DruckversionGehört Microsoft Outlook zu den Programmen, die Sie täglich nutzen? Dann sollten Sie sich einmal gründlich mit den zeit- und mühesparenden fortgeschrittenen Möglichkeiten des Programms zu beschäftigen. In diesem Kurs lernen Sie weiterführende Funktionen in Outlook 2003 kennen und werden zum professionellen Outlook-Nutzer.
Folgende Abschnitte stehen als Leseprobe bereit:
Inhalt
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Terminkoordination, Meetingplaces etc. - Kalender für Fortgeschrittene
- Lernziel und Vorraussetzungen Überblick über dieses Kapitel
- Die Suche nach der Lücke: Terminkoordination Ich möchte mit Hilfe von MS Outlook einen Termin mit einem Kollegen vereinbaren - wie geht das? Wie kann ich die Verfügbarkeit von Kollegen feststellen?
- Zusagen, Ablehnen etc.: Vom Umgang mit Besprechungsanfragen Wie kann ich auf Besprechungsanfragen reagieren? Wie kann ich feststellen, ob meine Besprechungsanfragen schon beantwortet wurden?
- Frei/Gebucht: Termininformationen mit Externen austauschen Wie kann ich die Frei/Gebucht-Informationen von Geschäftspartnern sehen? Was muss ich tun, um meine Frei/Gebucht-Informationen zu veröffentlichen? Sieht diese Informationen jetzt jeder?
- Frei/Gebucht: Austausch mittels Windows SharePoint Services Wie kann ich die Windows SharePoint Services nutzen, um Termine mit Teammitgliedern zu vereinbaren?
- Wer macht was im Team: Gruppenzeitpläne Wie richte ich einen Gruppenzeitplan ein? Wie rufe ich einen solchen Gruppenzeitplan dann auf? Wie kann ich weitere Mitglieder in den Gruppenzeitplan aufnehmen?
- Exkurs: Virtuelle Termine - Onlinekonferenzen mit Netmeeting Was ist eine Onlinekonferenz? Wie organisiere ich eine Onlinebesprechung? Welches ist die geeignete Anwendung für solche Zwecke? Was kann MS Netmeeting?
- Webkalender: Kalenderdaten im Intranet veröffentlichen Wie kann ich die Verfügbarkeitszeiten von einem externen Mitarbeiter sehen? Wie kann ich Personen Einblick in meinen Kalender gewähren, die kein Outlook haben?
- Zusammenfassen und Vertiefen: Terminkoordination, Meetingplaces etc. - Kalender für Fortgeschrittene
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Wenn der Exchange-Server weit ist - mit Outlook unterwegs
- Lernziel und Vorraussetzungen
- On the Road: Mit Outlook-Informationen unterwegs Wie kann ich die Informationen von Outlook unterwegs nützen? Welche Spezialfunktionen von Outlook gibt es für den Einsatz auf einem Notebook?
- Zugriff mit einem Browser: Outlook Web Access Ich will weder PC noch Palm bzw. PocketPC mitnehmen - wie kann ich trotzdem meine Mails lesen und schreiben, meinen Kalender verwenden etc.?
- Outlook offline: Erstellung eines Offline-Ordners Was ist ein Offline-Ordner? Was beinhaltet er? Wie kann ich einen Offline-Ordner einrichten? Ist ein Offline-Ordner gleichzeitig auch eine Sicherungsdatei?
- Übertragungsformen festlegen: Übermittlungseinstellungen Wie sage ich in MS Outlook 2003, wann mein Postfach mit dem Server synchronisiert werden soll? Und wie bestimme ich, wann diese Synchronisation erfolgen soll, wenn ich unterwegs bin?
- DFÜ, VPN, Standorte?: Vorbereitung der Verbindungsaufnahme Wie kann ich vom Hotel aus Verbindung aufnehmen mit dem Exchange-Server in der Firma? Woher weiß mein Modem, ob ich die Landesvorwahl wählen muss oder nicht?
- Mail holen von unterwegs: Synchronisation von Ordnern Welche Befehle muss ich anwenden, wenn ich von unterwegs meine Öffentlichen Ordner synchronisieren möchte? Wie kann ich mein Postfach für den Offline-Einsatz synchronisieren?
