Fast zwei Drittel aller verschickten E-Mails weltweit sind unerwünschte Spam-Mails. Umso wichtiger ist es, dass seriöse Newsletter-Versender nicht selbst unter Spam-Verdacht geraten - mit unseren 30 Tipps kein Problem.

Falsche Absender, gehackte Versand-Server, utopische Versprechungen - das und noch mehr zeichnet Spam-Mails aus. Deshalb setzen immer mehr Provider und Unternehmen, aber auch Privatleute Spam-Filter ein, die unerwünschte Mails aussortieren.

Das Problem: Trotz aller Filtertechnologien wird immer wieder mal die eine oder andere erwünschte E-Mail unbeabsichtigt als Spam klassifiziert. So genannte "False Positives" kommen, so schätzen Fachleute, bei 10 bis 20 Prozent aller seriösen E-Mails vor.

Um dies zu vermeiden, sollten Sie einige Grundregeln einhalten. Das fängt bei der formalen Gestaltung des Newsletters an und geht bis hin zur Sprache, die möglichst seriös sein sollte. Bevor Sie einen Newsletter versenden, nehmen Sie diesen genau unter die Lupe. Vielleicht hat sich doch ein kleiner Makel eingeschlichen ...

Gestaltung

1. Verwenden Sie in der Betreffzeile keine Großbuchstaben und keine mehrfachen Sonderzeichen, z.B. Ausrufungszeichen.

2. Verzichten Sie auf eine Personalisierung, das Einfügen der E-Mail-Adresse in den Betreff macht die Mail für Spamfilter verdächtig.

3. Achten Sie auf eine seriöse Wortwahl und verwenden Sie keine Spam-verdächtigen Wörter wie "Gewinnspiel", "kostenlos" usw.

4. Verschicken Sie keine HTML-Newsletter, falls doch notwendig, dann den Code einfach halten.

5. Kein JavaScript, keine Tabellen, keine großen Überschriften.

6. Entscheiden Sie sich für wenige Farben, Hintergrund weiß, wenige Bilder.

7. Setzen Sie Links auf echte Domains, nicht auf IP-Adressen.

8. Vermeiden Sie Anhänge, greifen Sie auf PDF-Dateien zurück.

9. Verstecken Sie sich nicht, sondern zeigen Sie Ihre Impressum-Angaben an, darunter E-Mail, Telefon, Postadresse und Link auf das Impressum der Website.

Adressangaben

10. Wählen Sie eine seriöse Absender-Adresse nach dem Prinzip newsletter@name.de oder name@firma.de, verwenden Sie keine Zahlen.

11. Wenn möglich den kompletten Namen des Adressaten in der Anrede und in die Felder "To" oder "An" einsetzen.

12. Nutzen Sie eine gültige Absender- und Reply-Adresse.

13. Kleinigkeiten wie richtiges Versanddatum und -zeit sind ebenso wichtig.

14. Achten Sie auf einen gültigen Domainnamen des Mailservers.

An- und Abmeldung

15. Eine Bestätigungs-Mail nach der Anmeldung ist Pflicht, ratsam ist auch, eine weitere Bestätigung zu verschicken.

16. Abbestellfunktion in der Bestätigung und in jedem Newsletter einrichten.

17. Abmeldung sollte auch mit normaler E-Mail an den Versender oder per Antwort-Funktion über den empfangenen Newsletter möglich sein.

18. Hinweis auf Widerspruchsrecht nach Anmeldung.

19. Hinweis auf Datenschutzerklärung.

20. Abgemeldete Adressen sicher und dauerhaft löschen.

21. "Robinsonliste" pflegen (interne Blacklist mit Adressen, die wirklich nichts mehr etwas empfangen dürfen).

Sicherheitslücken

22. Konfiguration des Mailservers checken.

23. Newsletter-Anmeldeformular überprüfen.

24. Versandsystem muss technische Normen (RFC2822) einhalten.

Verhaltensregeln

Ganz allgemein sollten Sie ...

25. per E-Mail innerhalb eines Tages erreichbar sein.

26. keine E-Mails versenden, die nicht angefordert wurden.

27. schnell auf Beschwerden reagieren.

28. die Rückläuferrate ("Bounce-Rate") so gering wie möglich halten.

29. Beschwerden aus normalen Rückläufern (z.B. Nichtzustellungen) aussortieren.

30. täglich den eigenen Spam-Filter checken, er könnte Beschwerden löschen.

Fazit

Wenn Sie diese Tipps beherzigen, reduzieren Sie das Risiko, dass Ihre Newsletter als Spam aussortiert werden. Mit Sorgfalt und etwas Zeit dürfte das kein Problem sein, die Empfänger werden Ihnen dankbar sein.