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OpenOffice.org Writer: Nummerierungen und Gliederungen

Beim Nummerieren und Aufzählen in Texten zeigt sich Writer Word überlegen

Wer Aufzählungen, Nummerierungen und Gliederungen von Microsoft Word her gewohnt ist, kann beim Umstieg auf das Open Source Programm OpenOffice.org Writer zunächst verzweifeln. Doch der Umstieg lohnt sich: Auch beim Umgang mit Nummerierungen aller Art zeigt sich Writer stabiler und flexibler als MS Word. Um davon zu profitieren, muss man sich jedoch erst einmal mit der etwas anderen Denkweise von Open Office vertraut machen. Wir helfen beim Einstieg.

Begriffs-Wirrwarr um "Vorlagen"

Grundlage für die alltägliche Arbeit in Writer sind sog. Vorlagen. Nutzer von Microsoft Word kennen diesen Begriff auch. Bei Word ist die Rede von Dokumentenvorlagen und Formatvorlagen. Auch bei OpenOffice werden diese Begriffe verwandt, häufig wird aber auch für beides der einfache Begriff "Vorlage" benutzt - was die Verwirrung nicht gerade beseitigt. Benutzer der englischsprachigen Versionen von Word und Writer haben es etwas leichter: Template (Dokument(en)vorlage) und Style (Formatvorlage) lassen die Unterschiede zwischen diesen Arbeitsmitteln eher anklingen.

Um keine Missverständnisse aufkommen zu lassen, beginnen wir mit einer kleinen Begriffsklärung: Unter Dokumentenvorlage versteht man ein Muster (in Form einer Datei), dessen Eigenschaften auf das neu zu erstellende Dokument übertragen werden. Bei Word und Writer basiert jedes Dokument auf einer Dokumentvorlage. Einige Dokumentenvorlagen werden mitgeliefert, z. B. für Faxe und Briefe, weitere können jederzeit erstellt werden. Die Entsprechung hierfür heißt bei OpenOffice.org manchmal "Templates" und manchmal "Dokumentvorlage".

Mit Hilfe von Formatvorlagen dagegen werden einzelne Textteile einheitlich formatiert.

Bei Word waren lange nur die folgenden zwei Möglichkeiten vorgesehen: Formatvorlagen, die zeichenorientiert sind, und Formatvorlagen für die Gestaltung von Absätzen. Am häufigsten werden Absatzformatvorlagen verwandt. Damit lassen sich z. B. Zeilenabstände, Einzüge, aber auch die Schriftart und die Schriftgröße festlegen. Entsprechend wurden auch Nummerierungen bei Word nicht in eigenständigen Formatvorlagen behandelt, sondern mussten mit Hilfe der Zeichen- oder Absatzvorlagen bewältigt werden. Erst mit Word 2002 (XP) wurden sog. Listenformatvorlagen eingeführt. Bei allen Vorversionen (und aus der Gewohnheit heraus auch oft noch mit Word 2002) benutzen Word-Anwender zwei Wege: Nummerierungen und Aufzählungen (Bullets) können "ad hoc" und eher zeichenorientiert über das Untermenü Format--> Nummerierungen und Aufzählungszeichen bzw. die Formatierungspalette bearbeitet werden. Alternativ kann man bei Word eine Absatzformatvorlage so verändern, dass dem Absatz eine Nummerierung zugeordnet wird. Diese Variante wird häufig dann eingesetzt, wenn Kapitel oder Überschriften durchnummeriert werden sollen.

Auf dem ersten Blick erscheint das ganz einfach und recht pragmatisch. Vielleicht hat man sich auch schlicht daran gewöhnt. Wer einmal längere Texte mit komplexeren Nummerierungen bzw. Strukturierungen in Word bearbeitet hat, weiß aber, welche Kapriolen das Programm im Rahmen der Überarbeitung schlagen kann. Es muss einen schon nachdenklich stimmen, wenn sogar Microsoft-Experten das Word-Nummerierungsmalheur beklagen. Bei Word gab es eben lange keine einfache und flexible Möglichkeit, Nummerierungsmuster absatzunabhängig und dokumentenübergreifend anzuwenden und erst die Listenformatvorlagen, die den Nummerierungsvorlagen von Writer ähneln, haben das Nummerierungschaos etwas eingedämmt.