- Vom Umgang mit Kopfzeilen und dem Nachladen: Remote Mail Wie kann ich bei schlechter Verbindung (oder dann, wenn ich mich nur mit dem GSM-Handy eingewählt habe) nur jene Mail downloaden, für die ich mich auch wirklich interessiere?
- Zusammenfassen und Vertiefen: Wenn der Exchange-Server weit ist - mit Outlook unterwegs Zusammenfassung dieses Kapitels
Inhalt
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Optionen, Zertifikate etc. - Mail für Fortgeschrittene
- Lernziel und Vorraussetzungen
- Sendeoptionen Wie lege ich die Priorität einer Nachricht fest? Was ist eine Nachverfolgung? Wie bestimme ich das Verfallsdatum einer Nachricht?
- Ich bin dafür: Elektronische Abstimmungen Wie kann ich elektronisch Abstimmungen durchführen? Wie kontrolliere ich anschließend das Abstimmungsergebnis?
- Nachrichten zurückrufen, erneut senden, speichern und drucken Wie kann ich bereits gesendete Nachrichten zurückrufen oder erneut senden? Wie werden Nachrichten gedruckt? Wie werden Nachrichten gelöscht?
- Beilagen bzw. Attachments: Windows SharePoint Services Wie kann ich eine Beilage so ablegen, dass wohl jeder darauf zugreifen kann ohne dass ich die Beilage jedem Einzelnen maile? Wie vermeide ich verschiedene Versionen meiner Beilage?
- Unerwünschte Mail filtern: Junk-E-Mail Was ist ein Junk-E-Mail? Was ist Spam? Wie kann ich meinen Posteingang frei von unerwünschten Mails halten?
- Verbotene Weiterleitung: Digital Rights Management Wie kann ich verhindern, dass Mails weitergeleitet werden? Wie kann ich es erreichen, dass Mails nach einer gewissen Zeit nicht mehr geöffnet werden können?
- Verschlüsseln und digital signieren: Sicherheitseinstellungen Wie kann ich meine Mails verschlüsseln? Wie kann ich es erreichen, dass sich Empfänger darauf verlassen können, dass das Mail garantiert nur von mir stammt?
- Zusammenfassen und Vertiefen: Optionen, Zertifikate etc. - Mail für Fortgeschrittene
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Automatisierung des Posteingangs-, Regel- und Abwesenheits-Assistent
- Lernziel und Vorraussetzungen Überblick über dieses Kapitel
- Regeln und Benachrichtigungen: Ein Überblick Wie kann ich die Bearbeitung von Nachrichten automatisieren? Wie stelle ich eine Regel auf? Wie rufe ich den Regel-Assistenten auf?
- Der Regel-Assistent: Regeln erstellen Wie kann ich Regeln erstellen? Wie wird der Regel-Assistent bedient? In welchen Schritten kann ich was erledigen?
- Bin unterwegs: Der Abwesenheits-Assistent Wie kann ich anderen Benutzern mitteilen, dass ich für einige Tage nicht im Büro bin? Wie definiere ich eine Abwesenheitsnotiz?
- Zusammenfassen und Vertiefen: Automatisierung des Posteingangs - Regel- und Abwesenheits-Assistent Zusammenfassung des Kapitels
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Terminkoordination, Meetingplaces etc. - Kalender für Fortgeschrittene
- Lernziel und Vorraussetzungen Überblick über dieses Kapitel
- Die Suche nach der Lücke: Terminkoordination Ich möchte mit Hilfe von MS Outlook einen Termin mit einem Kollegen vereinbaren - wie geht das? Wie kann ich die Verfügbarkeit von Kollegen feststellen?
- Zusagen, Ablehnen etc.: Vom Umgang mit Besprechungsanfragen Wie kann ich auf Besprechungsanfragen reagieren? Wie kann ich feststellen, ob meine Besprechungsanfragen schon beantwortet wurden?
- Frei/Gebucht: Termininformationen mit Externen austauschen Wie kann ich die Frei/Gebucht-Informationen von Geschäftspartnern sehen? Was muss ich tun, um meine Frei/Gebucht-Informationen zu veröffentlichen? Sieht diese Informationen jetzt jeder?
- Frei/Gebucht: Austausch mittels Windows SharePoint Services Wie kann ich die Windows SharePoint Services nutzen, um Termine mit Teammitgliedern zu vereinbaren?
