Kunden gefunden, Vertrag geschlossen, Leistung erbracht: Wer auf eigene Rechnung arbeitet, muss füher oder später auch die erste Rechnung schreiben. Über deren richtige Form und Inhalt machen sich viele Selbstständige zu Beginn ihrer Tätigkeit unnötig viele Sorgen: Wir sagen Ihnen, worauf Sie achten müssen und wann erhöhte Aufmerksamkeit geboten ist.

Eine Rechnung ist ein Geschäftsdokument, auf dem ein Lieferant oder Dienstleister seine "Lieferungen und Leistungen" mit einem Empfänger abrechnet. Eine bestimmte äußere Form hat der Gesetzgeber nicht vorgeschrieben. Sofern Sie nur mit privaten Endverbrauchern Geschäfte machen, müssen Sie grundsätzlich gar keine Rechnung ausstellen.

Bei Transaktionen zwischen Geschäftsleuten kommt es genau genommen darauf an, ob Aussteller oder Empfänger umsatzsteuerpflichtig sind oder nicht. Solange keine Umsatzsteuer im Spiel ist, der Beleg also "nur" dem Nachweis einer betrieblichen Einnahme oder Ausgabe dient (z. B. im Rahmen der Gewinnermittlung für die Einkommensteuer), dann genügt bereits die Angabe von ...

• Name und Anschrift der Beteiligten,

• Datum der Lieferung oder Leistung,

• Bezeichnung der Ware oder der Dienstleistung sowie

• des Rechnungsbetrags.

Viele nebenberuflich Selbstständige gelten als umsatzsteuerliche Kleinunternehmer: Als solche brauchen sie ihren Kunden keine Umsatzsteuer in Rechnung zu stellen, dürfen umgekehrt dafür aber auch keine "Vorsteuer" abziehen. In dem Fall genügen die genannten Angaben vollauf. Das gilt sowohl für Eingangsrechnungen als auch für Ausgangsrechnungen.

Ganz wichtig: Normalerweise dürfen Unternehmer bei der Gewinnermittlung nur den Nettobetrag aus Lieferantenrechnungen als "Aufwand" von ihren Einnahmen abziehen. Wenn Sie jedoch weder Umsatzsteuer in Rechnung stellen noch Vorsteuer abziehen dürfen, dann stellt für Sie der volle Bruttobetrag betrieblichen Aufwand dar: Sie müssen den Umsatzsteueranteil also nicht etwa aus Ihrer privaten Tasche bezahlen!

Anforderungen an "richtige" Rechnungen

Um bei ihren Kunden einen besseren Eindruck zu machen, legen manche nebenberuflich Selbstständige ungeachtet ihres umsatzsteuerlichen Status Wert darauf, freiwillig alle Anforderungen an komplette kaufmännische Rechnungen zu erfüllen. Die Aufzählung der Rechnungs-Pflichtangaben findet sich im Paragraf 14 des Umsatzsteuergesetzes. Damit der Fiskus ein Geschäftsdokument als Rechnung anerkennt, sind folgende Bestandteile erforderlich:

1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmens,

2. Name und Anschrift des Leistungsempfängers,

3. Termin der Lieferung oder Leistung,

4. Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte bzw. Art und Umfang der Dienstleistung,

5. die ggf. nach Steuersätzen aufgeschlüsselten Netto-Beträge und

6. die jeweils darauf entfallenden Steuer-Beträge,

7. das Ausstellungsdatum (= Rechnungsdatum),

8. eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer sowie

9. die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers.

Eine finanzamtstaugliche Rechnung sieht demnach zum Beispiel so aus:

Die einzelnen Rechnungselemente entsprechen der oben genannten Nummerierung Bei nebenberuflich Selbstständigen ist die "Steuernummer" auf Ausgangsrechnungen übrigens in aller Regel identisch mit der persönliche Steuernummer. Freiberufler und Einzelunternehmer mit nur einem Gewerbe erhalten normalerweise keine spezielle betriebliche Steuernummer.