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Excel-Rechner: Mietnebenkosten abrechnen und kontrollieren

Unser Excel-Werkzeug hilft Vermietern beim Erstellen und Mietern beim Kontrollieren der Nebenkostenabrechnung

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Stand: 11. März 2015

Sie sind Vermieter und müssen eine Nebenkostenabrechnung erstellen? Oder Sie wollen als Mieter kontrollieren, ob die Nebenkosten korrekt berechnet wurden? Unser Nebenkostenrechner für Excel hilft Ihnen dabei.

Nebenkosten von vermieteten Objekten abrechnen und kontrollieren

Nebenkosten sind die Kosten, die der Mieter zusätzlich zur Grundmiete zahlen muss. Die Abrechnung dieser Nebenkosten liefert immer wieder Stoff für Streitigkeiten. Wir haben für Sie einen Excel-Rechner entwickelt, mit dessen Hilfe Vermieter die Nebenkosten abrechnen können. Mieter können ihn zu Kontrollzwecken einsetzen.

  • Das Tool verwaltet Häuser mit bis zu 20 Wohnungen. Selbstverständlich können Sie auch weniger Wohnungen mit dem Tool abrechnen. Für jede Wohnung gibt es eine eigene Abrechnung.

  • Die Abrechnung erfolgt mithilfe von Umlageschlüsseln.

  • Darüber hinaus werden bei Bedarf Vorauszahlungen auf Nebenkosten und ein Mieterwechsel berücksichtigt.

  • Für die meisten Mietobjekte ist keine Umsatzsteuer zu berücksichtigen, für manche aber doch. Deshalb stellen wir das Tool in zwei Versionen bereit.

Excel-Rechner herunterladen

Der Rechner in der Übersicht

Folgende Tabellen dienen der Datenerfassung:

  • Nebenkosten

  • Umlageschlüssel

  • Mieterübersicht (nur bei Bedarf)

  • Vorauszahlung (nur bei Bedarf)

  • Wasserverbrauch (nur bei Bedarf)

  • Heizungskosten (bei Bedarf)

  • Umsatzsteuer (nur bei Bedarf, in der Umsatzsteuerversion)

Auf den Abrechnungsblättern W1 (für Wohnung 1) bis W20 (Wohnung 20) erscheinen die Abrechnungsdaten für die einzelnen vermieteten Objekte.

Als Nächstes zeigen wir, wie Sie Schritt für Schritt zu Ihrer Nebenkostenabrechnung kommen.

1. Schritt: Mieterübersicht anlegen

Erfassen Sie in der Tabelle Mieterübersicht alle notwendigen Angaben zur Immobilie und Wohnung wie

  • Objektname

  • Gesamtzahl der Wohnungen

  • Name des Mieters

  • Anzahl der Personen etc.

Die Eingabefelder erkennen Sie an ihrem hellgrauen Zellhintergrund. Für den Fall, dass der Mieter während des Jahres auszieht bzw. wechselt, steht ein weiterer Eingabebereich zur Verfügung.

2. Schritt: Umlageschlüssel einrichten

Im zweiten Schritt legen Sie fest, nach welchen Umlageschlüsseln die Nebenkosten auf alle Mieter eines Hauses umgelegt werden sollen. Als Verteilungsschlüssel kommen zwei Möglichkeiten in Betracht:

  • Kopfzahl (Personen)

  • Wohnfläche

Wurde nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart, gilt die Wohnfläche für die meisten Positionen als Verteiler. Für die Umlage der Wohnfläche geben Sie die Quadratmeterfläche der Wohnung in die Spalte qm ein.

Es ist jedoch möglich, die Verteilung der Kosten nach Personenzahl durchzuführen. In der Tabelle Umlageschlüssel werden Umlageschlüssel sowohl nach Wohnfläche als auch nach Personenzahl gebildet. Darüber hinaus wird durch entsprechende Eingaben in die Tabelle Umlageschlüssel unter Umständen ein Mieterwechsel pro Jahr berücksichtigt.

Für die Umlage nach Personenzahl geben Sie die Anzahl der Personen in die Spalte Personenzahl ggf. für Mieter 1 und Mieter 2 getrennt an. Falls im Abrechnungsjahr ein Mieterwechsel erfolgt, müssen Sie darüber hinaus angeben, wie lange das Mietverhältnis von Mieter 1 gedauert bzw. wann das Mietverhältnis von Mieter 2 begonnen hat.

Hinweise:

  • Die Umlageschlüssel beziehen sich immer nur auf eine einzelne Immobilie. Wer zwei Häuser mit zehn Wohnungen besitzt, muss für jedes Haus eine eigene Arbeitsmappe des Tools anlegen.

  • Wenn nur zwei Wohnungen vermietet werden, erfolgen nur Eingaben unter Wohnung 1 und Wohnung 2. Die übrigen Felder bleiben leer oder übernehmen die Standardvorgabe null.

3. Schritt: Heizkostenabrechnung erstellen

Das Blatt Heizkosten dient bei Bedarf als Nebenrechnung und berücksichtigt die Ausnahmestellung der Heizkosten im Rahmen der Nebenkosten:

  • Erfassen Sie im Feld Gesamtrechnung den kompletten Rechnungsbetrag für die Heizkosten.