- Wer macht was im Team: Gruppenzeitpläne Wie richte ich einen Gruppenzeitplan ein? Wie rufe ich einen solchen Gruppenzeitplan dann auf? Wie kann ich weitere Mitglieder in den Gruppenzeitplan aufnehmen?
- Exkurs: Virtuelle Termine - Onlinekonferenzen mit Netmeeting Was ist eine Onlinekonferenz? Wie organisiere ich eine Onlinebesprechung? Welches ist die geeignete Anwendung für solche Zwecke? Was kann MS Netmeeting?
- Webkalender: Kalenderdaten im Intranet veröffentlichen Wie kann ich die Verfügbarkeitszeiten von einem externen Mitarbeiter sehen? Wie kann ich Personen Einblick in meinen Kalender gewähren, die kein Outlook haben?
- Zusammenfassen und Vertiefen: Terminkoordination, Meetingplaces etc. - Kalender für Fortgeschrittene
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Import, Export, Serienmail - Kontaktmanagement für Fortgeschrittene
- Lernziel und Vorraussetzungen
- Datenaustausch: (Excel)-Adressen nach MS Outlook importieren Wie kann ich Adressen, die ich in MS Excel habe, nach MS Outlook importieren? Kann ich auch aus anderen Anwendungen importieren?
- Adressübernahme: Outlook-Kontakte in MS Word verwenden Wie kann ich eine einzelne Adresse in ein Word-Dokument einfügen? Wie kann ich Kontakte für Serienbriefe in Word verwenden?
- Individuelle Ansprache: Seriendruck mit MS Outlook Wie kann ich mit meinen Kontakten aus MS Outlook einen Seriendruck durchführen? Wie kann ich ein Serien-E-Mail erstellen?
- Zusammenfassen und Vertiefen: Import, Export, Serienmail - Kontaktmanagement für Fortgeschrittene
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Bestimmung des Blickwinkels - Ansichten
- Lernziel und Vorraussetzungen
- Auf den Blickpunkt kommt es an: Überblick über Ansichten Welche Möglichkeiten bieten mir die Ansichten in MS Outlook? Wie kann ich vordefinierte Ansichten verwenden?
- Wenn es anders aussehen soll: Ansichten anpassen Wie kann ich die vordefinierten Ansichten an meine Bedürfnisse anpassen? Wie kann ich Junk-E-Mail ausfiltern?
- Ganz individuell: Eigene Ansichten definieren Wie erstelle ich neue Ansichten? Wie kann ich bestimmte Ansichtseinstellungen speichern? Wem stehen diese Ansichten zur Verfügung?
- Zusammenfassen und Vertiefen Zusammenfassung des Kapitels.
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Gemeinsam sind wir stark - Arbeiten im Team
- Lernziel und Vorraussetzungen
- Informationen teilen: Öffentliche Ordner Wie können Informationen von vielen Benutzern gemeinsam verwendet werden? Wie kann ich den Überblick über die öffentlichen Ordner bewahren?
- Privilegien vergeben: Zugriffsrechte Wie kann ich definieren, wer was in öffentlichen Ordnern darf? Kann ich auch meine privaten Ordner freigeben? Wie kann ich fremde Ordner öffnen?
- Das höchste Privileg: Stellvertretungen Wie können andere Benutzer Nachrichten in meinem Namen versenden? Wie kann mein Vertreter Besprechungsanfragen in meinem Namen beantworten?
- Zusammenfassen und Vertiefen Zusammenfassung dieses Kapitels
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Wenn der Exchange-Server weit ist - mit Outlook unterwegs
- Lernziel und Vorraussetzungen
- On the Road: Mit Outlook-Informationen unterwegs Wie kann ich die Informationen von Outlook unterwegs nützen? Welche Spezialfunktionen von Outlook gibt es für den Einsatz auf einem Notebook?
- Zugriff mit einem Browser: Outlook Web Access Ich will weder PC noch Palm bzw. PocketPC mitnehmen - wie kann ich trotzdem meine Mails lesen und schreiben, meinen Kalender verwenden etc.?
- Outlook offline: Erstellung eines Offline-Ordners Was ist ein Offline-Ordner? Was beinhaltet er? Wie kann ich einen Offline-Ordner einrichten? Ist ein Offline-Ordner gleichzeitig auch eine Sicherungsdatei?