Die Textverarbeitung Writer von OpenOffice.org verfolgt ein recht konsequentes Konzept. Zwar können Nummerierungen und Aufzählungen auch "einfach", d. h. ohne Vorlage, formatiert werden. Hier bietet Writer mindestens so vielfältige Möglichkeiten wie Word. Richtig bequem wird es aber, wenn man von der Möglichkeit Gebrauch macht, Nummerierungen in (eigenen) Vorlagen festzuhalten, die dann immer wieder angewandt werden können.

Einfache Nummerierung in Writer

Nummerierungssymbol in OO WriterSo wie bei Word findet man in der oberen Symbolleiste (die bei OpenOffice jedoch "Objektleiste" genannt wird) ein herkömmliches Symbol für Nummerierung. Dahinter stecken aber unvermutete Möglichkeiten. Hat man auf das Nummerierungssymbol geklickt, verschwindet dieses unerwartet. Stattdessen erscheint eine neue Objektleiste mit einer Reihe neuer Symbole:

Nummerierungsobjektleiste OO Writer

Angeboten werden folgende Funktionen:

  1. Schaltfläche Nummerierung ausDie erste Schaltfläche schaltet die Nummerierung aus. Wenn Sie darauf klicken, verschwindet die Nummerierungsobjektleiste.

  2. Schaltfläche 1NummerierungsebeneMit den nächsten vier Schaltflächen mit horizonalen Pfeilen kann die Hierarchieebene hoch- oder heruntergestuft werden. So wird z.B. aus einem Punkt 3 ein Punkt 2.1 (je nach Nummerierungsvorlage - mehr dazu gleich).

    Schaltfläche 2NummerierungsebeneWährend die ersten zwei Symbole sich nur auf jeweils einen Absatz beziehen, werden mit den Schaltflächen mit zwei Pfeilen auch die darunterliegenden Hierarchieebenen "mitgenommen", d.h. ebenfalls hoch- oder heruntergestuft.

  3. Schaltfläche AbsatzzusatzEs folgt die Schaltfläche zur Eingabe eines Absatzes oder mehrerer Absätze ohne Nummerierung. Dieser "gehört" dem darüberliegenden Absatz. Das ist sehr praktisch, wenn man eine Nummerierung verwenden möchte, um den Text zu strukturieren, jedoch nicht mit nummerierten Überschriften arbeiten möchte. Ein typisches Beispiel sind Erläuterungen zu Tagesordnungspunkten in einem Protokoll.

    Bild vergrößernBeispiel für Zwischentext ohne Nummerierung

  4. Schaltfläche 1 ReihenfolgeSchaltfläche 2 ReihenfolgDie nächsten vier Schaltflächen ermöglichen eine Veränderung in der Reihenfolge von Punkten, wobei die Doppelpfeile wieder anzeigen, dass auch die untergeordneten Absätze in ihrer Position mitverändert werden.

  5. Schaltfläche Neue NummerierungWenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, beginnt eine neue Nummerierung, d.h. die Nummerierung startet wieder bei Punkt Eins.

  6. Schaltfläche FormatierungsdialogHinter diesem Symbol verbirgt sich ein Dialog zur Formatierung von Aufzählungen, Nummerierungen und Gliederungen.

OpenOffice.org Writer: Einfache Nummerierung

Mit Writer haben Sie schon im "einfachen" Nummerierungsmodus eine Vielzahl von Möglichkeiten, Ihre Texte sinnvoll zu strukturieren. Im Gegensatz zu Word "überleben" bei Writer einmal durchgeführte Nummerierungen in der Regel mehrere Bearbeitungsdurchläufe.

Nummerierung mit Vorlagen und Stylist

Besonders arbeitssparend wird es, wenn man die anfangs erwähnten Nummerierungsvorlagen einsetzt. Der sog. "Stylist" stellt den einfachsten Weg dar, Vorlagen zu erstellen, zu verändern und anzuwenden. Durch Drücken von F11 (bei MAC OS X Ctrl + F11) öffnen und schließen Sie eine Funktionspalette, mit der Sie alle Formatvorlagen bearbeiten und nutzen können. Bei Writer gibt es nicht nur Absatz- und Zeichenformatvorlagen, sondern auch Rahmen-, Seiten- und eben Nummerierungsvorlagen.

