MS Outlook 2003 für Fortgeschrittene

Wenn der Exchange-Server weit ist - mit Outlook unterwegs

Mail holen von unterwegs: Synchronisation von Ordnern

Welche Befehle muss ich anwenden, wenn ich von unterwegs meine Öffentlichen Ordner synchronisieren möchte? Wie kann ich mein Postfach für den Offline-Einsatz synchronisieren?

Wenn Sie mit MS Outlook auf Reise gehen, haben Sie jedenfalls bereits Ihr Postfach (und alle darunter liegenden Ordner) dabei.

Das Dialogfenster zum Hinzufügen eines Öffentlichen Ordners zu den Favoriten

Falls Sie von unterwegs auch auf Öffentliche Ordner zugreifen wollen, sind zwei Voraussetzungen zu erfüllen:

  1. Nach Aufruf von E-Mail-Konten… im Extas-Menü istüber das Dialogfenster Microsoft Exchange Server im Register Erweitert das Kontrollkästchen Öffentliche Ordner-Favoriten downloaden zu aktivieren.

  2. Nehemen Sie die unterwegs benötigten Öffentliche Ordner in die Favoriten auf.

So nehmen Sie Öffentliche Ordner in die Favoriten auf:

  • Ziehen Sie die Öffentlichen Ordner, die Sie unterwegs verwenden wollen, mit der Maus auf den Ordner Favoriten, oder

  • Öffnen Sie das Kontextmenü eines Öffentlichen Ordners und erteilen Sie den Befehl Zu Favoriten hinzufügen…
    In dem folgenden Dialogfenster können Sie Optionen >> aufrufen, um zu bestimmen, ob auch untergeordnete Ordner zu den Favoriten genommen werden sollen bzw. ob automatisch neue untergeordnete Ordner hinzugefügt werden sollen.

Wenn Sie von unterwegs Mail holen/versenden bzw. den letzten Stand Ihrer Öffentlichen Favoriten-Ordner benötigen, müssen Sie synchronisieren:

  1. Gehen Sie im Extras-Menü über Senden und Empfangen zu Alle senden/empfangen.

  2. Synchronisation einzelner Ordner: Markieren Sie den Ordner und wählen Sie im Extras-Menü Senden und Empfangen und Diesen Ordner.

  3. Im Extras-Menü können Sie mit Senden und Empfangen und Adressbuch downloaden… die globale Adressliste auf Ihr Notebook übertragen.

Je nach Verbindungsart wird nun z.B. die Telefonnummer gewählt und Sie müssen sich an Ihren Server anmelden. Dann startet die Synchronisation.

Es kann etwas dauern...

Der Download - und speziell die Aktualisierung - des Adressbuchs kann (etwa in größeren Firmen) lange dauern und sollte daher nur in begründeten Fällen oder in größeren Abständen - lokal - durchgeführt werden. Von unterwegs ermöglicht das Dialogfenster Adressbuch downloaden den Download der Änderungen zum bereits herunter geladenen globalen Adressbuch.

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