Geben Sie sich zu erkennen

Ein Leser, der seine E-Mails öffnet, sollte auf den ersten Blick erkennen können, von wem die E-Mail stammt. Achten Sie darauf, dass Ihre Firma als Absender klar zu erkennen ist. Sonst könnte der Newsletter direkt im Papierkorb landen.

Mit der Betreffzeile Interesse wecken

Betreffzeile und Kopfteil werden von fast allen E-Mail-Programmen im Vorschaufenster angezeigt. Dieser Bereich ist der Wichtigste des gesamten Newsletters. Achten Sie einmal darauf, wie viele Firmen diesen wichtigen Platz mit ihrem Firmenlogo und einem nichtssagenden Anschreiben füllen. Dies ist der Bereich, der dem Leser zuerst ins Auge fällt. Steht hier nichts Lesenswertes, wird die E-Mail gelöscht und alle Mühe war umsonst!

Sprechen Sie Ihre Kunden persönlich an

Die persönliche Anrede eröffnet den elektronischen Brief. Egal ob online oder offline, die persönliche Anrede erhöht die Chancen, dass Ihre Werbung auch gelesen wird. Die meisten Versender benutzen die Anrede "Sehr geehrter Herr ..." oder "Guten Tag, Herr ...". Im Anschluss daran folgt ein kurzes Anschreiben von etwa drei bis fünf Zeilen Länge, das "persönlich" unterschrieben ist. Häufig findet man auch ein Foto vom Absender.

Reißen Sie an, worum es geht

Auf das kurze Anschreiben folgen die Meldungen, die Themen Ihres Newsletters, angerissen in kurzen und präzisen Überschriften, die neugierig machen. Unter die Überschriften gehört ein kurzer Teaser (ein Kurztext, der Aufmerksamkeit erregen und neugierig machen soll). Er nennt die wichtigsten Fakten.

Die wichtigste Meldung steht am Anfang, die unwichtigste am Ende

Die Meldungen sollen Interesse wecken. Über einen Hyperlink kommt der Leser auf die jeweilige Website, auf der er ausführliche Informationen zu diesem Thema erhält.
Beispiele von Bild.de:

• Für Selbständige
  So ärgern Sie das Finanzamt
  Selbstständige und Freiberufler können nur noch wenig steuerlich absetzen: Da ist es besonders wichtig, alle lohnenden Möglichkeiten zu ... <mehr>

• Staatliche Zuschüsse
  Riester dir dein Häuschen
  Wer kann riestern? Wie hoch ist die Förderung?
  BamS erklärt, was Bausparer beachten müssen, um staatliche Zuschüsse zu bekommen ... <mehr>

• Geld zurück!
  Steuererklärung in nur 5 Minuten
  Fast überall bittet der Staat zur Kasse. Drehen Sie doch einfach mal den Spieß um - und holen Sie sich einen Teil der gezahlten Steuern zurück! ... <mehr>

(konkrete) Handlungsaufforderung

Ganz wichtig ist die Handlungsaufforderung an den Leser. Wenn Sie möchten, dass der Leser etwas Bestimmtes tut, formulieren Sie das auch so ("Bitte hier klicken und weiterlesen ...", "Zum Bestellen bitte hier klicken ...").

Die Formalien zum Schluss

Unverzichtbar, aber erst zum Ende Ihres Newsletters, die formalen Elemente: Sie sind verpflichtet, Ihren Lesern eine einfache Möglichkeit zum Abbestellen zu bieten. Keinesfalls fehlen darf das Impressum. Für alle Publikationen gibt es eine Kennzeichnungspflicht, die alle Kontaktdaten wie Postadresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse beinhalten. Mehr hierzu: Impressumspflicht für Newsletter?

Nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber wichtig: Ermöglichen Sie begeisterten Abonnenten, den Newsletter per Knopfdruck weiterzuempfehlen.