Die Nummerierungsvorlagen erreicht man durch ein Klicken auf das kleine Symbol für diesen Vorlagentyp rechts in der oberen Leiste des Stylist (hier leicht umrahmt). Hier befinden sich nicht nur die Vorlagen für Nummerierungen sondern auch die für Aufzählungen. Mit den Aufzählungsvorlagen kann man die Formatierung der sogenannten Bulletlisten steuern. So können Aufstellungen ohne Nummerierung, die z.B. mit Kästchen, Häkchen versehen sind, einheitlich gestaltet werden.

Nummerierungsvorlagen OO Writer

Mit einem Klick der rechten Maustaste auf eine der Nummerierungsvorlagen können Sie diese verändern oder eine neue erstellen. Es öffnet sich eine Dialogbox mit mehreren Reitern, mittels der man das gewünschte Nummerierungsverhalten bestimmen kann. Man kann etwa kontrollieren, wie die Nummerierungen bzw. Aufzählungen (Bullets) aussehen, wie sie im Verhältnis zum Text positioniert sind, wie tief die Gliederung reichen soll und welche Zeichen auf welcher Gliederungsebene zu sehen sind. Ferner kann man festlegen, ob die Nummerierungen mit einem Wort oder Zeichen eingeleitet werden. Es ist z.B. möglich, die erste Gliederungsebene mit dem Wort "Kapitel" einzuleiten, die zweite Gliederungsebene mit dem Wort "Abschnitt" und die folgenden Gliederungsebenen ohne Einleitungstext erscheinen zu lassen.

Dialogbox für Nummerierungsvorlagen in OpenOffice.org Writer

Kapitel und Gliederungen nummerieren

Bisher erscheint das Verhalten von Writer, was Nummerierungen betrifft, geradezu vorbildlich geradelinig. Aber mindestens ein Rätsel wirft das Programm doch auf: Warum nur wird die Verbindung von Überschriften mit Nummerierungen im Menü Extras versteckt?

Bild vergrößernExtramenü für Kapitel-Nummerierungen

Wie dem auch sei, in diesem Menü kann man nicht nur die Hangul/Hanja-Konvertierung vornehmen, sondern eben auch das Nummerierungsverhalten bei den Kapitelüberschriften (Position, Zahlenformat, Gliederungstiefe) bestimmen.

Stylist-Unverträglichkeit

Die Einstellungen, die Sie unter Kapitelnummerierung vornehmen, funktionieren nicht, wenn Sie die Überschriften zuvor mit Hilfe der Nummerierungs- oder Gliederungsrreiter im Stylist bearbeitet haben. Wollen Sie doch nachträglich eine hierarchische Gliederung mit Ihren Überschriften verbinden, müssen Sie die im Stylist schon vorgenommenen Einstellungen für diese Überschriften rückgängig machen. Dafür klicken Sie die Schaltfläche "Entfernen" auf den jeweiligen Reitern. Erst dann erhalten Sie das gewünschte Ergebnis.

Fazit

Beim Nummerieren und Aufzählen in Texten zeigt sich OpenOffice.org Word überlegen.

Zum einen überleben einmal vergebene "einfache" Gliederungen über die Schaltfläche auch nachfolgende Bearbeitungen des Textes. Zum anderen aber, und darin liegt ein besonderer Nutzen, wird bei OpenOffice.org das Konzept eigener Formatvorlagen konsequent umgesetzt. Auch das Steuern von Textgliederungen durch selbst erstellte oder übernommene Nummerierungs-Formatvorlagen ist einfach und unaufwändig.

Wer von Microsoft Word kommt oder mit Textverarbeitung wenig vertraut ist, muss sich dazu erst einmal mit der Denkweise von OpenOffice.org vertraut machen. Aber das geht schnell - und es lohnt sich.

OpenOffice.org?

OpenOffice.org ist ein komplettes Paket von Bürosoftware mit Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentations-Erstellung, Zeichenprogramm und Datenbank. Als "OpenSource"-Software kann es kostenlos eingesetzt werden, es gibt Versionen für Windows, Mac und Linux. Einen guten ersten Überblick liefert der Beitrag OpenOffice: Büro-Paket zum Nulltarif.

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Über die Autorin:

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Ray M. Rosdale ist Historikerin, Unternehmensberaterin und Mitgründerin von akademie.de. Seit über 20 Jahren konzipiert und implementiert sie IT- und Internet-Projekte. Ein besonderer inhaltlicher Schwerpunkt ihrer Arbeit ist die Frage nach brauchbaren, erfolgreichen Geschäftsmodellen, insbesondere für Contentangebote im Netz.

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