  • Anschließend tragen Sie alle verbrauchsabhängigen Heizkosten für die einzelnen Wohnungen ein. Für den Fall, dass die Mieter einer Wohnung während des Abrechnungszeitraums gewechselt haben, geben Sie die Daten entsprechend in die Spalten Mieter 1 bzw. Mieter 2 ein. Ansonsten verwenden Sie ausschließlich die Spalte Mieter 1.

  • Die verbrauchsabhängigen Heizkosten werden addiert. In der Zeile Noch zu verteilender Betrag wird eine Differenz zur Gesamtrechnung gebildet. Die Differenz ergibt sich aus Gemeinschaftsräumen wie zum Beispiel dem Treppenhaus und wird wie die übrigen Nebenkosten umgelegt. Tragen Sie diesen oder einen von Ihnen korrigierten Wert in der Tabelle Nebenkosten als Betrag in der Zeile Heizkosten ein.

4. Schritt: Wasserkosten berücksichtigen

Die Verbräuche für Wasser und Abwasser lassen sich in vielen Fällen durch Wasseruhren nachweisen. Dann arbeiten Sie mit der Tabelle Wasserverbrauch. Tragen Sie den Grundpreis und die Einheit für Wasser bzw. Abwasser in die vorgesehenen Felder ein. Anschließend erfassen Sie die Verbräuche. Auch hier wird ein Mieterwechsel berücksichtigt. Der zu verrechnende Wert ergibt sich in der Spalte Betrag. Diese oder von Ihnen modifizierte Werte können gegebenenfalls in die Nebenkostenübersicht übernommen werden.

5. Schritt: Vorauszahlungen anrechnen

In der Regel wird eine Vorauszahlung für die Nebenkosten in Form eines fest vereinbarten Betrags geleistet. Diese Daten verwalten Sie in der Tabelle Vorauszahlungen. Die zu berücksichtigende Vorauszahlung ergibt sich aus folgenden Werten:

  • Die monatliche Vorauszahlung wird mit der Anzahl der Monate multipliziert, die der Mieter als Vorauszahlung geleistet hat. Geben Sie den Betrag und die Anzahl der Monate, für die der Betrag gezahlt wurde, in die hellgrau hinterlegten Eingabefelder ein.

  • Unter Umständen hat der Mieter die Vorauszahlung nicht vollständig geleistet. Dann tragen Sie den fehlenden Gesamtbetrag in die Spalte Nicht geleisteter Betrag ein. Der Vorauszahlungsbetrag wird automatisch korrigiert.

Für den Fall eines Mieterwechsels sind getrennte Angaben für Mieter 1 und Mieter 2 notwendig.

6. Schritt: Nebenkosten abrechnen

  • Auf dem Tabellenarbeitsblatt Nebenkosten verwalten Sie alle Nebenkosten, die laut Mietvertrag an Mieter weitergeben werden dürfen.

  • Tragen Sie die Rechnungsbeträge in die Spalte Betrag ein. Vermutlich werden Sie nicht alle vorgesehenen Positionen benötigen. Die Zeilen, die Sie nicht benötigen, bleiben leer oder erhalten den Wert null.

  • Unter Umständen muss der Wert in der Spalte Betrag reduziert werden. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn der Hausmeister Verwaltungsarbeiten übernimmt. Geben Sie den entsprechenden Wert in der Spalte Abzüge ein. In der Spalte Umlagebetrag werden die Gesamtbeträge um die Abzüge reduziert. Der Wert, der hier erscheint, wird später auf die Mieter umgelegt.

  • Unter Umlageschlüssel geben Sie an, nach welchem Schlüssel die Werte der Spalte Umlagebetrag verteilt werden sollen. Die Standardeingabe ist „W“ und steht für eine Umlage nach Wohnfläche. Ist vereinbart, dass die Umlage nach Personen erfolgen soll, steht das Kürzel „P“ als Abkürzung für „Anzahl Personen“.

Wasser und Abwasser

Da sich die Verbräuche von Wasser bzw. Abwasser unter Umständen mittels Wasseruhr ergeben, haben wir Eingabemöglichkeiten für die Wasserkosten der einzelnen Wohnungen vorgesehen. Entsprechendes gilt für den Betrieb einer zentralen Warmwasserversorgung. Über die Schaltflächen Wasser/Abwasser nach Verbrauch bzw. Wasser/Abwasser nach Umlageschlüssel lässt sich das Abrechnungsblatt individuell auf Ihre Bedürfnisse einstellen.

Umsatzsteuer

Für umsatzsteuerpflichtige Objekte überprüfen Sie in der Tabelle Umsatzsteuer die Umsatzsteuersätze. Dort können Sie diese, wenn nötig, auch anpassen.

Abrechnungsübersichten für die einzelnen Wohnungen

Die Abrechnungsübersichten der einzelnen Wohnungen werden automatisch erstellt. Hier sind keine Eingaben erforderlich. Über die Schaltflächen Mieter 1 drucken bzw. Mieter 2 drucken bringen Sie die Abrechnungen zu Papier.

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