Microsoft Outlook ist eine integrierte Software zum Versenden von Nachrichten, zum Verwalten von Kontakten, Terminen und Aufgaben. Darüber hinaus können Sie Microsoft Office-Dokumente anlegen und administrieren. Outlook ist in hohem Maße mit Microsoft Office verbunden: Arbeitsvorgänge können daher oft schon in Office-Anwendungen begonnen werden (z.B.: Senden einer E-Mail).

Es gibt drei verschiedene "Outlooks": MS Outlook ist das professionelle Werkzeug (dafür kostet es ca. € 200). Outlook Express ist das kostenlose, aber im Leistungsumfang reduzierte Anwendungsprogramm. Outlook Web Access ermöglicht den Zugriff auf die Daten, die MS Outlook auf dem MS Exchange-Server speichert, mit Hilfe eines beliebigen Browsers.

MS Outlook 2003 wurde in vieler Hinsicht gegenüber seiner Vorgängerversion verbessert. Zu erwähnen ist unbedingt das veränderte Erscheinungsbild (neuer Navigationsbereich), die neue Anordnung des Lesebereichs (der durch die jetzt kürzeren Zeilen das Erfassen eines Textes wesentlich erleichtert), die neuen Such- und Favoritenordner, der Offline-Cache-Modus (der ein Arbeiten mit Outlook auch dann ermöglicht, wenn die Verbindung mit dem Mailserver gerade schlecht ist) etc. etc. Nicht mehr in MS Outlook 2003 enthalten ist die Möglichkeit, Laufwerke, Ordner und Dateien zu verwalten.

Das Starten von MS Outlook erfolgt durch einen Doppelklick auf das entsprechende Symbol auf dem Windows-Desktop, über das Start-Menü bzw. über die Microsoft Office Shortcut-Leiste (falls installiert). Das Beenden erfolgt mit Menü Start, Beenden.

Nach dem Starten müssen Sie sich möglicherweise anmelden. Dies erfolgt durch Eingabe eines Anmeldenamens und eines Passwortes. MS Outlook kann das Kennwort speichern, wenn Sie das entsprechende Kontrollkästchen aktivieren. Dies ist dann sinnvoll, wenn Sie auf die erhöhte Sicherheit keinen Wert legen. Das Abmelden erfolgt automatisch mit der Beendigung von MS Outlook.

Der Bildschirm von MS Outlook enthält die typischen Elemente wie Titelleiste, Menüleiste, Symbolleiste, Statusleiste etc. Auffallend ist die Navigationsleiste, die den Aufruf der div. Funktionen ermöglicht. Falls ein Element auf Ihrem Outlook-Bildschirm fehlt, können Sie es mit dem Menü Ansicht aufrufen.

Einen guten Überblick über den heutigen Tag bietet die Ansicht Outlook Heute. Hier finden Sie eine Zusammenfassung aus den Bereichen Nachrichten, Termine und Aufgaben.

Prinzipiell kann jede Tätigkeit - nach dem Aufruf der entsprechenden Ansicht - mit dem ersten Symbol der Standard-Symbolleiste begonnen werden. Ebenso lassen sich die meisten Tätigkeiten mit dem ersten Symbol des nun erschienenen Dialogfensters auch abschließen: Senden bzw. Speichern und Schließen.

Outlook ermöglicht viele verschiedene Druckformate, die auch mit Zeitplansystemen kompatibel sind. Der Druck gelingt wie gewohnt über Datei, Drucken...

Der schnellste Weg, Hilfe anzufordern besteht in einem Eintrag in dem entsprechenden Feld ganz rechts in der Menüleiste. Anschließend erscheint ein Aufgabenbereich mit (hoffentlich) den benötigten Informationen. Neue Informationen können auch aus dem Internet bezogen werden.