Die Gewinnermittlung von Selbstständigen ist im Prinzip ganz einfach: "Einnahmen minus Ausgaben = Einnahmenüberschuss (= Gewinn)". Welche Vorschriften für nebenberuflich Selbstständige bei der Gewinnermittlung gelten, welche Unterlagen Sie einreichen und welche Formvorschriften Sie beachten müssen, erfahren Sie in diesem Kapitel.

Solange Sie mit Ihrem selbstständigen Nebenerwerb pro Geschäftsjahr weniger als ...

• 50.000 Euro Gewinn und

• 500.000 Euro Umsatz

... machen, brauchen Sie weder eine "doppelte" kaufmännische Buchführung mit Betriebsvermögensvergleich ("Inventur") noch eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) oder Bilanzen zu erstellen. Es genügt eine "vereinfachte Buchführung", die sogenannte Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR).

Freiberufler und Selbstständige, die unter den Paragraf 18 des Einkommensteuergesetzes ("Einkünfte aus selbstständiger Arbeit") fallen, können die EÜR sogar unabhängig von Gewinn- und Umsatzgrenzen verwenden.

Steuerrechtlich geregelt ist die Vereinfachung der Buchführungspflicht in Paragraf 4 Abs. 3 des Einkommensteuergesetzes. Die Umsatz- und Gewinnobergrenzen für diese Sonderregel finden sich im § 141 der Abgabenordnung.

Keine Formvorschriften bei Mini-Umsätzen

Solange Ihre nebenberuflichen selbstständigen Gesamteinnahmen (= Umsatz) unter der Grenze von 17.500 Euro pro Jahr bleiben, müssen die Abrechnungen, die Selbstständige dem Finanzamt einreichen, noch nicht einmal eine bestimmte Form haben.

Für alle anderen nicht-bilanzierungspflichtigen Unternehmer und Selbstständigen gibt es ein amtliches Formular für die Einnahmenüberschussrechnung - die "Anlage EÜR".

Die dazugehörigen Belege brauchen Sie übrigens nicht ans Finanzamt zu schicken: Die bleiben in Ihrem Büro - müssen dort aber bis zu zehn Jahre lang aufgehoben werden. Während Sie als Angestellter jede Position ihrer Werbungskosten-Aufstellung mit Quittungen, Kontoauszügen und ähnlichen Belegen untermauern müssen, genügt bei der EÜR Ihre Unterschrift.

Damit versichern Sie, dass sich alle Angaben mit ordnungsmäßigen Belegen beweisen lassen. Erst bei offensichtlichen Unstimmigkeiten, begründeten Verdachtsfällen oder den - aus Sicht von Laien erstaunlich seltenen - turnusmäßigen Zufallsstichproben Betriebsprüfungen kontrolliert das Finanzamt, ob auch alles mit rechten Dingen zugegangen ist.

Merkmale der vereinfachten Buchführung

Im Folgenden listen wir die wichtigsten Merkmale der Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) auf:

• Während Umsätze größerer Betriebe bereits zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung besteuert werden, gilt bei Freiberuflern und Kleinunternehmern der Zeitpunkt, an dem Geld tatsächlich zu- oder abfließt. Das gilt auch für die vereinnahmte Umsatzsteuer ("Ist-Versteuerung"). Das bringt Zinsvorteile, erspart schwierige Rechnungsabgrenzungen zwischen unterschiedlichen Wirtschaftsjahren und macht die Überwachung der Zahlungsfähigkeit einfacher.

• Sofern überhaupt vorhanden, müssen die laufenden Aufzeichnungen keine bestimmte Form haben. Einfache handgeschriebene oder Computerlisten genügen. Computerprogramme müssen nicht gegen nachträgliche Änderungen gesichert sein.

• Die Bestände auf Bankkonten müssen nicht mit den Belegen abgestimmt werden. Die Aufzeichnung von baren Zahlungsvorgängen in einem separaten Kassenbuch ist nicht erforderlich.

• Langlebige Wirtschaftsgüter (Ihr "Anlagevermögen") haben eine Sonderstellung: Deren Anschaffungskosten (Nettowert: über 410 Euro) dürfen Sie im Jahr der Anschaffung nicht in voller Höhe als Ausgabe verbuchen. Der Wert muss vielmehr auf die Nutzungsdauer verteilt werden. Diesen Vorgang nennt man landläufig Abschreibung. Die offizielle Bezeichnung lautet "Absetzung für Abnutzung" (=AfA).

  Ausführliche Informationen zum Thema Abschreibungen finden Sie in unserem Grundlagenkurs "Steuer-Grundlagen lernen: Was sind Abschreibungen und worauf muss ich dabei achten?"

• Am Jahresende tragen Sie die Summe der einzelnen betrieblichen Einnahmen- und Ausgabenpositionen in das EÜR-Formular ein, addieren Ihre Einnahmen und ziehen davon die Summe Ihrer Ausgaben ab. Ist die Differenz positiv, haben Sie einen Gewinn erwirtschaftet, anderenfalls einen Verlust.

• Das so ermittelte Jahresergebnis tragen Sie außerdem in die Anlage G (für Einkünfte aus Gewerbebetrieb oder die Anlage S (für selbstständige Arbeit) ein. Die Anlagen reichen Sie dann zusammen mit den übrigen Bestandteilen Ihrer Einkommensteuer-Erklärung beim Finanzamt ein. Stichtag: 31. Mai des Folgejahres.