MS Outlook 2003 für Fortgeschrittene

Terminkoordination, Meetingplaces etc. - Kalender für Fortgeschrittene

Frei/Gebucht: Termininformationen mit Externen austauschen

Wie kann ich die Frei/Gebucht-Informationen von Geschäftspartnern sehen? Was muss ich tun, um meine Frei/Gebucht-Informationen zu veröffentlichen? Sieht diese Informationen jetzt jeder?

Verfügbarkeitszeiten können in einer Microsoft Outlook/Exchange-Server-Umgebung nur von Personen genutzt werden, die ein Postfach auf dem Server haben (=Mitarbeiter). Damit Verfügbarkeitszeiten mit Kunden, Lieferanten oder anderen Externen ausgetauscht werden können, kann der Microsoft Office Internet-Frei/Gebucht-Service in Anspruch genommen werden.

Anleitung zur Konfiguration des MS Internet-Frei/Gebucht-Services

So richten Sie den MS Office Internet-Frei/Gebucht-Service ein und veröffentlichen Ihre Verfügbarkeitszeiten:

  1. In den Optionen des Extras-Menü im Register Einstellungen die Schaltfläche Kalenderoptionen� und hier die Schaltfläche Frei/Gebucht-Optionen� betätigen.

  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Mit dem Microsoft Office Internet Frei/Gebucht-Service veröffentlichen bzw. suchen.

  3. Sie und alle, die sich an diesem Dienst beteiligen wollen, benötigen ein MS Passport-Konto. Darüber hinaus müssen Sie bestimmen, wer Ihre Verfügbarkeitsinformationen sehen darf. Klicken Sie aus diesem Grund auf die Schaltfläche Verwalten� Der folgende webbasierende Assistent begleitet Sie bei der Errichtung des Passport-Kontos und bei der Anlage der Benutzer.

So planen Sie eine Besprechung mit Externen:

  1. Legen Sie einen neuen Termin an.

  2. Im Dialogfenster Termin klicken Sie das Register Terminplanung und geben in einer freien Zeile die E-Mail-Adresse eines Externen ein.

  3. MS Outlook verbindet sich nun mit dem Frei/Gebucht-Dienst und ermittelt die Verfügbarkeitszeiten der externen Teilnehmer bzw. zeigt das Dialogfenster Microsoft Office Internet Frei/Gebucht an, wenn unter den externen Teilnehmern solche sind, die diesem Dienst noch nicht beigetreten sind.

Verfügbarkeit im Web ablegen

Es ist auch möglich, die Frei/Gebucht-Informationen auf einer beliebigen Website abzulegen. Dies erfolgt ebenfalls in dem Dialogfenster Frei/Gebucht-Optionen, nur mit dem Kontrollkästchen Veröffentlichen unter und Angabe eines Speicherplatzes sowie unter Verwendung der Suchen unter-Information. Davon abweichende Suchorte können im Register Details eines Kontakts gespeichert werden (Internet Frei/Gebucht Feld Adresse).

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