Gehören Sie nicht zu den Computer-Profis? Macht nichts! Verwaltung und Buchhaltung von Minibetrieben sind auch heute noch weitgehend auf Papierbasis möglich. Hauptsache, Sie haben die entscheidenden Informationen und Unterlagen schnell zur Hand. In diesem Kapitel finden Sie Tipps für die Organisation Ihres Heimbüros.

Mit fachlicher Kompetenz, beruflicher Erfahrung, geschäftlichen Kontakten, Telefon und Internetanschluss sowie ordentlichen Geschäftspapieren kann ein engagierter Einzelkämpfer heutzutage auch vom Arbeitszimmer (oder gar vom viel zitierten Küchentisch) aus professionelle Geschäfte machen.

Durch eine wachsende Zahl von Kunden und Aufträgen entsteht in jedem noch so kleinen Betrieb ein gewisser Verwaltungs- und Koordinationsbedarf - von der Belegablage und den Buchführungspflichten fürs Finanzamt ganz zu schweigen.

Überleben im Papierkrieg

Neben dem "Zeitfresser Nr. 1" haben die meisten Selbständigen mit der Bewältigung der Papiermassen zu kämpfen. Und zwar ganz unabhängig von ihrer persönlichen Veranlagung zu Ordnung oder Unordnung: Denn entgegen den Versprechungen vom "papierlosen Büro" werden von Jahr zu Jahr wachsende Papierberge aufgeschichtet.

In heimischen Büros treten diese Gebirge vorzugsweise in Form von Stapeln auf. Besonders berüchtigt: Der "Erledigen"- oder "To-Do"-Stapel. Hohe Papierstöße werden nicht nur zu gefährlichen Informationsgräbern, sondern signalisieren vor allem andauernd: "Es gibt noch haufenweise zu tun!" Selbst wenn das gar nicht so ist und die Stapel überwiegend aus Katalogen, "interessanten" Zeitungsartikeln und Unterlagen zur längst erledigten Aufträgen besteht.

Erfolgreiche "Papierkrieger" brauchen daher ...

• regelmäßige und gründliche Flurbereinigungen,

• Mut zur Ablage "P" (wie Papierkorb),

• praktische Ordnungsmittel,

• ein einfaches Ablagesystem und natürlich:

• etwas Konsequenz bei dessen Einsatz.

Die wirklich wichtigen Unterlagen lassen sich in den meisten heimischen Büros in zwei Ordnern und einer kleinen Hängeregistratur unterbringen:

• Ordner 1 enthält jeweils zeitlich geordnet alle Buchhaltungsbelege: Bankauszüge mit dazugehörigen bezahlten Rechnungen, davon getrennt die Quittungen von Barzahlungen und schließlich die offenen Eingangs- und Ausgangsrechnungen.

• Ordner 2 enthält alle Verwaltungsdokumente wie Versicherungs- und Steuerunterlagen, Haus- oder Wohnungsangelegenheiten, Kfz-Papiere usw.

Alles andere kommt in ordentlich beschriftete Hängemappen. Eine solche Hängeregistratur ist zwar eigentlich auch nicht anderes als ein um 90 Grad gedrehter Stapel, sie hat aber zwei entscheidende Vorteile: Sie ist thematisch geordnet und kann leicht nach Wichtigkeit sortiert werden. Hierhin gehören ...

• Kunden- oder projektbezogene Unterlagen,

• Lieferantenbezogene Unterlagen, zum Beispiel über Büromaterial, Einrichtungs- und Ausrüstungsgegenstände,

• sonstige betriebliche Unterlagen wie eigene Werbematerialien oder Preislisten sowie

• dauernd genutzte Informationen, etwa Post- und Telefongebühren, Adreßlisten oder Fahrpläne.

Wichtig: Legen Sie je Kunde, Auftrag oder Projekt immer eine eigene Mappe an. Und: Damit einzelne Hängemappen nicht zu Ersatzstapeln werden, müssen sie möglichst aussagekräftig beschriftet werden. Also "Telefonaktion" oder "VHS-Kurs" statt "Sonstiges" oder "Erledigen".

