenn das Feld Kontakte... im Dialogfenster Journaleintrag verwendet wird, können Journaleinträge als Aktivitäten einer bestimmten Person zugeordnet werden: Aufgelistet werden diese Journaleinträge dann im Dialogfenster Kontakt, im Register Aktivitäten!