- Übertragungsformen festlegen: Übermittlungseinstellungen Wie sage ich in MS Outlook 2003, wann mein Postfach mit dem Server synchronisiert werden soll? Und wie bestimme ich, wann diese Synchronisation erfolgen soll, wenn ich unterwegs bin?
- DFÜ, VPN, Standorte?: Vorbereitung der Verbindungsaufnahme Wie kann ich vom Hotel aus Verbindung aufnehmen mit dem Exchange-Server in der Firma? Woher weiß mein Modem, ob ich die Landesvorwahl wählen muss oder nicht?
- Mail holen von unterwegs: Synchronisation von Ordnern Welche Befehle muss ich anwenden, wenn ich von unterwegs meine Öffentlichen Ordner synchronisieren möchte? Wie kann ich mein Postfach für den Offline-Einsatz synchronisieren?
- Vom Umgang mit Kopfzeilen und dem Nachladen: Remote Mail Wie kann ich bei schlechter Verbindung (oder dann, wenn ich mich nur mit dem GSM-Handy eingewählt habe) nur jene Mail downloaden, für die ich mich auch wirklich interessiere?
- Zusammenfassen und Vertiefen: Wenn der Exchange-Server weit ist - mit Outlook unterwegs Zusammenfassung dieses Kapitels
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Outlook individuell - Vorlagen/Formulare/Visual Basic
- Lernziel und Vorraussetzungen
- Bestehendes nutzen: Vorlagen erstellen und bearbeiten Wie kann ich mir eine Vorlage erstellen, die es mir ermöglicht, noch rascher bestimmte Mails zu schreiben?
- Informationseingabe: Benutzerdefinierte Formulare Wie kann ich für bestimmte Tätigkeiten benutzerdefinierte Formulare entwerfen? Wie setze ich diese dann ein?
- Formulare entwerfen Wie kann ein Formular angepasst werden? Wie kann ein separates Lese-Layout erstellt werden? Wie können die Registerseiten ein- und ausgeblendet und umbenannt werden?
- Felder und Steuerelemente hinzufügen Wie kann ich dem Formular Felder hinzufügen? Wie definiere ich eigene Felder? Wie kann ich für die Felder andere Steuerelemente verwenden?
- Formulare veröffentlichen: Formularbibliotheken Welche Formularbibliotheken gibt es? Wie veröffentliche ich ein Formular in einer Formularbibliothek? Warum sollten Formulare in der Organisationsformularbibliothek veröffentlicht werden?
- Verwenden und Verwalten von Formularen Wie werden Formulare verwendet? Wie kann das Standardformular eines Ordners geändert werden? Wie kann ich Formulare löschen oder kopieren?
- Formulare für Profis: Aktionen, Formulareigenschaften und Skripts Wie können aus einem Formular neue, andere Formulare erzeugt werden? Wie kann ich das Formulardesign gegen Veränderungen schützen? Wie kann ich Skripts hinzufügen?
- Programmerweiterungen: Der Visual Basic-Editor Was kann ich ungefähr mit dem Visual Basic-Editor machen? Wie wird er aufgerufen? Welche Elemente enthält der VB-Editor?
- Zusammenfassen und Vertiefen Zusammenfassung dieses Kapitels
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Outlook anpassen - Voreinstellungen
- Lernziel und Vorraussetzungen
- Seitensprung: Einsatz mehrerer Mailkonten Ich habe zusätzlich zu meinem Mailkonto in der Firma einen Hotmail-Account - kann ich den in MS Outlook auch benutzen?
- Navigationsbereich, Symbolleisten etc.: Anpassung ist alles! Wie kann ich den Navigationsbereich an meine Bedürfnisse anpassen? Wie kann ich die Symbolleiste anpassen?
- Das Füllhorn der Voreinstellungen: Die Optionen des Extras-Menü Welche Voreinstellungen finde ich wo?
- Zusammenfassen und Vertiefen Zusammenfassung dieses Kapitels
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Wichtige Tastenkombinationen
Sie können Ihre Arbeit wesentlich beschleunigen, wenn Sie einige der wichtigsten Tastenkombinationen auswendig lernen.
- Wichtige Tastenkombinationen Sie können Ihre Arbeit wesentlich beschleunigen, wenn Sie für die wichtigsten Routineaufgaben Tastenkombinationen lernen.
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