Materialien schließlich, deren Umfang die Hängemappen sprengt, gehören in beschriftete Stehsammler. Das gilt zum Beispiel auch für Zeitschriften, die Sie regelmäßig für Ihre Arbeit brauchen. Geizen Sie aber mit der Zahl solcher Sammler. Ob aus Vorsicht ("Wer weiß, wo-für ich das nochmal brauchen kann!?"), Respekt ("Hat immerhin 20 Euro gekostet.") oder Sentimentalität ("Hat mir doch mein Ausbilder besorgt.") - der Drang zum Aufheben ist es ja gerade, der die vermaledeiten Stapel entstehen läßt. Und dann heißt es wieder: "Ein Griff - und die Sucherei geht los..."

Für alle anderen gilt: Lesen Sie Ihre Zeitungen, Zeitschriften, Info-Broschüren oder Computerausdrucke, um sich auf dem Laufenden zu halten. Notieren Sie dabei unmittelbar Nützliches. Reißen Sie besonders wichtige Artikel raus (warum kopieren?) und legen Sie sie in der entsprechenden Hängemappe ab. Und dann: den Rest zum Altpapier.

Kontaktmanagement per PC

Haben Sie wirklich immer alles auf dem Zettel? Mit der neuen Nebentätigkeit und der Zahl der übernommenen Aufgaben wächst schnell die "gelbe Zettel-Gefahr": Hier ein paar Erinnerungs-Kleber, dort drei Gesprächsnotizen und da sogar ein ganzer Wald von Terminvereinbarungen: Wer behält da immer den Überblick?

Erste Abhilfe schaffen vorgedruckte Zeitplan-Bücher. Deren Nachteil: Wenn Sie nicht sehr systematisch arbeiten, geht auch hier schnell die Sucherei los: "Wo hab' ich nur die Faxnummer von Firma Harenberg notiert?" oder "Wann wollte ich noch mit Frau Berkhan die Veranstaltung durchsprechen?". Da liegt es nahe, über den Einsatz elektronischer Hilfsmittel nachzudenken, die einem mit ihren vielfältigen Erinnerungs- und Suchfunktionen so manches Blättern in Unterlagen ersparen können.

Wenn Sie ...

• viele Kontakte, Termine und Aufgaben im Blick behalten müssen,

• mit dem Computer vertraut sind und

• dauernd auf einen PC, ein Notebook, einen PDA oder "Smartphone" zugreifen können,

... dann sollten Sie über den Einsatz eines "Personal Information Manager" (PIM) nachdenken.

Programme wie das auf vielen Windows-Rechnern installierte MS Outlook, der Klassiker Lotus Organizer oder Freeware-Alternativen wie EssentialPIM verknüpfen jeweils unter einem Dach zahlreiche nützliche Kommunkations-Werkzeuge, darunter zum Beispiel ...

• Adressbücher für unterschiedliche Einsatzbereiche (Ansprechpartner, Anschriften, Telefon-, Fax-, E-Mail-Informationen),

• Termin-Kalender in Tages-, Wochen-, Monats- und Jahresansicht,

• Fortschreiben regelmäßig wiederkehrender Termine,

• einfache Projektverwaltung,

• Aufgaben- und Aktivitätsplanung,

• Notizblock oder auch

• Journal- und Archivfunktionen.

Adressbuch-, Termin- und Aufgabenmodule finden Sie natürlich auch in gedruckten Zeitplan-Systemen - die elektronischen Pendants haben jedoch zwei unschlagbare Vorteile: Sie erinnern automatisch an Termine und Aufgaben und sorgen zuverlässig für die Wiedervorlage von Vorgängen. Außerdem ermöglichen die eingebauten Volltext-Suchfunktionen den Zugriff auf Elemente aller Art. Auch ohne eine systematische Ablage finden Sie auf diese Weise meistens die Stecknadel im Heuhaufen.